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ForGetting Things Done

「水のように澄みきった心」で頭空っぽに。

残業規制は実は厳しい

残業時間1割削減を実感する

有名な企業を対象にどんどん時間外労働の規制のメスが入り始めましたね。最近では、クロネコヤマトの宅急便でお馴染みのヤマトホールディングスが、残業を1割削減するとのニュースがありました。もはや時間外労働規制は全国的な流れであることは自明だと思います。

 

残業時間を1割削減するというのはどういうことか。ちょっと計算してみます。1か月あたり稼働日を20日として、20時間の時間外労働をしていたとします。その1割は2時間。ということは、毎日1時間残業していたのを6分短縮するということです。これを簡単なことと見るかどうか。

 

残業タイムに入って、残り6分の時の自分を思い起こして下さい。そんなに大きくなくても、あと1仕事くらいは残っているんじゃないでしょうか。6分あれば、短いメール1通打てますね。A4ペライチの会議資料に目を通して、質問すべきところにアンダーラインを引いておくこともできるかもしれません。つまり、時間外労働時間を1割減らすと、今のペースのままでは確実にやり漏れが出るということです。

 

じゃあどうする?

そんなこと言ったって、6分ぶんだけ全体に速く仕事すれば良いでしょ?とお思いかもしれません。業務負荷が高くない人は簡単に実現できるかもしれません。しかし、そもそも残業を減らさなきゃいけない人は、業務負荷が高い環境で働いていることが多いと思われます。キーボード入力を速くするのもありですね。タバコ休憩を短くするのも良いですね。

 

キーワード「生産性の向上」の裏にあるもの

政府が推し進める「働き方改革」では、「生産性の向上」がキーワードとしてよく出てきます。人畜無害な言葉のように聞こえますが、実はこれはとても厳しい要求を、我々ホワイトカラーに突き付けてきているのではないかと考えています。

 

それは、時間をかけるという逃げ道は通用しなくなるということです。徹夜してなんとか仕上げることができました!という話が牧歌的に聞こえるような、厳しいパフォーマンス査定がされるようになるということです。時間外労働の削減というのは「その分働かなくていいよ」という意味ではなく「今までと同じかそれ以上の仕事を、もっと速くしなさい」という意味が込められていると感じました。

 

ただ単に「仕事時間が減る」としか考えていないと、今後どんどん取り残されていくのではないかと思っています。取り残されないためには、日常業務での無駄な時間を無くすことが必要で、私はタスク管理を業務に取り入れることが対策として有効だと考えています。

 

残業規制は、自分が変わらないと対応できないくらい厳しい環境を我々に突き付けてきているのだと思います。タスク管理は、その荒波を乗り越えていける大船(オオブネ)だと考えています。

頭すっきりの理由

頭から追い出すことのメリット

タスク管理の1丁目1番地、「やるべきことを書き出して、頭の中から追い出す」です。これについては、タスク管理を実践されている皆様におかれましては、異論は無いものと思っています。自分の脳をPCのハードディスク、やるべきことを書き出す先のタスク管理ツールを外付けハードディスクに見立てて説明されたりしますね。

 

私もこのメリットを実感しております。タスク管理をやるようになってから、それこそ頭の中が空っぽになったよなスッキリ感を味わっています。このスッキリ感、例えて言うなら「高校の定期試験が全部終わった時のような解放感」です。この感覚を毎日のように味わうともうやみつきです。 

 

本当に追い出せているのか?

最近ふと思ったのですが、脳内から本当にこの情報を完全にデリート(削除)しているのか?という疑問が出てきました。脳というのはとても高性能で、一度接した情報は、PCのメモリのように完全に消失するのではなく、記憶の奥底に沈んでいるだけだという話を聞いたような、聞いていないような。だから、ひょんなことで思い出したりしますよね。

 

モノの本によると、頭から追い出した分メモリの空き容量が増えるので、増えた部分でもっと色々考えることができる。そういった説明がされていたと記憶しています。果たして私たちの脳はそういう仕組みになっているのでしょうか。

 

忘れなければいけないのか?

多分、私たちの脳は、PCのようにある情報を完全に削除するのを意識的にすることは難しいと思います。それができたら、忘れたくても忘れられないあんな過去やこんな過去なんてあっという間に忘れることができます。それができたらいいですよね。でも残念ながらできないですよね。

 

記憶に残っているのなら、それはちゃんとタスク管理できていないということじゃないのか?という疑問が出てきました。完全に忘れなければ、頭から追い出したことにならないのではないか。タスク管理の求める状態では無いのではないか。

 

頭すっきりの理由

私なりの答えは「そのスッキリ感は、頭から追い出せているからじゃなくて『忘れてもいいという安心感』を得られているから」というものです。であれば、時々思い出したりしてもタスク管理が不完全だということにはならないですね。脳内には今日やった会議の話題とか気にかかる仕事の話が依然としてあり続けるわけです。それでも、同じ内容の記録を別の媒体にそっくりコピーしているから即座に思い出せなくても大丈夫だという安心感が、自分を解放していると感じさせているのだと考えています。

 

でなければ、退社後にふと仕事のことを思い出すたびに「自分はまだ業務タスクを背負い込んでしまっている!まだタスク管理ができていない!」と自分を責めてしまい、解放感を味わうどころではありませんよね。

 

タスク管理手法の金字塔「GTD」は、頭から「やるべきこと」についての情報を全て追い出すことで「水のように澄み切った心」を得られると説きます。それは「頭すっきり」の解放感とほぼ同じだと思われます。その実体は、頭から情報がデリートされたからではなく、忘れてもいいという安心感だというのが、今のところの私の結論です。

昨日終了!第5回&第6回「自分は要領が良くない、と思い込んでいる人のための仕事術」

終わりました!

我ながら苦笑とともにひとりごちるのですが、1日にダブルヘッダー開催って普通考えたら頭おかしいです(一昨日、昨日としつこい?)。元々は、EXP立川さんがほぼ一日中会場として使わせていただけるとのことで、「じゃあ時間たっぷり使えますね!」からの「2回開催できるんじゃないか」という経緯をたどってのダブルヘッダー決定だったのです。うん、大事な何かが抜けている(笑)それは何か。6時間立ちっぱなしで喋ることによる疲労です。

 

そして翌日

そして当然のごとく翌日はほぼ一日中へばることになります。ではなぜこんな文章を翌日にアップできるのかとお思いかもしれません。お察しの通り、前もって書いています。この後のひとくさりだけ終了後に書き込みます。そして、開催日翌日にアップするようにあらかじめ公開設定をしています。

 

アンケート

事後アンケートを見たところ、概ね好意的なものでした。「時間は短かった。もっと話を聞きたかった」という方もいました。3時間以上のイベントにそう感じていただけたのはとても嬉しいことです。いかに自分がダメだったか、そしてそんなダメな人間がタスク管理でどう自分を立て直したかという自分の体験談が人の役に立てたとしたら、これ以上の喜びは無いです。

 

これもまた着手する方法論

そんな1日を過ごしたことを翌日にブログへアップする。これ自体ハードルの高いタスクですね。そのハードルを越えるべく「あらかじめ書いておけることは書いておく」「公開日時を設定してしまう」という2つのことをしています。すると、否応無しにこの記事を補完しなきゃいけなくなるという寸法です。これまたタスク管理における工夫の1つだと思います。

 

参加者の皆様へ感謝

ともあれ、昨日お越しいただいた皆様、一緒の時間を過ごさせていただいたことに厚く御礼申し上げます。

 

私がどんなに不器用で、紆余曲折が不可避なほど要領を得ない人生を送ってきたか。そんな私が、ただの「やり方」でしかないタスク管理がどんなに救われたか。伝わったでしょうか。お伝えしきれていなかったら申し訳ありません。伝わっていたら是非それを生かして下さい。

 

昨日、最後にご案内したライフエンジンhttp://lifeengine.net)を使わせていただく形でのフォローもご利用いただき、より実のあるものになさっていただければと思います。

 

今回参加したいと思って参加できなかった方、また開催いたしますので、私のツイッターアカウント(@nasiken )かF太さんのツイッターアカウント(@fta7)で告知いたしますので、そちらをチェックしていて下さい。よろしくお願いいたします。

本日開催!第5回&第6回「自分は要領が良くない、と思い込んでいる人のための仕事術」

本日開催!

昨日も書きましたが、今年1月と同じくダブルヘッダーでお送りします。少なくとも6時間立ちっぱなしで喋り続けるなんて、強制されたら拷問ですよね。でも、毎回始まる前はワクワクしています。好みの子ばかりが来ると分かっている合コンに行くような感じです。

 

……すみません、嘘つきました。私よく考えたら合コンに1回も行ったことありませんでした。

 

やっぱり話したい

なんと言いますか、私は生で人前で話すのが好きなんですね。我ながら奇特だと思います。自分を他者にさらけ出すのがとても心地良いのです。うーん、これは話を深掘りすればするほど、コート1枚羽織っただけの特殊なご趣味をお持ちの方々みたいな危ない方向に行きそうですのでここら辺までにしておきますが、とにかく人前で喋ることは是非続けていきたいと考えています。

 

午前の部参加の方も、午後の部参加の方も、自分の失敗談を嬉々として話す変な人の話を聞いてやるか、くらいの軽い気持ちでお越し下さい。

 

そして、まだ私の腕ではその魅力を引き出しきれていなくてとても歯がゆい思いをしているタスク管理手法「GTD」について、少しでも興味を持っていただきたいです。この方法論が身に付いたら、本当に自分の中身がそっくり入れ替わったんじゃないかと思うくらい変わります。

 

そんな話をして、自分について考える時間をご一緒できるのを楽しみにしております。

明日開催!第5回&第6回「自分は要領が良くない、と思い込んでいる人のための仕事術」

約半年で6回開催!?

昨年9月に第1回、12月に第2回、今年1月にダブルヘッダーで3&4回。そして今回で5&6回です。つまりならすと1ヶ月に1回ペースということですね(違)

 

これもひとえに参加申し込みをしていただく方々のお陰です。申し込みにあたり事前アンケートにご記入いただき、終了後にもまた簡単なアンケートを実施しております。皆様のアンケートの内容が開催への原動力となります。

 

アンケートへの共感

なぜ原動力になるかと言うと、一言で言えば「共感」ですね。特に事前アンケートでは、これは私が書いたのではないかと思うようなことをお書きいただく方もいます。共感すると、どこから来るのかわかりませんが「何かこの人たちの役に立つようなことをしよう!」と強く思えるんですね。

 

要領が良くない…のか?

不思議なのは「自分はこういう時に混乱します」とか「このような点で私は要領が良くないんです」といった内容がとても理路整然としていることが多いんですね。皆さん、落ち着いて書いたら、きっとキチンとツボをおさえたコミュニケーションが取れるんじゃないかと思っています。

 

当然ながら、私の経験からしか私はお話できませんが、それでも「自分もやり方次第で可能性があるかもしれない!」と思っていただけることと思います。なんて、上から目線ですみません。

 

お申し込みいただいた皆様、私の失敗談に大いに共感した後、タスク管理という「やり方」で変われるという話を、我が身に置き換えて聞いていただければと思います。

退社後の業務連絡にテンパる

自分が主に進めていた仕事

私が主になって進めている仕事がありまして、とある印刷物の内容の作成から関係業者への発注までを行うというものでした。

 

私の社内での担当は法務です。そう聞くと随分とカテゴリ外の仕事をするものだとお思いの方もいらっしゃるかもしれません。しかし、世の7割を占める中小企業は、良しにつけ悪しにつけ縦割りとは無縁であります。「私、法務なのでそれ以外の仕事は引き受けませんピシャリ!」と言えないのです。(それでも私は言っている方ですが…)

 

「取引先からの連絡あったよー」

そんな仕事を進めていた時のこと、私が退社後に取引先からの連絡があったと、内容も含めて同僚からLINEで連絡がありました。私の返答を求める内容でした。

 

なんとかせねばと焦る

この時、昔の私の癖が出てしまいました。「相手に求められているのだから、すぐにでも反応しなくてはいけない」と、抑えられないほど強い衝動にかられました。それでも今は会社の外なので、「ああ、どうしよう。早く返答しなきゃ」という焦りが頭の中をグルグル回り始め、その他のことがほとんど頭に入らないような、そんな状態になってしまいました。要するにテンパったのですね。

 

自分のタスク管理の鉄則を破る

矢も盾もたまらず、取引先に連絡をして、LINEで伝えてきた同僚に礼を言ってひとまず完了しました。一通り終えて、しまったなと思いました。

 

自分の業務タスク管理の鉄則として、「退社後は仕事をしない」というルールを自分に課していたからです。それは、業務外の時間で仕事の話をすると、一気に仕事が自分の頭の中を占拠してしまい、家でゆっくりするとか、友人と余暇を楽しむという精神状態になれなかった苦い経験があるからです。なので、極端なくらい仕事とプライベートを分けていました。

 

ただ、今回は、同僚は厚意で連絡してくれ、取引先の方は真摯に対応していただき、そもそも当社の定時や私の上がりの時間なんて知る由もないわけで、皆いい仕事をしているわけです。

 

これは避けざるを得なかったなと思いつつ、これからもこのようなことがあったら同じくテンパってしまってはいけないなとも思い、上司に相談しました。上司は「場合によるけど、無理して即対応する必要はないんじゃないかな」と話してくれました。そうしているうちに、自分の過剰反応が次は抑えられそうな気がしてきました。

 

上司との相談の最後に、「何か今回みたいな困ったことがあったらLINEして欲しい」と言ってくれ、オッサン2人で「この『ふるふる』ってどうすんのかな?」「振ってみます?」「おおっ!繋がった!」などとキャッキャして終わることができ(笑)、この一件はとても良いクロージングを迎えることができました。

 

次回同じようなことがあったときには、自分ルールを緩くして、相談したりして落ち着こうと思います。自分の不器用さにほとほと困らされましたが、こうして何とか共存していこうと考えています。

タスクのレビューは仕事か

タスクのレビューとは

タスク管理界隈では「レビュー」というと特別な意味を持ちます。私が実践している「GTD」というタスク管理手法においては、タスク管理の記録内容と現状との異同を把握して、記録内容を現状に合わせることを「レビュー」と言います。

 

具体的に言うと

例えば、1つ業務が終了したら、タスク管理ツールで該当する業務タスクに完了フラグを立てるといったことです。完了した業務が、タスク管理ツールでまだ「やるべきこと」として表示されていたらこんがらがっちゃいますよね。

 

仕事時間内にやるかどうか

タスク管理を実践していると、「レビュー」は勤務時間内に入れて良いのかどうか問題というものが発生します。「出社して、その日やるべき仕事を整理し終わってから始業時間を迎えるのが正しい」と教わりませんでしたか?それも1つの考え方ですね。昨日の自分から今日の自分へ申し送りをするわけです。

 

仕事の整理も仕事のうち

申し送りと聞くと、看護師さんがナースステーションに集まってするのを連想します。タスク管理ツールが申し送り事項、今日の自分と今日の自分が新旧担当ナースになるイメージです。

 

そんなイメージをしている私は、申し送りも仕事の1つとして、勤務時間内にレビューをするようにしています。もっと細かく言うと、業務が1つ終わるたびにタスク管理ツールに反映させているので、仕事を実行しては申し送りを勤務時間中に何遍も繰り返しています。そうしないと、明日の私こと新人ナースは申し送り事項を把握しきれず「あーさーくーらー!(怒)」と先輩に怒られることしきりなんですね。

 

ということで、自分から自分への申し送りに常に目を光らせるため、タスクのレビューも大事な仕事だと考えています。

 

最後に、「あーさーくーらー!(怒)」が分からなかった人すみません。