ForGetting Things Done

「水のように澄みきった心」で頭空っぽに。

タスクペディアは行動力を上げてくれる

仮説を立てるのが怖い、という話。

r25.jp

 

仮説を立てるのが大事、というのは誰もが一度は聞いたことがあるとは思います。

 

では、なぜできないのか。

 

それは、「自分の考えがもし間違っていたら怖い」「人に馬鹿にされたらどうしよう」という恐怖があるからです。

 

だから必死に調べて自分を安心させる根拠を探そうとするんです。

 

毎日何個もタスクをツールに登録している身としては、仮説を立てて「間違ってたら怖い」とか「馬鹿にされそう」と感じることからは縁遠くなりました。

 

その仮説を裏付ける根拠を必死に調べるのも、あまりしなくなりました。これはある意味無鉄砲で危険なこと。例えば、多くの人が利害関係を持ち、その意思決定で大きな動きが発生する経営者だったら、このスタンスはちょっと考えた方がいいかもしれません。

 

ただ、私は経営者ではありませんので、小さく仮説を立てては実証してフィードバックを生かすを繰り返していくのみです。

 

これが怖いうちは、おそらくタスク管理、特にタスクペディアで仕事を進めることに少しばかり抵抗感を覚えると思います。なぜなら、タスクペディアにタスクを登録することは、そのタスクが完了するまでの仮説を立てることに他ならないからです。

 

逆にいえば、タスクペディアに使い慣れてくると、仮説を立てることに対して恐怖心などを抱かなくなっていきます。気軽に仮説を立てて、気軽に実行できます。

 

仮説を立てることへの恐怖心がその人の行動力を下げる要因になっているなら、タスクペディアは行動力を上げる効果をもたらしてくれるものと思います。

 

 

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「思いつきタスク」は、進めず放置してもいい。

タスクペディアのマスコット、ペー助のつぶやきツイートを読んで考えました。


終わりを設定しないタスクはあり得ないというのが、タスクペディアを貫く思想です。だから締切欄が設けてあるのです。どんなタスクでも、実行されるのなら、必ず締切がある。

 

なんなら、世の中に存在する物事には必ず締切があります。無限と言われる宇宙ですら、膨張を終えると収縮に向かっていき、ビッグバン以前の「無」に戻るとか。

 

ところが、締切を設けないタスクもありますね。見切り発車で、とりあえず一歩、その次の一歩とやっていくうちに目的がおぼろげながら見つかるもの。タスクペディアにはなかなかない発想です。

 

最近の私は、こういったタスクと付き合うことが少なくありません。目的はふわっとしていて、やっていくうちに見えてきて明確になる類のタスクです。

 

そういったタスクを振られたときはどうするか。

 

1つのやり方としては、最初の一手だけやってあとは様子を見るです。進めすぎないのがコツです。次の一手や目的が明確になったら進めます。

 

例えば「上司の思いつき」などがこれに当たります。思いつきなので、そのまま放置してよかったりします。進めてしまうともったいないので、様子を見るのです。

 

 

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「やるべきこと」をやり、「やりたいこと」ができるために。

こんなツイートをしました。

 

仕事では、苦手なことでもやらなきゃいけないことがあります。私の場合は物の管理です。どんな種類のものがいくつあって、そのうちいくつが使われていて……という管理です。

 

以前の職場では、来客用のセキュリティカードや個人の袖机の鍵、業務委託のシステムエンジニアさんのイスなどの管理がもう苦手でしょうがなかったのです。

 

でも、やらなきゃいけなかったんですね。所属が総務だったので、会社の共用品の管理がメインの仕事だったわけで、これが苦手だとか言った日には、「僕スキーヤーなんですけど、寒いとダメなんです」と言っているようなものです。

 

以前の職場では上位の役職者がスケジューリングが苦手でした。その人の言うことには「苦手を見逃してくれるには出世しろ」という話でした。

 

その発言の良し悪しはともかく、役職が上に行けば行くほどそういった「わがまま」が許されがちな傾向はあると思います。

 

幸か不幸か、私はいわゆる旧来の価値観での出世街道を歩んでいない自覚がありますので、いまだ「わがまま」は許されない立ち位置にいます。

 

冒頭のツイートでお分かりの通り、かなり苦手なことをするのに抵抗感を覚えてしまう傾向にある私ですので、えらくストレスがかかっているはず。

 

同じような悩みを抱えている人は相当数いるのではないかと思っています(私だけだったらごめんなさい!)

 

会社組織では「下位の従業員に振られがちな仕事」をキチンとこなさないと、なかなかその先のキャリアプランの展開は難しくなるわけでして、この壁をどうにか突破する必要が、我々のような悩みを抱えているタイプの人にはあるわけです。つまり、「当たり前のことを当たり前にできる」という信用を周囲から得ることが大事になってきます。

 

そのためには、「求められる結果を期限までに出す」を繰り返すのが王道ですね。

 

私は、タスク管理の助けを借りて、なんとかそれができるようになりました。20年近く前に、優秀な友人たちが新卒プラス2〜3年の間に乗り越えていったラインを、私はここ数年でやっと越えることができたと思っています。

 

タスク管理は色々な使い方や関わり方があります。なので一様には言えませんが、私のようなタスク管理の使い方をすれば、「今のキャリアのその先」が見えてくる人が結構いるのではないかと考えています。

 

今の仕事がうまくできなくて袋小路に入り込んでしまっている人、ぜひ。

 

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執筆内容に自信がなくなるとき。

引き続き本を執筆中です。仕事しながら、ひたすら空いてる時間で書く!書く!書く!

hochebirne.hatenablog.com

 

朝は絶好の執筆時間です。電車の中で書いてます。7時過ぎに会社が入っているビルの1階にあるカフェで50分くらい朝活執筆。

 

昼休憩にはさすがにできず、退社して帰りながら執筆。ちなみに朝も夜もスマホです。

 

そして、夜寝る前に時間があれば執筆。まとまった時間があるときはパソコンを取り出して、時間がなければスマホでポチポチと。

 

そんな感じで、ほぼ執筆漬けな毎日を送っています。さぞ迷いなく一心不乱に進めているだろうとお思いでしょうか。

 

書くのはたしかに楽しいのですが、

 

これ、本当に書籍化していいクオリティなのか?

 

と思いながら書いています。

 

誤解なきように言うと、精一杯よい内容を伝えるべく頑張っています。ただ、事務仕事のような「ここまでやったら終わり」というゴールが見えないのです。これで合格!終了!という線がないのです。

 

そんなことを考えていた私に刺さる、本の共著者F太さんの「ひらめきメモ」のツイートが。

 

なんだか救われた気がしました。とてもありがたいなと思ったので、ちょうど本のミーティングがあったこともあり、F太さんに直接お礼を言いました。

 

ただ、常に自信なくしてダウン気味なのかというと、そうではありません。サンクチュアリ出版で毎週やっている週次ミーティングで、編集の宮崎さんから原稿のフィードバック(オンラインでもしてもらっているのですが)を受けたり、原稿の内容にまつわる話や、全然関係ない話に興じたりしているのが、実は回復の時間なのです。

 

また、編集者として全幅の信頼を置いていますので、宮崎さんが「いい」といったら「ああ、いいんだな」と素直に信じています。

 

そのおかげで、また1週間頑張れます。いいリズムが作れているので、このまま書き抜こうと思います。

 

 

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タスク管理ではスーパーマンに変身できない。

とても共感した記事を。

 

以下、引用は倉下さんの記事より。

 

タスク管理をやったからといって、「やりたいこと」や「やるべきこと」のすべてが達成できるわけではない。そもそも、そんな方法などありはしないのだ。だって、人間は超人ではないのだから。

 

仕事が増えれば、達成できないものも出てくる。当たり前のことなんですが、自分の中で「全部やらなければ!全部完了させなければ!」という考えが比較的強かったです。

 

是か非か、白か黒かで判断しがちな私にとって、タスクが発生したら「放置して自然消滅」はまずあり得ないものでした。少なくとも、発生したタスクを自分の意思で放置して、そのまま手をつけずにいるのは無理でした。どうしても手を付けて進めてしまっていました。

 

しかし、実際問題タスクが多くなってくるとそうはいかなくなってくるわけです。全部やろうとすると無理が生じてくる。

 

素早くしかも全部完了できる自分になろうとするのを、いつの時点かで諦めなければいけないのです。

 

ちょっとは思ったようにいくかもしれないな、という淡い期待くらいでいい。その期待と、情報の整理による混乱の沈静化だけでも、タスク管理を行う価値はある。

 

私は、業務効率化による仕事の速さというよりは私さ、情報の整理による混乱の沈静化のメリットの方が大きく感じています。「タスクが全部終わる!」ではなく「全部のタスクの現状を把握して集約できている!」という点で恩恵を受けていると思っています。

 

元はといえば、自分の至らないところをサポートする何かが欲しくて作ったエクセルから始まってタスク管理に出会ったのでした。

 

タスク管理はスーパーマンになりたい人のための仕事術というよりは、普通の人が余裕を持って生きていくための仕事術だと思わないと、私の場合はとんでもない思い上がりをしてしまいそうです。そんな自戒もしつつ、倉下さんの記事を読ませていただきました。

 

 

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集中するお膳立てをしてくれるのもまた、タスク管理のおかげ。

脇目も振らず」仕事に取り組める状態って、良いと思いませんか。

 

ここでの「脇目も振らず」は、好きなことだから他の方が目に入らない、という意味ではありません。一般的な「仕事」のイメージです。そんな「仕事」なのに、脇目も振らずに取り組める状態ってどんなものなのか?と思うかもしれません。

 

実際、「あなたがやることはこれです」と1つしか目の前に提示されなければ、かなり脇目も振らずに集中できます。

 

余計な情報にできるだけ振り回されることなく、「今はこれ」「次はこれ」と目の前にやるべきことが差し出されていく環境は、集中して仕事をするにはかなりベストに近いものではないでしょうか。

 

その環境づくりにタスク管理を一役買っています。そして、タスク管理に習熟していくと、逆に集中し過ぎてしまうという現象が起こりかねないのです。

 

まさに今の私がそれに片足を突っ込んでいるのではないかと思っています。目の前の作業に没頭して、いつの間にか精神力が削られている。疲れ果てている。

 

先日も、その前の日に行ったセミナーのレポート提出を作成した際に、つい没頭してしまいました。そもそもセミナーの内容が興味深くてノート6ページに渡りメモをしたものでして、それをギュッと3ページ強にまとめて提出しました。

 

楽しくて、つい熱中していつのまにか2時間が経過。その間一切休憩なしで書き続けました。結果、ヘトヘトに疲れました。もっと疲れない書き方___少しずつ休憩を取るとか___があったのにと思っても後の祭りでした。

 

「脇目も振らず」とハサミは使いようですね。

 

ただ、それでもタスク管理の恩恵には預かっています。そもそも他のタスクがあまり気にならないので、レポート作成に没頭できたのもタスク管理のおかげです。

 

しかも、その後にタスクをぎゅうぎゅう詰め込むことなく定時に上がれたのも、安全に先送りができる下地をタスク管理で作れたからです。

 

やみくもに集中することこそ全て!となるのではなく、集中して良いお膳立てをしてくれるのもまた、タスク管理のおかげかなと思いました。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

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「安全な先送り」と「とりあえずボール投げ」で、少しずつでも仕事を進める。

こんなツイートをしました。

 

最近、安全な先送りに精を出しております。明日できることは明日に先送ろう。これ、どこかで聞いた話かと思ったらマニャーナの法則でしたね。明日できることは今日やらないという。

 

ただ、タスクを先送った結果損害を出してしまったり迷惑をかけてしまっては意味がないのですよね。

 

そこで、タスクの完了までの仮の手順が必要になるわけです。ただ単に先送るのではなく「安全に」先送る。

f:id:hochebirne:20191125171318j:image

 

最後の一手順までを見越して、それでも大丈夫そうだと目処をつけて初めて今日はこのタスク先送り!と判断できるのです。

 

さらに、将棋の多面指しのように、それぞれのタスクを少しずつ進めるというのも、この状況では有効です。ひたすら当方ボール持ちのタスクを先方にする。つまり、誰かに投げるんですね。

 

責任転嫁のように思えるかもしれませんが、上から俯瞰してみれば、その仕事は進んでいるのです。細切れ時間には、むしろこの「ボールをとりあえず投げる」が一番有効だったりします。

 

その日の持ち時間に対して、自分がボールを持っているタスクの量が多い場合は、 

 

  • 安全な先送り
  • とりあえずボール投げ

 

この2つはとても有効です。これ試験に出るのでよろしくお願いします。

 

 

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