ForGetting Things Done

「水のように澄みきった心」で頭空っぽに。

きちんと機能するシステムでGTDを継続するということ

継続するということは、それがどんなことであれ、記録を残すことに他なりません。

 

GTDの弱点として挙げられることが多いのは、「記録を重視していない」ということです。確かに、記録を残すための方法を事細かに説いてはいません。GTDが求めるものは、今の自分が抱えていることをいかにして効率よく、精神的負荷をかけずに完了させるか、これに尽きます。終わったタスクの処理について言及はされていません。

 

そもそもGTDは「物事を成し遂げる技術」であって、「完了した物事の保管技術」ではないのですね。ちゃんとした人がした仕事においては、完了したタスクに関する書類やメモは適宜分類され整理されて収納され、メールならメーラーにある適切なフォルダ内に振り分けられ既読メールとしてそのまま保存されます。しかしこれは保管術の話であってGTDの守備範囲ではない。

 

ただ、きちんと機能するGTDのシステムは、タスクを適切に把握して整理して実行したという事実の記録が結果的についてくると考えています。特にタスクの記録が「モノ」から「データ」になることで、モノの記録の不便さ、処分しなければいけない点をデータはクリアします。結果、実行段階できちんと整理された記録は結果的にシステムに残り、GTDを運用する本人にとって大事な「記録」としての意義を持つことになります。

 

ところで、記録を残す意義とは何でしょうか。私は、自己肯定感の向上だと考えています。自分の歩んできた道程を振り返るときには、「ああ、自分はこんなことを成し遂げたんだなぁ……」という感慨と共に、自信を持ちます。これが記録する目的であり、記録が私たちにもたらしてくれる効能です。

 

卑近な例ですが、私のタスク管理ツールでは発生したタスク数、完了させたタスク数が、割と大きめのフォントで表示されます。日々タスクをこなすことで増え続けるこの数字が「君はこれだけやってきたんだよ!」という自信を高めてくれるのです。

 

つまり、GTDのシステムは、タスクの実行管理を司る装置であり、なおかつ記録の量を自己肯定感の高さに変換してくれる装置でもあると考えています。GTDの運用システムを継続することは、「記録を重視していない」という指摘をやんわりと退け、たまるタスクの記録を後ろ盾に、より強力な自分の味方になってくれるものであると考えています。

平常心を作り出す能力

どんなときでも安定した精神状態でいられたらどんなに良いことかと思いますね。でも、それができないから色々と苦労を重ねるわけです。常に穏やかな気持ちでいられるのは無理ですね。

 

しかし、できるだけ落ち着いた精神状態であろうとする試みは昔からされてきました。座禅などの仏門の修行などは分かりやすい例だと思います。しかし、「ちょっと滝にうたれてくる」といったライトな感覚で精神安定を得られるようにはなれません。日常的に平常心に回帰できる環境は、なかなか作りだしづらいのです。 

次々とあらわれる新しい情報や想定外の出来事に対して、落ち着いた心の状態を作り出すにはどうしたらいいだろうか。
(中略)「なんでも来い!」状態に簡単に戻れるような仕組みは、生活や仕事の中でどう作ることができるのだろうか。机の上やオフィスや頭の中にあるやりかけの仕事__決断を見送ったままのもの、整理の必要なもの__そうしたものはその場のエネルギーの停滞を作りだす。そしてエネルギーの停滞とともに、平常心を作り出す能力が次第に損なわれていく。
(デビッド・アレン「ストレスフリーの仕事術 仕事と人生をコントロールする52の法則」より)

タスク管理手法”GTD"では、デビッド・アレンは、安定した精神状態を保つこととタスク管理との関係を上のように書いています。確かに、机の上に「もしかしたら今日が締切かもしれない仕事が書いてある書類」などが散在していたら気が気ではありませんよね。しょっちゅう気が散ってしまい、目の前のパソコンに映し出されているメール文面に集中できないことこの上なしだと思います。 

 

私の感覚からいうと、抱えている仕事の把握ができていないという不安は、GTDの定める5つのフロー「収集」「処理」「整理」を行うことによってかなりの程度解消すること可能だと思っています。

環境を自分に合わせるという「自分勝手」のススメ

孫正義さんの名言「髪の毛が後退しているのではない、私が前進しているのである」という、ユーモアを効かせた前向きなツイートはあまりにも有名です。

 

なぜ有名になったのか。それは「自分を環境に適応させる」という基本姿勢が我々一般に染みついているからだと思います。その逆、「環境を自分に適応させる」という考え方は、なかなか出てきませんね。それどころか、自分勝手だという印象を持ちかねません。孫さんの言葉がユーモアの一種だと受け取られることが、その証でしょう。

すべてのプロジェクト、何十とある個人的なメモ書き、長期的な目標の数々、__何もかも書いておくことが重要だ。しかしこれらには自動操縦機能がついているわけではないので、放っておいてもしかるべき場所に収まることはない。だから、これらが習慣的に目に触れざるを得ない状態にしてやらなくてはいけない。(デビッド・アレン「ストレスフリーの仕事術 仕事と人生をコントロールする52の法則」より)。

 

ここで大事な点は、自分がメモを探すという考え方をしないということです。「メモが無い?じゃあ探そう!」という方向にいくのが一般的には自然な思考です。そこをあえて「自分の目につく所にメモを置く」という逆の発想をする。タスク管理というかライフハックに近いものも感じます。

 

デビッド・アレンは、同じ本の別の箇所で「絶対に忘れたくないものは、玄関のドアの前に置いておく」と言っています。この「なりふり構わなさ」をやり過ぎと見るかその通りと膝を叩くか。私は後者を選びます。忘れてしまうリスクに比べたらなりふり構っている隙など毛の先ほどもないのです。これはもうほんとに声を大にして言いたい!

 

あと2人、なりふり構っていない人の話をします。

 

1人目はスティーブ・ジョブズ。服を選ぶという行為に費やす思考のエネルギー、精神力すらもったいないとして、毎日同じ服装だったというエピソードは有名ですね。まさに彼こそなりふり構っていません。

 

2一目は、往年の名指揮者レナード・バーンスタイン。彼は部屋ごとにメガネを置いていたそうです。ピアノを弾くためのメガネ、作曲をするときのメガネ、指揮をするときのメガネ、何か書き物をするときのメガネ、食事用のメガネ等々。ちょっと記憶が曖昧ですが、そのくらいに場所と用途によってメガネを使い分けていたそうです。これも、1つのメガネでやりくりをするのではなく、一般的な常識からするとちょっと外れている「用途ごとにメガネを用意」という環境を整え、「メガネメガネ(イントネーションは「↓↑↓↓↑↓」)」と探し回るエネルギーをカットしていたのです。

 

共通しているのは、自分を環境に合わせるのではなく、環境を自分に合わせるという考え方ですね。

 

真面目な人は自分勝手で許されないと考えます。もちろん、越えてはいけない自分勝手さはあります。しかし、自分勝手かどうか、そして、自分勝手であっても許されるものかを、いったん立ち止まって考えるのもありだと思います。

脳は、記憶の倉庫としては出来損ないである

 タスク管理はとにかく「記憶」を信用しません。記憶は、忘れたり、いったん覚えてもその内容が変化することがあるからです。言った言わない問題が発生するのは記憶を基に話を進めるからなので、記憶ではなく記録を基に話を進めれば、言った言わない問題は発生しません。

 

また、仕事のことを思い出そうとすると、記憶は要らない周辺情報までくっついてくる傾向があります。「田中さんに画像データの作成を依頼しなきゃいけないんだった」と思い出してタスクが発生したとします。「あ、そういえば……データの作成といえば鈴木さんからさっき頼まれた売上の部門別集計データ、どうしようか......」と、余計なことに思考がとらわれてしまったりします。

記憶というものは、保存したものを、最新(時間的に)かつ最も目立つ(感情的に)という基準で取り出す傾向がある。これはどう考えても効果的なファイル検索システムだとはいえない。
(中略)仕事の全体を1ヵ所でまとめて見られるようにして、次に何をすべきか、より良い選択をするようにしよう。そして、どの仕事をするか自分で意識的に選択しているならば、「今は仕事をしない」という選択もずっと楽にできるのだ

(デビッド・アレン「ストレスフリーの仕事術 仕事と人生をコントロールする52の法則」より)

 

仕事のタスクの情報源を記憶に頼っていると、Aというタスクを取り出さなければいけないのに、なぜかBというタスクを引っ張り出してウンウン唸って考え込んでしまったりします。その度に、「いやいや、あなたはタスクAに向かうべきなんですよ!」と自分に喝を入れなければいけない。

 

私の感覚からすると、タスク管理をしないで仕事をしている人は、かなりの確率で上のような思考、つまり雑念にとらわれることを繰り返しているような気がします。ウンウン唸ってしまう雑念の時間が数秒であれば仕事の進捗に支障をきたすことは少ないかもしれませんが、余裕で30分1時間は過ぎてしまうものではないでしょうか。

 

タスク管理は、この雑念があることによる精神的な負担__余計な不安をかきたてたりするもの__を、集中するべきタスクを明確にすることで減らす効果があります。また、その結果、雑念にとらわれている時間が少なくなるので、その分時間短縮となり、働き方改革でいうところの生産性向上に寄与することになります(記憶違いのリスクをなくすという点はもちろんです)。

 

問題なのは、記憶に頼っていたとしてもその危険性(!)に本人は無自覚であることです。むしろ記憶に頼らないことを負けと感じて、何が何でも思い出そうとする人もいます。自分を受け入れるというのは、このような考え方を捨てることだと実感しています。自分の脳の出来損ないぶり、負けを認めることが大事だと思います。

仕事に追われているときでも、ネガティブな気分を変える方法

やるべき仕事が多くて、追い詰められるような気持ちになることはよくあることですね。 そんなとき、周囲に「これできないー!」と泣き声をあげることができればまだマシな方で、避けなければいけないのは「自分で何とかしなきゃ」と思ってなんとかできず、「そんな自分はなんて駄目なんだ……」と自己否定してしまうことです。

仕事に追われ、思うようにはかどらないときは、どうしても否定的な気分になりがちだ。「ああ、仕事は溜まる一方だし、何もかもうまくいかない!」。自分の運命を嘆くようになり、愚痴っぽい気分を切り替えることができない。

(中略)ゴールがどこにあるのかを把握しよう。目標が見えて、そこに向かっていく自分が見えれば、血だらけ泥だらけになっているという事実は、すぐにどうでもいいことになるはずだ。

(中略)しかし、どこへ向かうのかを知っていても、巨大な力に圧倒され、どうしたらいいかわからないことがある。そんなときにやるべきことはたたひとつだ。それは次のアクションを決めることだ。(中略)次のアクションを想像できたときにはじめて、エネルギーが身体の中から湧き出てくるのだ。

(デビッド・アレン「ストレスフリーの仕事術 仕事と人生をコントロールする52の法則」より)

 

一読した印象は「なに体育会系の精神論を語っているのか?」かもしれません。根拠なく読者を鼓舞するだけの怪しい自己啓発書にさも書いてありそうな文章ですね。

 

「これ、どうやって取り組んだらいいの?」と思うような仕事に直面したとき、「巨大な力に圧倒され、どうしたらいいかわからない」気分になります。そんなときには「いいからとにかく前進しろ!」と言われても反発しか生まれません。

 

ただ、私にとっては、デビッド・アレンの文章にとても納得感があります。「次のアクションを決める」という具体的な提案をしてくれているからです。ただ闇雲に「なんかやれ」「とにかく頑張れ」という指示をしてくるのではありません。

 

実際、大きな仕事を前に立ちすくんでいるとき、その時点では何をどうしたら全く分からない状態です。しかし、分からないなりに、次に何をしたら良いかを考え、「いやいや、こんな下らないことをやっても大して進まないでしょう」と一笑に付すようなくらい小さなアクションを設定して実行すると、当たり前ですが少し進みます。そしてまた次も、下らないくらい小さなアクションを設定して実行し少し進む。この繰り返しが、いつの間にか巨大な力を崩していくことになります。

 

一笑に付して実行せずに終わるか、一笑に付されるようなことでもそれを重ねて実行するか。この選択が、ネガティブ思考に陥らずに物事を解決していけるかどうかの分かれ道だと実感しています。

「自分ボール持ち」タスクが多い日常タスクこそ他人へボールを渡そう

スマートフォンでもパソコンでも、場所を選ばずに使えるタスク管理ツール「タスクペディア」を開発中の私ですが、もちろん私も使用しております。「タスクペディア」の元となったExcel版のタスク管理ツールはそのまま会社で使っていました。日常タスクはタスクペディアにガンガン入れています。今後はタスクペディアに移行する予定です。

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当方というピンク色のマークが「自分がボールを持っている」(当方ボール持ち)という印です。

 

タスクペディアのシステムはタスク管理手法”GTD”を基に作られています。GTDで要請されている5つのフローの1つ「整理」を具体化したタスクペディアの機能として、そのタスクのボールの所在を明らかにするというものがあります。「誰がそのタスクの進行を止めているか」「誰がそのタスクのボールを持っているか」という概念です。日常タスクだと、ほぼすべてが自分ボール持ちになってしまうという話は以前から聞いていました。私自身始めてみて、それを実感することに。

 

ずらっと並ぶ大量の「当方」に、「ああ、もうタスクやりたくないわー」と思うことしきりです。タスク管理ツールにタスクを登録してもタスクを実行したことにはならないという言葉を聞いたことがあり、それが心にしみました。

 

では、タスク管理、とりわけこのタスクペディアでの「当方」等のステータス表示は、日常タスクを扱うのに余分なものかというと、そうではないと考えます。むしろ、「だからこそ必要」だと思うようになりました。

 

日常生活で発生するタスクは、業務上の職務分掌のような分担範囲が明確でないことが多く、私の場合は業務タスクよりも容易に自分が全部背負いこんでしまいがちになってしまいます。本当に自分が一から十までやらなければいけないタスクはもちろん外せませんが、業務外の活動、例えば趣味であったり、友人との飲み会であったり、住んでいるマンション管理組合の事務等は、いかに無理なく自分から手離れさせるかを考えることはとても大事だと思います。ただ、その「いかに手離れさせるか」という手順を考えるのが一見億劫(遠慮しなければいけない場合も含めて)なので、「ええい、自分で全部やってしまおう」ということになってしまうのです。

 

私は、アマチュアオーケストラに所属しています。そこでは、演奏会マネージャーという、演奏会運営に関係することを統括する担当者になっています。その担当業務の中で苦手なのが、「打ち上げ会場探し」です。オーケストラという大所帯を収容し、なおかつ大量の持ち込み楽器を保管して置くスペースも確保し、酒飲みが多い(オーケストラの楽器弾きはやたら多いのです)ので飲み放題で、場所も演奏会場からあまり離れていなく、それらをクリアしてできるだけ費用を安く抑えて、といった諸条件をクリアする会場を毎回探すのが大変面倒臭く、先送りに先送りを重ねてしまっていました。

 

タスクペディアに「打ち上げ会場探し」というタスクを登録しました。私の上にいる運営委員長に相談しつつ、条件を洗い出して確認し、といった1つ1つの手順を書き出して、その通りに実行していった結果、歩みはのろい(それでも着手が遅い)ながら、条件に合った会場が案外スルッと見つかりそうな状況になりました。

 

そう思えるようになった理由は、まずは手順を1つ1つ書き出していったことで、「なんか面倒臭くて訳分からん(から先送りしちゃおう)」と脳内を無駄に駆け巡っていた思考を整理整頓できたことがまず1つありました。そして2つ目には、手順を書き出すことで、「これも『当方』あれも『当方』って、自分は松坂慶子かっ!」と、一手順でも多くボールを誰かに投げられるよう手順に分解していくようになったことです松坂慶子のくだりは嘘です)。実際、団内に会場探しに有益な情報をお持ちの方がいるという話を、運営委員長に相談したことがきっかけで、聞くことができました(運営委員長が情報を隠し持っていたわけではないです)

 

自分が全部背負いこみがちなこと、手順が全部「当方」で埋まってしまうようなタスクこそ、誰かに投げられないかと考えて自分の負担を少しでも減らす。「当方」ばかりで何もできなくなってしまう、と動かないより断然良いことだと思います。

タスクペディア拡散戦略の元ネタは「革命のファンファーレ」(2/2)

前回の復習

前回、 タスクペディアのモニター募集としてなぜクラウドファンディング形式を採ったのかを書きました。理由は、①共犯者をつくるため②開発者への感謝を形にしたいためというものでした。

hochebirne.hatenablog.com

今回は、なぜタスクペディアを社会福祉法人から拡散するのかについて書きます。

 

同じ土俵に立たない

一般的に、クラウドサービスの提供は会社単位で行うことが今までは多かったと思います。そうであれば、広報やマーケティング部門等が、製品の販売戦略を考え宣伝して売ります。タスク管理の世界に限って言うと、まだそこまで成熟していませんので、個人からの発信が多いです。そのような場合は、個人の情報発信源としてSNSで情報を拡散して売るのが常套手段でしょう。

 

私は、タスクペディアを広めるにあたり、通常のクラウドサービスのような拡散方法を採りません。これまた革命のファンファーレの受け売りです。本の中ではこのように書かれています。

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タスク管理ツールは世の中に数多くあります。それらはそれぞれに魅力的な特徴を備えています。私の感覚では、優劣の点で競り勝つ/競り負けるというものではありませんが、他のタスク管理ツールと同じような流通経路にタスクペディアを置いたら埋没することは必至です。似た方法で拡散したのでは、せっかく作ったのに人の目につきません。

 

また、ビジネスの世界での「タスクマネジメント」で謳われている生産性の向上なるものは、実はタスクペディアをお使いいただく目的ではありません。もちろんタスクペディアは生産性の向上を強力に推進し、私は現実に向上したことを実感していますが、それは手段に過ぎません。タスクペディアで目的とするのは、生産性向上の先にある「ストレスフリーの状態」、(タスク管理手法"GTD"で言う)「水のように澄みきった心」を得ることです。

 

そして、そのような効果が本当に必要な人に体験してもらうためには、ビジネスとは別の「福祉」の領域からアプローチすることが良いのではないか、と考えて、社会福祉法人からの拡散というルートを考えました。社会福祉法人の事業活動にたいしては税法上の優遇措置がとられることが多いのですが、それは社会貢献に寄与するものだからです。私にとっては、タスクペディアを広めることは社会の貢献することとイコールなので、単純に「使用する⇄対価をもらう」というビジネスライクな関係性だけの世界にはタスクペディアを置きたくないと考えています。

 

その考えが、結果的に革命のファンファーレに書いてある「自分だけの競技」にすることができているのではないかと思っています。

 

前回と今回のエントリーに挙げた考え方の他にも、個人的には「信用の貯蓄を重視する」「マネタイズのタイミングを後ろへずらす」といったことを実践しています。これらは全て革命のファンファーレに書いてあって、面白そうだなと思ったことです。面白そうと思ったことを実行するのって楽しいですね。ワクワクします。

 

とは言え、こんな偉そうに書いて、自分が思うほど受けなかったり、そのやり方は今回の事例には馴染まなかったりすることもあるかもしれません。大外ししたらそれなりに落ち込むと思いますので、フォローの程、なにとぞよろしくお願い申し上げます。