ForGetting Things Done

「水のように澄みきった心」で頭空っぽに。

冷静な自分による周到な計画と、一心不乱な自分による素早い実行。

 こんなツイートをしました。 

2つのモード

タスク管理をしていて思うのは、タスク管理ツールに入力しているときと、入力されたタスクを実行しているときのモードの違いがあるなぁということです。簡単にいえば、タスク管理ツールへ入力しているときは冷静、実行中は一心不乱。この2つのモードを何回も切り替えながら仕事をしている気がします。

 

実行中は衝動的

一心不乱に実行していると、私のADHD特性も手伝ってか、衝動性な行動パターンに寄っている感じがあります。実行モードのときに他のタスクの把握をしだしたら、他のタスクを実行したり、たまたま目に入ったタスクを「これをやるべきじゃないか」と実行しだしたりします。衝動的に他のタスクに手を出します。

 

ツールを見て進路を定める

衝動的に次々とタスクに手を出し続けることがないように、「今やるのはこれです!」と進言してくれる存在が、私にとってのタスク管理ツールです。その存在は、実行前にツールに入力して全体を俯瞰した上で「よし、次はこれをやろう」と決めた冷静な自分です。

 

要領が良い=寄り道をしない

私は、要領を作れると思っています。それは、要領の良し悪しはタスクを実行中に寄り道をするかどうかによる、と考えているからです。寄り道をしないとは何か。それは、分解してできた手順通りにタスクを進めるということです。冷静な自分が作った進路に沿って進めば、「えーっと、次はどこを曲がるんだっけ?」と迷うことが無いので、余計な時間もかかりません。

 

ミスをしない=1つ1つの手順に集中

また、1つ1つの手順に集中できることで気が散らなくなると感じます。「まずはこの道を2つめの信号までまっすぐ」「そこ曲がって」といった形です。確認する対象が長い道のり全体ではなく、短い道1本くらいになります。なので、ミスも少なくなるかと。

 

最後に

あらかじめ手順に分解する時間をとると、それだけ無駄な時間がかかる気がすると思います。しかし、長い目でみると、冷静な自分による周到な計画と、一心不乱な自分による素早い実行という2つのモードを使い分ける姿勢を習慣化しておくと、結局は時間の節約、確実性の向上につながると考えています。

会社内ではハチドリのように、会社外ではナマケモノのように。

 こんなツイートをしました。

 

不安をなくしたい

このナマケモノの動画、いいですよねぇ。いつもこんな気分でいられたらどんなに幸せかと思います。さすがに寝っ転がって物を食べる毎日は送れませんが、緊張感のなさは憧れます。

 

緊張感がない=不安がない、と考えることができるかと。言い換えると、仕事上の不安要素は、次のような環境から生まれてくると思います。

  • 既存タスクの進捗が把握できておらず、展開が発生しても対応が分からない
  • 新規タスクが発生しても、既存タスクとの優先順位をつけられない

 

不安要素①既存タスクに新たな展開。

既存タスクに何か変化が生じて、それに対応しなければいけないとき。タスク管理をしていないときはもう胸のドキドキが止まりませんでした。「どうすればいいんだろう」「どこまで進んでいたっけ?」と進捗が把握できていないため、不安が頭の中をぐるぐる回り緊張して頭の中が真っ白に。

 

不安②新規タスクの割り込み。

新たにやるべきことが発生すると、既存タスク群に新規タスクが追加されます。その結果、次にやるべきタスクは本当にそれで良いのかを見直す必要がでてきます。こう書けば簡単なことですが、既存タスクの進捗を把握していないと不可能です。「今お願いされた仕事は今やるべきなのか、それとももっと優先すべき仕事が他にあるんじゃないか」「でも、今どんな仕事がどれだけあるかが分からない!」とあたふたしてしまった経験が多々あります。

 

両方に共通するカギ

いずれの場合も、既存タスク(やりかけの仕事)の進捗をすべて把握していることがカギになります。今あるタスクに変更が加わったら、その直前の状態を分かっておくべきです。新規割り込みタスクがきたら、それも含めた優先順位の決定を簡単にするため、既存タスクそれぞれがあとどれくらいの手間で終わりそうかを知っていないといけない。

 

それが分かって、「今このタスクに取り組んでいて良い」「この状態で帰っても良い」と分かります。安心して退社できます。

 

最後に

退社後にボーっとナマケモノ状態になれるかは、これにかかっています。私は「ハチドリモード」と「ナマケモノモード」の切り換えを意識しておりまして、会社内ではハチドリ、会社を出たらナマケモノになると決めています。このようにして不安のコントロールを可能にするのがGTDだなぁと日々実感しています。

業務タスクを先送らずにふんばるのもアリ、いったんリセットするのもアリ。

こんなツイートをしました。 

 タスク管理は、日々降ってくるたくさんのタスクをどうにかしてやり遂げるための手法でもありますが、その真価をすぐに体感するには、いったんすべての業務をリセットするのが一番です。これは、私の経験にもとづいた、とても切実な話。

 

さて、ここでいうリセットとはなにか。

 

休職

 

退職

 

です。

 

 とっても自分勝手な話になると思います。「せやかて小鳥遊」と言いたくなる方もいらっしゃることかと思います。

せやかて工藤とは (セヤカテクドウとは) [単語記事] - ニコニコ大百科

あくまで私個人の考えですので「ふ~ん、そうなのね」と流していただければと思います。

 

2回の休職が自分にもたらしたもの

私は、入試で奇跡が奇跡を呼び、分不相応に偏差値の高い大学に進学しました。入ってみて、右を見ても左を見ても優秀な人ばかり。そして、私もその類(たぐい)だと思ってしまったんですね。自分も他のみんなと同じくらい優秀で、仕事もできるはずだと思い込んでしまいました。

 

詳細は省略しますが、とにかく私は仕事ができなかった。

しかも、なまじっか自分は仕事ができるものだと思い込んでいたもので、仕事ができない自分を認めることがなかなかできませんでした。

 

それを認めざるを得ないところまで追い込んでくれたのが、休職や退職という事実。そりゃ、仕事を溜めて地雷化させて飛んだりしたら、さすがに自分の無能さに気が付くってものです。

 

そこで失ったものもあれば、得たものもありました。自分はできないのだという開き直り諦め。自分を変えることができ効果絶大でした。

 

さらに得られたもの

さらに休職して良かったと思うことがありました。それは、いったん業務タスクがゼロになるということです。タスク管理をやる上ではこの上ないアドバンテージでした。

 

私が仕事をやる上でベースとしているタスク管理手法”GTD”では、まず一番最初に「やるべきことを全部書き出そう」というステップ「把握」が待ち構えています。全部です。本当に全部なんです。

 

仕事を継続していいるある日、突然思い立って「GTDしよ」と思ったとします。その時点で自分がやるべきことを全部書き出す必要があります。しかも、リアルタイムで業務タスクは増える。嫌になってしまいますよね。

 

休職あけの復職時、いったん業務タスクがゼロになっているので、「GTDしよ」と思ったその瞬間に自分がやるべきことは、これから発生するタスクを書き出すだけです。タスク管理を新しく始めるのがとても楽でした。

 

最後に

「いったんリセットしたいので退職(休職)します」はさすがに勧められませんが、退職や休職を余儀なくされたときには、タスク管理を始めるいい機会だと考えるのは良いと思います。その意味で、いったんリセットするのもアリかなと考えています。

GTDの「選択」ステップに込められているパワー

こちらのラジオを聴きました。

m.youtube.com

 

ひらめきラジオとは

25万フォロワーのツイッターアカウント「ひらめきメモ」の中の人F太さん @fta7 と、音楽家、ブロガー、そしてTaskChute Cloud 開発者のjMatsuzakiさん@jmatsuzaki が毎週月曜朝5時から語るラジオ番組です。

 

ライフハック

ラジオの中ではライフハックがテーマでした。そこで7つの習慣から「人を人たらしめている4つの能力」の話がありました。

  • 自覚
  • 創造力
  • 良心
  • 自由意志
完訳 7つの習慣 人格主義の回復

完訳 7つの習慣 人格主義の回復

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この放送では、自覚の大事さが語られました。

 

意識することなく行動していること無駄が多く、みずからの行動の選択を意識することで主体的に生きられるようになる

 

ということです。

 

そのためには、毎日の記録をとり、自分の行動を意識するところから始めるのがお勧めだとのこと。タスク管理手法の金字塔タスクシュート式(時間術)自覚の能力を覚醒させて発揮するライフハックとして大変有効である、という話も。

 

意識する、ということ

タスクシュート式を実践しようとすると必ずでてくるのが、秒単位で自分の行動を把握することのわずらわしさです。アプリが自動で記録をとってくれるのではなく、スタートとストップを自分でタップしなければなりません。正直、面倒ですよね。

 

ただ、そこを自動化してはいけないのだとjさんは語ります。自分の行動を意識することが大事だと。ここに私は共感をしました。

 

選択というGTD新版のネーミング

タスクシュート式ほどではありませんが、GTD意識的に自分の行動を選択して実行するというプロセスがあります。GTDの5つのプロセス「把握」「見極め」「整理」「選択」「更新」のうち「選択」がこれにあたります。読んで字の如くですね。

 

当初、私はこのネーミングに首をひねっていました。実は、旧版では「実行」としていたのに新版になって「選択」と言葉をあらためていたのです。別にリストにあるタスクを実行します、でいいのではないかと思っていました。ただ、この自覚の必要性という話を聞いた後では考え方が変わりました。

 

GTDで想定しているのは、とにかくすべてのタスクが放り込まれたリストです。それをただ単に上からやっていくにしても、締切日や置かれている環境で条件付けをして今やるべきタスクを決めるにも、優先順位付けをする必要があります。

 

そもそもGTDでは優先順位をつけることについては、あまり言及がありませんでした。GTDの考案者デビッド・アレンも「優先順位は直観で!」とその著書で言っているくらいです。そこにメスを入れる意味で、「(当然のように次にやるべきタスクが決められている前提で)実行」ではなく、「(実行の前提として当然にやるべきこととして)選択」という名付けをしたのだと私は捉えています。

 

つまり、優先順位付けを意識しようという意味合いを込めて、選択へ名称変更をしたというわけです。

 

最後に

ではどのように優先順位を付ければいいのか、という問いに対してはGTDは何の答えも返していません。「優先順位はあなたの心の中に!GTDネクストタスクにご期待ください」といったところでしょうか。

 

今のところの私も、一般的普遍的な優先順位付けのシステムは無いと考えています。そここそ、自らが意識してする必要があるのではないかと。そして、自分なりに優先順位を考えてタスクを完了させるという一連の「選択」の流れを何回も経験するうちに、主体的にタスクをこなす姿勢が身に付き、やり遂げるパワーを持つようになるのだと考えています。

タスク管理ツール「タスクペディア」、追加機能開発費用クラウドファンディングの話。

私がパラレルキャリアで働いている障害者就労移行支援事業所EXP立川、その運営をしている社会福祉法人SHIPと組んで、クラウドファンディングを行っております。

readyfor.jp

 

ADHDである私は「抜け漏れ忘れ」「段取り苦手」といった特性はそのままに、タスク管理ツールをエクセルで自作してカバーしました。

 

「自分は要領が良くない、と思い込んでいる人のための仕事術」では、私のこのツールをベースに、私のようなタイプの方々のために、精神的負荷をできるだけ少なく仕事ができる方法のご説明をしております。

 

ただ、エクセルですので、パソコンが目の前にある必要があります。また、エクセルを扱うのに必要な最低限のスキルが必要となります。つまり、本当に届いてほしい人に届きづらいのではないかと考えました。

 

そこで、このエクセルツールを友人のプログラマーさんにクラウドしてもらい、社会福祉法人SHIPから無料公開をしています。エクセルを扱う知識も要らず、クラウドスマホからもPCからもアクセスできるので、使っていただきたい方々により届きやすくなりました。

紹介動画はこちら!

ADHD対策のタスクマネジメント講座(タスクペディア) - YouTube

 

おかげさまで、びっくりするくらいのスピードでご支援をいただいております。
ReadyForというクラウドファンディングサービスを利用し、すでに目標の4分の3を超えるご支援をいただいております。ご支援いただきました皆様、本当にありがとうございます!

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先日、こんなツイートをいたしました。

 

普通のタスク管理ツールの運営方法であれば、月額料金をいただき、経費を差し引いて残った額を追加機能の開発費用に充てることと思います。しかしタスクペディアは、ユーザーからは利用料をいただかないで運営するのをポリシーとしています。収益活動を主たる事業とせず社会貢献活動を旨とする社会福祉法人からの公開としているのは、そういった意味合いもあってのことです。

 

社会福祉法人の収入は、一定の活動の対価として受け取る助成金と寄付があります。今回は、社会福祉法人への寄付を広く募るという意味でのクラウドファンディングとなります。

 

ダダダッと思いだけ書いてしまいました。タスクペディアをより使いやすくして広めることは社会貢献活動であると私と社会福祉法人SHIP、タスクペディア開発チームは考えております。

 

この社会貢献活動にご理解をいただき、寄付のご支援を賜りますよう、なにとぞよろしくお願いもうしあげます。

スケジュール感を養うには、手順に分解して日付を入れる。

こんなツイートをしました。

これは、9月16日に開催した「自分は要領が良くない、と思い込んでいる人のための仕事術」の参加者のお一人からいただいた、事前アンケート「仕事上の悩みは?」への回答に対する私の考えをツイートしたものです。

 

とにかく日付を入れる!入れる!

スケジュール感はどうやって養うのか。具体的な方法を即答できる人は少ないのではないかと思います。私も例外ではなくスケジュールが後になるほど密になる傾向がありました。

 

タスク管理をやっていて、自分のスケジュール感のなさが改善されました。「何となく」や「数をこなせば」といったフワフワした言い方ではなく、具体的なスケジュール感の養い方を身につけた気がしています。

 

やるべき行動すべてに日付を入れる。これに尽きます。日付を入れないで計画を立てる人なんかいない!と反論されそうですね。私の考える「すべて」は本当にすべてです。

 

会議のために資料を作成して配布するとします。

  • 資料の参考情報を集める
  • 資料案を作成する
  • 上司に確認依頼
  • 上司から返答
  • 部下へ印刷・ホチキス留め指示
  • 配布

これだけの手順があったとします。これらすべてに日付を入れる。必ず入れます。

 

スケジュール感の有無

そこまで必要ないと思うかもしれません。実際、そこまでは要らないかもしれません。ただ、スケジュール感の有無を問われた場合は、

  • 目的達成までを手順に分解して適切に設定できる
  • 各手順に現実的な所要時間を見積もることができる
  • その結果、期限までに目的を達成することができる

これらを満たしているかどうかだと考えています。

 

逆に、スケジュール感がない人は、最終的な期日とやるべきことのみ把握して、目的達成までの手順各手順の締切日付までは頭にないことが多いです。だから最終期日が近づくにつれてスケジュールが過密になっていくという寸法です。

 

最後に

手順に分解して日付を入れる。これを何とかの一つ覚えのように繰り返していくと、さすがに手順の分解とそれらにかかる時間の見積もりは上手くなっていきます。

 

タスクペディアを使うとこれらを否応なしにさせられることになりますので、スケジュール感を養うトレーニングとして最適かと。タスクペディアでなくても、紙でも結構です。仮でもいいので、手順に分解して日付を入れる。これを励行すれば、時間の見積もりと長期的な計画に自信がつくようになるかと思います。

 

その道のエキスパートを前に、自分のしくじりエピソードとタスク管理に救われた話を。

先日、某人材紹介・派遣会社の方が主催される「産業領域メンタルヘルス研究会」に講師として登壇いたしました。

 

どんな研究会? 

2〜3ヶ月に1回くらいずつ集まり勉強会を開いていらっしゃるとのこと。この日は、

 

 

という、どなたをみてもその道のエキスパートな方々がご出席。そんな方々を前に、なんの資格もない有象無象の私が講座をするという恐ろしいことに。

 

登壇の経緯

そもそもなぜこの研究会に登壇することになったか。

 

こちらの勉強会がきっかけでした。

 勉強会終了後の懇親会で、某人材紹介・派遣会社で再就職支援をされている精神保健福祉士の方と席が隣になりました。私の活動内容をお話ししたところ興味を持っていただき、自分が主催している研究会に講師として登壇して欲しいと言っていただきました。もちろん喜んで引き受けさせていただきました。

 

そして、ダダダッとパワポでスライドを作成し、当日をむかえて冒頭のツイートとなったわけです(説明をかなり端折ってますが、スライドはきちんと作りました)。

 

研究会での講座内容

講座の内容は、ざっとこんな感じです。

  1. 私の特徴
  2. ADHD由来でしくじってきた経緯
  3. タスク管理でどう救われたか
  4. タスク管理がADHD特性をカバーする仕組みの説明


スライドを抜粋してアップします。

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この内容を1時間強でご説明しました。みなさん食い入るように聞き入っておられました。

 

白熱の質疑応答

休憩も取らずに引き続き質疑応答タイム。皆さんからひっきりなしに質問をいただき、私なりの考えをひたすらお答えしました。質疑応答で1時間以上かかったでしょうか。このような会に参加されるだけあって、とても熱意を持って取り組んでおられるのが質問からガンガン伝わってきました。

 

なお、私の特徴スライドの右下「集中し過ぎる」は、いまだ私はカバーできておりません。このスライドも直前の休日に集中して作りました。終わったあとグッタリです。

 

また、この研究会での発表も休憩なしで2時間以上一本勝負でしゃべり続けるという、これまた過集中のなせるわざをやり遂げてしまい、当日と翌日の体力が大変なことに。

 

集中するとすごいパワーを持つのですが、同時に体力をすごい消耗し、なおかつそれに自分自身が最中は気付けないのです。ADHDあるあるらしいです。いかんなく発揮してしまいました。

 

最後に

私の秘めたるパワーをいかんなく発揮してしまった(自虐)せいか、今後につながる嬉しいお話もいただくことができました。とてもありがたいことですので、今後もいかんなく発揮(注:ただし体力は鑑みることとする)して、より精力的に活動したいと思っています。