ForGetting Things Done

「水のように澄みきった心」で頭空っぽに。

年始出社日前日に不安で押しつぶされないために今できること。

こんなツイートをしました。

 

お客様と直接会う職種の方は違うかもしれませんが、デスクワーク中心の仕事をしていると、

 

「年末だから」という理由でなぜか仕事を終わらせなければいけないと思い込む

 

「年始は新たな気持ちで取り組もう」と新規巻き直し的な感覚で仕事に取り組む(結果、去年からの引き続きの仕事が並びがちなんですが)

 

こんな状況に違和感を覚えていたものです。だから、仕事納めという言葉に一抹の抵抗感があります。

 

それに、仕事のキリのいいところをうまく見つけられる人は良いのですが、それができない人は、そもそも仕事納め感を得られずに「やばい、不用意に先送りしてしまった。休み長いし、その分来年初日から大変そうだ……」とブルーになって帰ります。

 

そして、新年初営業日の前日に翌日からのことを考えてブルブル震えるのです。これは私の実体験からなので、もしかしたら違う方も多いかもしれませんが。

 

この暗たんたる不安な気持ち、100%なくすことはできませんが、できる限り減らしたいですよね。

 

そのためにタスク管理は絶大な効力を発揮します。冒頭のツイートのとおり、「残タスクはこれとこれ……とこれ、不確定事項のあるタスクはこれとこれ」と、年内最終日の締めのときの各タスクの状況を整理しておくと新年初日への不安が軽くなります。

 

私たちの想像力は考えているより大きく強くて、1の不安要素から10も100も余計な不安を作り出します。余計な不安をつくりだすその燃料は「知らないこと」です。「やらなきゃいけないことがあるんだけど、よく分からない」という状態。だから、せめて不安要素を50や500にせず、5にとどめておける仕組みを作っておくと良いのです。

 

もちろん頭の中でそれが完璧にこなせる人はほんの一握りです。自分が抱えている仕事タスクを全て把握・リスト化し、その進捗を一目で確認できるようなツールに頼ると、誰でもこの「不安を減らす効力」を得ることができます。

 

長い休みで不安を増殖させず、できるだけ自然に休み明け出社できるようになれるよう、今日からでもタスクとその進捗をポツポツ入れてみるのをおすすめします。

 

やり方が分からなければ、とりあえずタスクペディアをお使いください。

www.taskpedia.club

 

 

 

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マニアの視点、ノーマルの視点。

私はこのブログ記事に共通する流れを「青汁理論」と呼んでいます。青汁のCMは、どんな展開になっても必ず青汁の効能を謳って終わります。私のこのブログも「だからタスク管理ってすごいですよね」という流れであることが大半です。だってしょうがないじゃないか(あのドラマのあの人的な)

 

現在執筆中の「要領が良くないと思い込んでいる人のための仕事術図鑑」(仮だがほぼこの名前でいく予定)の原稿にも、その思考が大いに影響しています。

 

私はなんでもタスク管理の話題に収束しがちです。だから、私の意の赴くがままに書いてしまうと「なんだ、結局言っていること全部同じやないけ!」となってしまうのですね。なぜ関西弁風なのかは私も分かりません。強いて言うなら筆が滑りました。

 

そこで、サンクチュアリ出版の担当編集者の宮崎さんが「ここのタスク管理についての部分、必要でしょうか」や「これだと『タスク管理が良い』というだけの結論になってしまいます」とコメントを付けてくれて、軌道修正してくれるのです。本当にありがたい。

 

このブログを読んでいただいている奇特・酔狂な方は「タスク管理すげぇ」でご満足いただけるのかもしれません。ただ、ちゃんと印刷して書店に並ぶ書籍として世に出す内容としては、それではいけないのですね。

 

「だからタスク管理はマジ神」ではなく「だから、書き出すことで記憶違いや忘れることのリスクを減らすことができるのです」という、きちんとした説明をする必要があるのです。仮にタスク管理が世の常識になっているのであれば別ですが、タスク管理という言葉自体あまり世に広まっていない、あるいは「知っているけどその実体を知らない人がほとんど」なのです。

 

このブログを長く読んでいらっしゃる方はお分かりかもしれませんが、私は今度の本でタスク管理やGTDなどの用語をできるだけ使わないようにしています。そうやって敷居を低くし、結果的にタスク管理の本質が誰にでも習得できるような内容にしたいと思っています。

 

実質的にはタスク管理マニアも満足する内容。そうでない人たちにも、分かりやすく親しみやすい内容。そんなものにしたいと思って、毎日頭をひねって執筆しております。

 

 

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言語化スキルは、タスク管理で鍛えられる。

約2週間に1回、チーム・タスクペディアの1人であるりんださんとラジオをやっています。もう14回になるんですね。

 

お聴きいただいた方、ありがとうございます。まだの方は是非聞いてみてください。

 

毎回テーマを決めて、それに沿ったタスクペディアへのタスク登録実演と、テーマに関するトークをしています。今回は「仕事は言語化できなきゃ意味がない!」です。

 

この一言、とても大事です。言語化しないままに仕事をしていくと、どこかで理解の違いが発生してミス、そしてクレームにつながりかねません。あ・うんの呼吸は長い間同じ作業を続けているからこそできます。私はオマケみたいなものと考えています。

 

ラジオでも強調しましたが、言語化は鍛えられるスキルだと思います。タスク管理を習慣化していると、「それはあなただからできるのでは?」と言われやすいんじゃないかと思います(タスク管理マニアの方々はご共感いただけるかと)。

 

もちろん程度の差はありますが、基本的に運動と同じようなもので、タスク管理に必要な言語化スキルは、繰り返しやれば鍛えられます。

 

頭の中に漠然と浮かんでくることに言葉を当てがう。これが言語化だと考えています。元から得意な人はいます。でも、多かれ少なかれ、スタート地点が違ったり、スキルの上達に時間がかかる人もいます。でも、基本的にはやればできるものだと実感しています。

 

「実感」と書きました。私には、それを目の当たりにした経験があるのです。私が毎週プログラムを受け持っているEXP立川という就労移行支援事業所の利用者さんがそれを実現しているのです。

 

利用者さんはそれぞれ多様で、色々な背景と特性をお持ちです。ある利用者さん、タスク管理のことはまったく知りませんでした。そして、頭に浮かぶが言葉に落とし込むのが難しいという方でした。

 

それでもEXP立川のタスク管理のプログラムに数ヶ月参加し、明らかに変わりました。

 

  • タスク管理メソッド"GTD"の5つのステップとその意味をほとんどそらで言えるようになった。
  • 当初タスクの分解が1〜2個しかできなかったのが、7〜8個まで細かく順を追ってすることができるようになった。
  • 分解されたタスクで、「仕事のボール」の移動を意識した相手とのやりとりが表現できるようになった。

 

すごいことだと思います。「この方ができたからみんなできるでしょう?」とは思いませんが、少なくともこの事実があるのです。

 

ラジオではこのテーマでまた違う話をしているので、よろしければお聴きください。

 

 

 

 

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タスク管理思考が原因で迷うとき

自分でも良いのかどうか分からない考えがあります。

 

私、仕事に関しては人の感情よりも理屈を通しがちなのです。

 

例えば、社長肝いりの新規事業にあまり乗り気でない幹部がいたとします。そういった人はやらない理由を見つけて、やらない方向へ、少しでも自分以外へその仕事が振られる方向へ持っていきたがります。

 

「やらないための理由」は、往々にしてロジックが破綻しています。

 

  • 社長は進めたいと思っている。
  • 幹部は否定的である。
  • なかなか社長にそれが言い出せない。

 

「そんなの、幹部が否定的な意見を持っているという事実をとっとと社長に伝えて、社長と幹部で調整してもらえれば良い」

 

と思うじゃないですか。社内の現状を伝え、経営層で意思の統一をしてもらう。正しい。私は反射的にそう思います。でも、それはある意味、感情より理屈を優先しているとも言えます。

 

人間関係って本当に面倒なんですよね。見ようによっては、社内の現状を伝えることが「告げ口」となり、その幹部の面目丸つぶれになりかねません。

 

ただ、それを「馬鹿馬鹿しい」と思う自分もいます。

 

意思の統一がされず目的が定まらないまま走り出す新規事業(表現がフワッとしていてすみません。お読みいただいているあなたの想像力に頼ります)があったとしたら、私はそれに乗りたいとは思いません。もしかしたら、指示を受けてもあからさまに先送りをするかもしれません。

 

これは、ある意味タスク管理の弊害かもしれません。馬鹿馬鹿しいと思いながらも、自分を無にして指示されたとおり実行するのもまた正しいからです。

 

目的とそのための段取りを明らかにして見通しをつける。タスク管理メソッド"GTD"の方法論が染みついた自分にとって、タスク管理をどう活用するのか見直す機会なような気がして興味深いです。

 

 

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引き続きイベント参加申し込み受付中です!第34&35回「自分は要領が良くない、と思い込んでいる人のための仕事術」

引き続き、来年1月18日に行う「自分は要領が良くない、と思い込んでいる人のための仕事術」の参加申し込みを受け付けております。

 

来年の話ではありますが、開催までちょうど1ヶ月ですね。たくさんの参加をお待ちしております。

 

告知ページに私の来歴を書いているからか、発達障害当事者の方もよく参加いただいています。個人的にとても親近感が湧いて嬉しいです。仕事上でのつらみあるあるで盛り上がれたりしますので。

 

ただ、このイベント名では「発達障害のための」とは謳っていません。なぜなのか。

 

それは、グレーゾーンの存在です。発達障害と診断されていなくても、限りなくそれに近い人たち。「発達障害のための」と名付けてしまうと、そういった方々が「そうか、自分は違うのか」と考えてしまいます。

 

むしろ、そのようなタイプの方にこそ聞いてほしい内容なんです。

 

  • 週に数日、1日数時間ずつは働ける体力がある
  • 診断の有無を問わず、私と同様のADHD特性がある
  • 仕事に生かせるような強みがまだ分からない
  • (現在、仕事をしている方)仕事がうまくいかない、要領を得なくて悩んでいる
  • それでも働いて稼ぎたい、仕事で実績をあげたい 

 

このような方々こそ、実は自分の特性と、仕事場で求められることとの狭間で大変な思いをしているんじゃないかと思うのです。

 

このイベントでお話するのは、スーパーマンに変身しなければできそうにない、現実味のない成功談ではありません。なぜなら私がそうでないからです。

 

その代わりに、仕事がうまくいかないと閉塞感を覚えている人が、仕事をすることに抵抗なくなる工夫をお伝えしています。なぜなら私がそうだからです。

 

よろしければ是非お越しください。懇親会もありますので、時間の許す限り色々とお話できればと思います。

 

何のためにタスク管理をしているのか、実感できた日。

こんなツイートをしました。

 

私は、管理部門で法務担当をしています。契約書の内容をチェックしたり、ときには案件に合わせて契約書を一から作ったりします。

 

昨日、ある部門の打ち合わせに呼ばれて、行ってみると、とある案件の契約書を一から作って欲しいという依頼。ここまではよくある話。

 

その依頼メンバーの1人が、お子さんに重い障害を抱えていらっしゃるのです(これ、書こうかどうか迷いましたがギリ特定できないとみて書きます)。

 

しかしその方は遠慮深く、ご自分の事情をなかなか言えないタイプ。

 

その方が契約書をお客様のところに持って行ってクロージングするのが木曜日。その方はお子様の世話で水曜日がお休み。

 

契約書を一から作ることと社内手続きを考えると、通常のスケジュールであれば間に合いません

 

その方、絞り出すように「水曜日は……家庭の事情で……」と言いました。

 

その方の事情を想像するとどうしても何とかしたくなりました。同じ部門の人たちは「代わりに私たちがやるから」と言っていましたが、ご本人は真面目なので「いや、それは申し訳ないです……」と言っていました。

 

そこで、「今日中に契約書を作ります!明日社内手続きをして、木曜に間に合わせましょう!」と伝えました。

 

そこでタスク管理が大活躍するわけです。私がタスク管理をする目的の1つ「安全な先送り」を思い切り使いました。

 

まるで天空の城ラピュタのドーラが、ゴリアテのモールス信号を傍受するためなパズーの家で料理を机の上から全部落としたときのように!(分かる人だけ分かっていただければ…)

 

その日は他のタスクを予定していましたが、全部先送りできることがツールを見てすぐに判断でき、この案件に即座に着手。集中して取り組み、当日中に契約書を作って送ることができました。

 

作った契約書についての説明をその方にし終わって「じゃあ、稟議と案件クロージング頑張ってくださいね」と言うと、とてもホッとしたような笑顔で応えてくれました。

 

自分も子供ができ、その方の心中察するに居ても立っても居られない気持ちになり、つい過集中を起こしてしまいました。でも、良かったなと思っています。

 

これというのも、タスク管理をしていたからこそできたこと。その日予定していたタスク全部をまとめて先送りできたからこそ。

 

タスク管理はこんな風に人の役に立てるのだな、と嬉しさに浸りながら帰ることができた一日でした。

 

 

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執筆タスクを実行する環境を変えてみた。

執筆、続けています。
hochebirne.hatenablog.com

 

こんなツイートをしました。

 

 

今までは、平日の朝活の時間と会社から帰りながら電車内でスマホでポチポチとやっていました。ですが、先々週と先週に「整理、片付け」という章を執筆していて、なかなか進みませんでした。その理由は2つ。

 

1つ目は、会社の仕事が(自分なりに)負荷がかかっていたので、頭がうまく働かなかったというもの。

 

先行きの見通しがつかない仕事を振られることが多くなり、自分のタスク管理に落とし込むまでちょいと時間がかかってしまいました。

 

2つ目は、そもそも整理や片付けがうまくできるたちではないというもの。

hochebirne.hatenablog.com

 私のことをよく知っている人は、ここ爆笑ポイントです。タカナシお前が整理や片付けのことを語るか?と。自分でもそう思います。整理や片付けができる人になったわけではないのです。

 

どのくらい整理や片付けができない人間か。今自室にいてふと横を見ると数日前に食べたアイスの棒と袋がまだファサッと棚に置かれているのが見えております。そういうことです。

 

今は、若干書きやすい「人間関係・会話・コミュニケーション」という章にさしかかっています。楽々というわけではありませんが、整理や片付けについて書くよりは比較的筆が進みます。

 

さらに、土曜日と日曜日に執筆の時間を意識的にとったことも、進みが早い要因の1つだと思います。上記ツイートにも書きましたが、

 

  • スマホではなくパソコン
  • 空間に自分1人のみ
  • リラックスできる環境

 

これ、結構大きいんじゃないかと思います。タスク管理的に考えると、タスクを実行するコンテキストを変えてみるということになりますね。コンテキストを変えるとタスクの実行しやすさが変わるのを実感しています。

 

書くのは好きなので、私としては至福の時間であります。もうずっと書きあがらなければいいのに!(それはない)

 

 

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