タスク化を速めるためには、繰り返し、繰り返し、そして繰り返すこと。
仕事を進めるのにはどうしてもスピードは重視されます。
以前、「スピード！スピード！スピード！」という楽天株式会社の「成功のコンセプト」にドン引きしていた話をしました。
以前ほどのスピードへの恐怖感がなくなった
今は、スピード重視と言われても、特段何とも思いません。何とも思わないのはなぜか。それは、自分の仕事のスピードが上がったからだろうと考えています。
とはいえ、筋肉を鍛えて腕の振りが速くなったとか、暗算が一気にできるようになったとか、速読を習得したといったことではありません。
そもそもスピード化は、「もとの速度を速くする」だけではなく「無駄な時間を省く」でも実現できます。私はタスク管理で後者をすることで、（昔の自分にくらべて）はるかにスピード化ができています。
タスク管理をするタスクの所要時間
ここで考えなければけないのは、「タスク管理ツールに入力するというタスク」の所要時間です。これに１つのタスクにかかる時間の何倍もかかるのであれば、やり方を考え直さなければいけません。
その点、世にリリースされているタスク管理ツール＿＿＿タスクの整理を受け持つツール＿＿＿は、よほどのことがない限り、時間がかかるような仕組みにはなっていません。
私が原作者となっているタスクペディアもしかり。必要な情報をできるだけシンプルに入力できるように設計してあります。
入力スピード？いえ、タスクの見極めです
そうであれば、あとは入力のスピードが問題として残ります。入力動作自体の早い遅いの差はあまり気にしなくてよいレベルかと思います。問題は「タスク名のつけかた」「サブタスクの分解のしかた」の２つに集約されるのではないかと、私は思っています。
つまり、GTDでいう「見極め」ステップがスムーズに行くかどうかが、迅速にタスク化して仕事をスピーディに進められるかどうかの鍵を握っていると言えると思います。
タスク名のつけかた
タスク名は、GTDでいう「望むべき結果」と深いつながりがあります。というより、単刀直入にいえば、「望むべき結果」をタスク名とするのを私はお勧めしています。「日報よろしく」と言われれば「日報の作成・提出」とタスク名を設定しますし、「お客様に保証書を発行して」と言われれば「●●様保証書作成・発行」と設定します。繰り返しますが、「望むべき結果」をタスク名とするのが、速くタスク管理ツールに入力できることにつながります。
ただ例外的に、もう何回もやっていて手順が分かり切っているのであれば、タスク名にはこだわらないで良いです。
サブタスクへの分解のしかた
さらにタスク管理ツールへ入力するのに時間がかかる原因としては、サブタスクへの分解をどのようにすれば良いか迷ってしまうというものが考えられます。これに対する答えとしては２つあります。
- とりあえずの仮サブタスクを入力する
- 次のサブタスクだけ入力する（２つ目以降のサブタスクは入力しない）
この２つのどちらか、あるいは併用することで、タスク管理ツールへの入力は速くなることと思います。
ただ、その仕事のボールの持ち主が移動するときは必ず分けることをお勧めします。「上司に確認依頼のメールを出す」「上司から確認完了のメールをもらう」といった具合です。
ツールの補助
タスクペディアに限っていえば、入力を補助する機能があります。何度も同じ手順のタスクを繰り返すなら「テンプレート機能」を使えば時間が短縮できますし、1個・複数サブタスクをそのまま（タスクをまたがっても）コピペできる機能もあります。
私は他のタスク整理に関するツールを使ったことはありませんが、おそらく同様な機能はあるのだと思うので、そういった機能を使ってスピード化はできると思います。
何より、繰り返しが大事
どんな使いやすい道具でも、最初は慣れが必要です。慣れるまで繰り返し使い込んで自分のものにすると、どんなツールでも愛着が湧いてくると思います。愛着が湧くと、途端に使いやすくなります。そこまでいくと、業務のスピード化は比較的簡単にに実現できるかと。
タスク管理にはタスクの整理と時間管理という両軸がある。
仕事のスピード、ということを考えていて、こんなツイートをしました。
タスク管理はタスクの整理と時間管理が両輪なんだなと痛感したことがありまして。
— 小鳥遊 (@nasiken) 2019年7月28日
私は急げ急げとたたみかけられると焦ってしまい、かえって抜け漏れを頻発させたり、思考停止して動けなくなりがちです。
でも、仕事には締切があるんですよね…。
実際に会社で仕事をするなら、よほど牧歌的な社風でない限り、めちゃくちゃ早く終わらせないといけない仕事は割と発生します。
昔は時間的な期限を設定されること、つまり締切を設定されることに大きな苦手意識がありました。しかし、今は自分から「すぐやります」と言うまでになりました。
この変化の理由を少し深掘りしたいと思います。
時間的余裕ができた
まずは、急ぎ仕事に費やす時間をすぐに確保できるようになったことが挙げられます。私はタスクペディアで整理した仕事タスクのうち、今日やりたい（やるべき）ことを以下のような30分を1枠とする一日の予定表に書き出します。
所要時間の見積もりはできるだけ長くします。10分程度で終わるものも最低1枠の30分とし、30分で終わるなら1時間〜1時間半、1時間かかるなら2〜3時間とします。
自分の抱えるタスクが全てツールにあり、今日するタスクとそれ以外のタスクが判断できているのを前提として、空きの時間が確保できるようになります。
タスクペディアがタスクの整理、一日の予定表が時間管理という役割分担です。
見通しが立つようになった
さらに、それぞれのタスクについて完了までの手順を明らかにすることで見通しが立ち、「次はなにをするんだっけ」という道草を食うことがなくなりました。同時に、どれくらいの手順を踏めば終わるかが分かるようになり、手をつけるまでの抵抗感が薄れ、タスクの所要時間の見積もりの精度が上がったような気がしています。
これは、タスクが発生する度にタスクペディアに登録しては分解するのをひたすら続け、タスクの整理を繰り返し行っていたから身に付いてきたものだと感じています。
次の手順に集中できるようになった
タスクの整理をした結果、今取り組むタスクで手順化された具体的な行動を抜き出して予定表に入れられるようになりました。
予定表に書いてあることを見て、「？？？」と立ち止まることもなくなり、迷うことなく進められるようになった気がします。
「タスクの整理」と「時間管理」を自分なりに運用できるようになった結果、締切への苦手意識・抵抗感が薄れてきました。
ただ、そのためには、タスクの整理をするための時間、例えばタスクペディアや一日の予定表に入力する手間をかなりなくすことが求められます。繰り返すことで身に付くものと思いますが、これまた訓練は必要になると思います。いくつかブログ記事で書きましたが、また書きたいなと思います。
タスク管理は、より自分が生きやすくなるための「手段」に過ぎずそれ以上ではない。
非常に考えさせられる記事を読みました。
タスク管理・生産性・人の尊厳。この３つの関係性は、慎重に考える必要があると思います。
— 小鳥遊 (@nasiken) 2019年7月26日
タスク管理を大事にしていても、人の尊厳の判断を生産性の多寡とする土俵に乗らないようにしたい。https://t.co/KkHelksljs
やまゆり園の事件の被告は「役に立つ人」「役に立たない人」という線引きをしていました。役に立つか立たないかは生産性の有無で判断される、ということです。
現代を生きる私たちは多かれ少なかれ、生産性で自分の価値を測られるのではないかという「時代の圧力」にさらされていることは、確かなのだろうと思います。
引用記事の中で鈴木さんが書いているこのことは、事実として受け入れなければならないと思います。その上で、どう対峙するか。筆者の鈴木さんはその方策を２つ挙げています。２つ目が特に印象に残りました。
そもそも「生産性」を巡る議論の土台に乗らないこと、生産性を基準としたあらゆる生の線引きを拒絶し、ただ「殺すな」と言い続けることです。
このブログやその他での記事やイベントなどで私は「タスク管理は生産性を上げる」という言葉を肯定的に使ってきました。タスク管理で自分の弱みをカバーして生産性を上げていこうと言っています。
生産性を上げていこうとすること自体は悪いことではないと私は考えています。仕事をして稼いでいきたいと考えている人に対して「生産性がその人の価値を決めるわけではない」と言って仕事のやり方やスキルを教えないのは本末転倒です。
ただし、生産性を上げることだけが自分の価値を上げる方法だと考えてしまうと、「内なる優生思想」にとてもつながりやすいので、慎重に考えなければなりません。今回、この慎重さを忘れてはならないと改めて思い返すことができました。
そもそもタスク管理、とりわけGTDは「生産性を上げる」のが目的ではなく、そこの先にある「水のように澄みきった心」の境地に達するのが目的です。GTDの手法を使って単位時間あたりのアウトプットを抑えるようコントロールして気持ちに余裕を持たせるなんてこともありです。生産性を上げたところで余計に心が乱れてしまっては意味がないのです。
タスク管理は、より自分が生きやすくなるための「手段」に過ぎずそれ以上ではないことは、ときおり忘れがちになってしまいます。もっと言うと、タスク管理が必要ない人もおそらくこの世にはいて、その人たちにも「タスク管理ガー！」と押し付けないようにしないと……。
大事なのは、タスク管理というスキルを身に付けてそれによってどうなりたいかなのかもしれません。
私は、次の２つのためにタスク管理を利用しています。
- 仕事以外の時間捻出
- 仕事によるストレス軽減
いずれも、時間あたりのアウトプットの数量をより多くするという生産性向上一辺倒ではありません。繰り返しになりますが、仕事から受ける精神的な負荷をできるだけ軽くすることと、仕事（本業）以外の活動を楽しむ時間的余裕を作り出すためにタスク管理を利用しています。
ある意味、会社にとっては「役に立ちづらい」社員なのかもしれませんが、タスク管理はそんな考え方も後押ししてくれます。
タスク管理をすることで生産性が上がることは素晴らしいですが、それのみをクローズアップして過大評価してしまい、「まだタスク管理やってないの？」と他人を評価するものさしにしてしまわないよう、気をつけたいと思います。
働く場を少しずつ、やれるところから変えてみる。
サイボウズ社のやっている、業務内容や進捗の社内見える化はとてもいいと思います。この本を読んでなおさら思いました。
《働きやすさ》を考える メディアが自ら実践する「未来のチーム」の作り方
- 作者: 藤村能光「サイボウズ式」編集長
- 出版社/メーカー: 扶桑社
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実際、どのくらい情報共有をしているのか分かりませんが、かなり風通しは良いみたいです。
それを再現してみたく、新部署ではタスクペディアを共用しています。
もともと、タスクペディア普及に努める「チーム・タスクペディア」でみんなでタスクを共有してリアルタイムに進捗を確認できるようにしていまして、これが使い勝手が良いので会社に導入しました。
おそらく、「チーム」や「コミュニティ」での情報共有・コミュニケーションツールは、オフラインであれば社内掲示板や壁にかかっているホワイトボードでしょう。オンラインなら、Googleカレンダー、Googleスプレッドシート、Slack、その他のグループウェアでしょうか。
それらを見た上での感想ですが、なぜか業務の進捗状況については、積極的に公開されない印象を持っています。
- 誰が今どのくらいのタスクを抱えていて、どこまで進んでいるのか。
- タスクの進行が止まっていやしないか。
- 締切を破りそうなタスクはないか。
それらをほぼ完全に可視化しているツールを提供するサービスを見つけて、営業マンに来ていただいて説明を受けたことがあります。それは、作業の開始と終了時間まで自動的に記録され、上長の確認までできるというものでした。
システム自体は完璧だと思いましたが、その完璧さゆえに、使おうとする人は尻込みをしてしまうのではないかという印象でした。
そこには、まずチームなりコミュニティの人間関係に、メンバーの1人がミスしても他のメンバーが非難することなくリカバーしてくれるという状態、心理的安全性があることが大事だと考えています。
さらにもう一つ、見える化されたタスク管理の解像度が高すぎないことも大事ではないかと思っています。監視されている感があると一気に心理的安全性のある関係は破壊されます（なので、監視するなら知られないようにして欲しいと思っています）。
自分の一挙手一投足が分単位で全て記録され、リアルタイムで自動的に報告がいくシステムは、システムとしては完璧ですが、生身の人間が使うには相当難しいかと。
その点、ちょうどいい解像度でタスクを共有できるのが、私にとってはタスクペディアです。
サイボウズでは、働く場を考える上で「規則」「風土」「システム」が大事だとしています。上でいうと、風土は心理的安全性のある人間関係、システムはタスクペディア等にあたります。規則は、社内規程のようなものから、口頭でのルール決めまでありますね。
私はルールというほどではありませんが、こんな約束をしています。
ついでに以下もやります。
— 小鳥遊 (@nasiken) 2019年7月24日
・定期的な1on1の雑談タイム
・相互のメールには用件のみ。「お疲れ様です」や「以上よろしくお願いします」は不要。できればチャットで。
もっと無駄を省きたいと思っています。 https://t.co/8s2v80Gg8i
働く場を少しずつ、やれるところから変えてみる。その試みは始まったばかりです。
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グレープフルーツジュース、飲みたければ飲もうよという話。
こちらのツイートでnoteを紹介したら、たくさんの人が反応していました。
休職中の方にオススメな内容。自分も振り返って「ああ、そうだったなぁ……」と思いました。 https://t.co/x8wjemtus4
— 小鳥遊 (@nasiken) 2019年7月24日
note自体はこちらです。
このnoteを読んだことのない人の大体は、休職期間の生活を「部屋の隅っこで体育座りして１日過ごす」「ベッドでただひたすら寝ている」といったイメージをすると思います。
うつの症状がひどくて体が動かなかったり、そこまででなくても気が滅入って外出すらままならなかったりすることもあります。大体の人のイメージはこちらでしょう。
しかし、そうでない人もいるのです。休職期間に旅行に行ったり、友達と飲みに行ったりしなければならない人が。適応障害などはその良い例ですね。ストレス源から離れれば状態は良くなるのが適応障害です。ストレス源から離れて、あとは気分が上向きになるよう遊んで（自分の好きなことをして）自分を回復させます。
ところが、そのようなタイプの人に向けても、良識ある大体の人は「休職しているんだから家でひっそりとしていなければならない。遊ぶなんてとんでもない」という視線を向けてきがちなんですね。
この考え方は、回復を遅らせる原因になりかねません。
良識ある大体の人と書きましたが、ここには本人も入ります。ゆっくりひっそり家で静養するのはいいが、旅行に行ったり、海や山に行ってレジャーを楽しんだり、友達と飲み会を開いたりだなんてやってしまっては駄目だと思い込んでしまうのです。
このnoteでは、素晴らしい医師と高校時代からの友人によって、良識を自分から引き剥がしてくれています。仕事に精を出しすぎたり必要以上に自分を追い込んでしまい休職となった人はとても誠実で真面目で立派な人ですが、そうして培った自分の価値観や矜持が休職期間では逆効果になりかねません。
医師や友人のお陰で、半ば無理矢理に「遊ばされた」この方にも、本当の意味で良識を捨てられる瞬間がやってきます。それが、旅先でグレープフルーツジュースを選んだ瞬間です。
自分のこころと身体が求めて欲しているものを、ちゃんと自分がキャッチして、ちゃんと自分で手にして、自分の中に取り込んであげる、ということができた瞬間だった。私にとってはとても大きな一歩だったのだ。
自分も、周囲の人から「会社休職して遊ぶなんて」という声を受けたことがあります。それでも自分には遊ぶことが必要なんだと、遊ぶためにはそれなりに強固な意志が必要でした。でも、それは本来必要なものではなく、息をするように遊ぶのが良いのだと当時を振り返って思います。
今、仕事をしたくても体や心がついていかずにやむなく休職している方。自分が楽しめる活動＿＿遊び＿＿を、「ああ楽しい！」と思いながら自信持ってやって欲しいと切に思っています。
「もうできたの？」にニヤッとする。
私の本業は、とあるメーカーのサラリーマンです。管理部門の法務をやっています。一般的な法務の役割は、契約書のチェックや訴訟対応、法律的な知識についての社内研修やその他法務的な視点が必要な判断に絡んだりすることが多いです。
ある日、「明日中に500万円の支払いを受けたい会社がいる。その会社のために支払を確約させる契約書を作って欲しい」と依頼が来ました（フェイク入れています）。
- 利害関係者が複数いて、それぞれ言い分がある
- 支払元の会社の存在が明確には確認できないので、支払われない危険がある
- できるだけ自社にリスクが生じないようにする
- でも、明日には支払いができるようにしたい
この条件で、一から書類を作成するのは余計なリスクを発生させないような慎重さが必要な反面、スピード勝負となります。
そもそも社外へ法律的な文書を出すには、社内での決裁が必要になります。さらに、外部の複数の利害関係者の了承も得た上で記名押印して契約を成立させて支払まで持っていくには、逆算すると分単位での急ぎ案件となります。
要するに無茶振りという部類に入ります。
「これは最優先でやらなければいけない！」と思ったものを、他のタスクにわき目もふらず実行できることのありがたさをあらためて実感しました。
- 自分の今の時間をそのタスクに全振りできる
- 他のタスクを気に掛ける必要が無く集中できる
この２つによって、「よっしゃ！やったるで！」という気持ちになり、無茶振りだと思えたこの契約書の作成がびっくりするほど短時間で終わりました。
我が社はとても優秀な顧問弁護士先生がついているので、「このような経緯で、こういう意図で作ってみたんですけど、過不足ありますでしょうか」と先生に相談して数点アドバイスをいただき、依頼してきた当社の担当者へ契約書のデータを送信。
少し話が外れますが、「じゃあ最初から弁護士に頼めば良いのではないか」とお思いの方もいらっしゃるかもしれません。しかし、全ての契約書を一から作るほどその弁護士先生は暇ではない（あとそれをお願いできるお金もない）ので、当社では法務担当である私ができるところまでやって、最後にチョロっとアドバイスをいただく形をとっています。
そうして全速力で契約書を仕上げて、担当者へ声をかけて出てきた台詞が「え？もうできたの？」でした。
とっても気持ち良かったです！
自分の時間をある特定のタスクに全振りして集中できるかどうかは、自信をもって優先順位の判断ができるかどうかにかかっています。優先順位同率一位のタスクが幾つもあったら、それだけに時間を費やすことに若干の不安を覚えたり、他のタスクは本当に今やらなくていいのかとわき見をして集中が散ってしまうのがオチです。
次の３つをすると「もうできたの？」と喜んでもらえます。
タスク管理のおかげで、思わずニヤッとした話でした。
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頭の中の「ごちゃごちゃ」を外に出し、見える化して「スッキリ」させる
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タスクペディア、業務に導入するってよ。
こんなツイートをしました。
自社のブランディングなどをする新部署立ち上げに際して、業務タスクの把握と共有のため、#タスクペディア を共用することになりました！
— 小鳥遊 (@nasiken) 2019年7月24日
これで一気に業務の可視化が進むぞ…。しかもリアルタイムで進捗が把握できるし、チームで仕事しているという高揚感が半端ないのです。
先日からツイートしている、新部署立ち上げのどさくさに紛れてですね、タスク管理支援ツール「タスクペディア」を業務可視化・効率化のために導入していいか聞きました。すると、部署長兼社長から、
「いいよ」
と言われたので「よしきた！」とばかり、すぐにアカウントを作成してアカウントを共有し、それぞれ業務タスクをポチポチ入れて早速活用しております。
業務に使うなら会社が契約しているサーバに入れないといけないんじゃ…と躊躇していたんですが、使わせてもらえることになりました。
いやー嬉しいですねー！
タスクペディアを契約しているサーバに入れてメンテナンスも独自に契約して、となるとちょっとハードルが高かったんです。でも「Slackとかと同じだね」とご理解いただき、新部署のスタッフ２人のみながらタスクの共有と可視化が社内で実現しました（しかも結構あっさりと…）。
一緒に仕事をしてくれる方が、実は某大手企業の子会社でタスク管理ツールのUI（ユーザーインタフェース）のデザインに関わっていたとのことで、操作の飲み込みが速い速い。
ちなみにそのタスク管理ツールは、まだリリースされていないか、リリース自体が無くなってしまったのではないかということです。もったいないことです。
（タスク管理的にも）素晴らしい人材と一緒にやる、新部署での主な仕事は、会社のブランディングです。営業さんが使うチラシや販促資料、会社のHPの管理に加えて、SNS連動の記事作成もその業務内容です。
私が主に担当するのは、SNS投稿と、それに連動させる記事作成です。つまり、個人で毎日やっていることに近いわけですね。そんな一筋縄にはいかないでしょうが、少なくとも抵抗感は無いです。
ブランディングの一環として、タスクペディアを使った業務効率化の情報発信ができればいいなと思っています。
