ForGetting Things Done

「水のように澄みきった心」で頭空っぽに。

仕事のお悩み解決!オンライン相談会を、TaskChute生みの親の大橋悦夫さんと!

日本発タスク管理システム"TaskChute"生みの親である大橋悦夫さんのsubstack「シゴタノ!記録部」にゲスト出演させていただきました(しかも前後編2回にわたり!)

 

前編がこちら

shigotano.substack.com

 

後編はこちら

shigotano.substack.com

 

とても楽しく話させていただきました。聴き返して初っ端の感想は、

 

自分、しゃべるの遅っ!

 

でした(笑)

 

あれですね、頭の回転があまり早い方ではないので、それが如実にしゃべりのスピードに出ていますね。その分わかりやすいとも言えますが…。

 

私、ブログはスマホのみで更新しているのですが、スマホフリック入力でもあまり違和感がないんですね。もちろん、パソコンで入力した方が早いんですが、考えながら書いて(打って)いると、普通の人なら感じるであろう「思考のスピードに入力が追いつかない!」ということがあまり起こらないんですね。

 

シゴタノ!記録部の内容に話を戻します。

 

後編からはほぼ公開打ち合わせになっておりまして、私的にとても感涙モノの展開となっております。どんな展開かは聴いてのお楽しみ。

 

で、そんなこんなで、このようなイベントをやることになりました。

shigotano.doorkeeper.jp

 

相談会という性質上、何かのコンテンツを一方的に提供して終わりというものではありません。

 

タスク管理に興味ある方はもちろんのこと、仕事はどうにか続けられているけどなかなかうまくいかないという方にもぜひお勧めしたいです。

 

奇しくも、大橋さんも私も、個人的な困りごとを解決するためにエクセルをいじりツール化し、それが多くの人たちのタスク管理に組み込まれるようになった点で共通しています。そこには、自分の課題・悩みにぶちあたり、解決するというストーリーがあります。

 

そのストーリーは、もしかしたら他の人にも転用可能なものかもしれません。むしろ、転用できるようにお伝えしたいと思っています。

 

そして、これまた私にとって嬉しいことに、私がタスク管理に触れ始めたときにはじめて行ったタスク管理イベント「ライフハック@(アット)」の講師をされていた、タスク管理にも造詣の深い心理学ジャーナリスト・佐々木正悟さんも回答者として加わるとのこと!三者三様の話が聞けて、かなりお得感があるのではないかと思っています。

 

よろしければ、1月17日の14時にお会いしましょう!

長期休暇明けの仕事の乗り切り方

こんな動画をあげています。

www.youtube.com

 

こちらの動画に関連して思っていることを。

 

焦ってはいけない

長期休暇明けは、「長期休暇中も仕事をしている人」からのメールでメールボックスが大変なことになっていたりしませんか。ただ、私は、長期休暇中も仕事をしている人を揶揄するつもありはありません。必要に迫られたり、やりたくてしょうがない仕事だったりと、色々と事情があるだろうからです。

 

しかし、そのような人たちから、それなりのスピード感で仕事を進めるメールが来ていたりすると、ちょっと焦りませんか?私はだいぶ焦ります。「おお、この進捗スピードに対しては、こちらも急がないと!」と思ってしまいがちです。

 

でも、そこで焦ってはいけないなと自戒をすることが多いです。焦るといいことがありません。

 

焦るとどうなるか

焦ると、手あたり次第着手しまくるようになります。あるメールに返信しようと書き始めたら、他のメールが気になりそちらのことを考え、さらに休暇前から塩漬けにしている仕事のことを思い出してその作業に取り掛かり…...という具合です。

 

こうなった結果は、中途半端に着手されただけの仕事が山積みになるだけです。結局、それら一つ一つをまたやり直すことになりかねません。むしろ、「あれ、どこまでやったっけ?」と着手した痕跡をたどる必要があったりするので、余計に時間がかかったりします。

 

まずはツールに入力。そして、今日やることを書き出す。

まずは課された仕事タスクを全部タスク管理ツールに入力します。これは時間がかかっても丁寧にすべきだと私は思っています。いち早く着手したくなる気持ちを抑えて、まずはツールに入力、入力、入力。そして、今自分のやるべきことが出揃ったら、「何を優先して実行するか」を書き出します。この流れは非常に大事です。

 

決めた優先順位を書き出す手法ですが、私は最近ノートにシャーペンで書き出しています。それが終わったら、少し太い赤色のペンで「シャーッ」と取り消し線を引きます。この「シャーッ」が気持ちいいんですね。おすすめです。

 

とにかく「焦らない状況」を作ること

この一連の流れで大切なのは、とにかく「自分を焦らせない状況を作る」です。そのためには、まずは「どんな仕事がどれくらいあるのか」をまず集める。そして、それらについて、どの仕事をどれくらいその日のうちに着手するのか、できればその優先順位も決める。これを丁寧に行えば、焦る自分を抑えることができ、結果的に長期休暇明けに手堅く仕事を進めることができます。

 

動画もあわせてご覧いただければ幸いです。

 

と、偉そうに書いたり喋ったりしている私ですが、鼻歌まじりで余裕たっぷりに年明けを過ごしてるわけではないです。元来が仕事がなかなかうまくできないタイプなので、そんな私でもなんとかやっていけているという感じです。こちらをご覧の皆さま、一緒に頑張っていきましょう!

挫折せずにタスク管理を導入するための2つのポイント

タスク管理ツールは、最初は信頼できない他人

タスク管理ツールは、あたかもすべて信頼できる爺やのような顔をしています。ツールを提供する側は、「これができます」「あれもできます」と(当然ながら)言います。それは素晴らしいことです。ただ、だからといって、ツールを入手したその瞬間から、信頼できる爺やとして大活躍してくれるとは限らないなと思うのです。

 

いわば、入手したばかりのタスク管理ツールは、「たったいま会ったばかりの他人」でしかないのです。どこにどう入力してどう出力されるのか。自分はどこまで手をかけなければいけないのか。どんな安心感や効率化を与えてくれるのか。使ってみないと分からないことだらけです。

 

信頼関係を構築するには

そんな赤の他人と信頼関係を構築するにはどうしたらいいか。単純接触効果のようなもので、とにかく頻度高く使ってみるのが良いと思います。ツールに慣れる、といった感じでしょうか。

 

ある刺激に触れれば触れるほど,それを好きになっていく現象を単純接触効果といいます。

psych.or.jp

 

ただ触れているだけでは信頼感情は生まれません。そもそもツールはシステムでしかないので、信頼する/されるという間柄にはならないのです。こちらから一方的に信頼できるかが分かれ目となります。

 

自分がツールに対して信頼できるか。その信頼度を構築し上げていくにはどうしたらいいか。それは、「ツールに嘘をつかせない」ことが大事だと思います。ウェブツールであれ、メモ帳やノートであれ、「あ、このツールに書いてあることは現状と違っている」と思ったら、そこで信頼値は下がります。そこで、現状に合わせるためにツールの内容を現状に合わせます。これが一番タスク管理を導入する上で大変です。「面倒くさい」と思う自分に打ち克たねばならないからです。

 

ただ、ちょっと思い出してみてください。私たちが日常よく使うスケジュール管理ツールもそんな使い方をしているのではないでしょうか。しかも面倒くさがらずにキチンとメモしますね。自分の立てたスケジュール、誰かと会う約束をした日時。そういったことを書き込みます。皆、スケジュール帳に書き込むのが面倒だからスケジュールが守れないとか、スケジュール帳が悪いとか言いませんね。

 

タスク管理ツールに関しても、信頼関係を構築するまでの「高頻度の触れ合い」「ツールの内容を現状に合わせるための尽力」をしてみると、きっとタスク管理導入へ大きく踏み出すことができることと思います。

 

とはいえ、続かないものは続かない

とは言っても、「最初に出会ったタスク管理ツールと一生添い遂げなさい」と言われたら、それは違うと100人が100人言うでしょう。私もそう思います。そこで、大切なのは「直感」「感覚」ではないかと思います。「ビビビッときた」的なやつです。

 

そのためにも、ある程度の審美眼は磨いておかねばなりません。何で磨くか。それは、2つやり方があるのではないかと考えています。1つは、①とにかく自分で1からツールを作ろうとすること。

 

もう一つ。②基本だけを抑えたツールをまずは使いこなしてみて、その上で「こういった機能があれば」「こういうフローで情報を処理したい」と出てくるのを実現してくれるツールを探す(あるいは作る)という方法です。私がおすすめなのは、タスク管理メソッド”GTD”を実践するツールとして、ある程度評判の高いものです。チーム・タスクペディアでは、そういったツールをまとめた記事を作成していますので、ご参考までに。

 

task-management-compilation.com

 

私はタスクペディアを使っていますが、正直どのツールが合うかは人によります。まずは②のやり方でGTDベースで」「ビビビッときたものを」とりあえず使ってみるというのが良いのではないかと思います。

 

長々と書いてきましたが、つまるところ、

 

  • タスク管理の面倒くささはあきらめて引き受けよう
  • まずはGTDベースのツールで気に入ったものを使い続けてみよう

 

ということでした。たった2行で済むことを1,600字以上かけてしまいすみません。

 

もし、嬉しいことにタスクペディアをお選びいただけるのであれば、関係者が全力でサポートします。社会福祉法人SHIP理事が自ら講師となる無料講座「タスクペディア・スタートアップ講座」に始まり、下記コンサルサービスをチーム・タスクペディア等がご用意していますので、よろしければご利用くださいませ!

task-management-compilation.com

(寄付型)クラウドファンディングへのご支援をお願いします。

「要領がよくないと思い込んでいる人のための仕事術図鑑を、必要としている人にお贈りするクラウドファンディングをしております。

 

もともと、こんな記事を書いておりました。

hochebirne.hatenablog.com

 仕事術図鑑で「手順書づくり」と説明している仕事の進め方(タスク管理)は、必要な人には「今」必要だと私は考えています。

(中略)

そして、その「必要な人」に本が届くためには、その本が書店やネットでその人の目にとまって選ばれる必要があり、お金を出してお買い上げいただく必要があります。つまり、出版社や著者は「待ち」の状態になるわけですね。

 

私は、発達障害の診断を受け、「ではそこからどう社会へ参画できるようになって働こうか」と思ったときに、頼るものがあまりありませんでした。それは、私がそういった状況にいた十数年前に、いわゆる社会資源(社会が福祉的に必要としている制度や施設、福祉サービス)が無かったことを意味しません。知らなかったのです。もっと正確にいうと、知れる環境にいなかったと言っていいと思います。

 

知れたのは、発達障害の診断をしてくれた診療所のデイケアナイトケアというもの。これらは私にとっては不足感がありました。というのも、デイケアやナイトケアは、「日々の生活のリズムを取り戻すのに必要な訓練として、昼や夜に『集まって話す』『集まってご飯を食べる』もの」だったからです。

※その診療所におけるデイケアとナイトケアであって、一般的なものであるかどうかは分かりません。また、その当時の私の印象であって、参加されていた他の方も同じく思っていたかは分かりません。

 

私は複業で現在福祉の現場で週に1回働いています。だからか、私が就職活動を始めた十数年前の当時に比べれば、社会資源へのアクセスは容易になっていると感じます。それこそ、私が週一で働いている就労移行支援事業所というところで、就労に関するあらゆるトレーニングを積むことができますし、その存在は診療所やハローワークなど、障害者が就労したいと思ったときにアクセスするところに情報共有されています。

 

しかし、そういった就労移行支援事業所に通う利用者の方々にも、「仕事の進め方」はプログラムとして教えられていないことが多いようです。

 

また、そういった就労移行支援のサービスを受けることができない方々、つまり限りなく障害者に近いのにその旨の診断が受けられずに、「健常者」として仕事をやらねばならない方々には、ほぼ何も手当てがされないというのが実情ではないでしょうか。

 

そういった、福祉による救いの手からこぼれ落ちてしまっている層に対して、この「仕事術図鑑」は一定の効果があると考えています。

 

そんな人たちへの支援の一形態として、このクラウドファンデングがある。そうご理解いただき、寄付をしていただければと思っております。

readyfor.jp 

物事を達成しやすくなるスキルの育て方

こんなツイートをしました。

 

「なるほど」「いいね」の効能

この考え方はとても良いと思っています。手段にこだわらずに目的を達成しようとお互い自由に考えられるからです。

 

「なるほど」「いいね」ではなく否定から入ってしまうと、よくよく検討したら良い目的だったのに…という場合に後戻りできません。

 

端(はな)から否定せずに、その結論や目的について検討してみようという協力的な姿勢が、もしかしたらより良い結論や目的を生むかもしれません。

 

否定から入ると話はそこで終わってしまい何も生まない。否定しない「なるほど」「いいね」から入ると、話が進み、なんらかの成果につながりやすい。そう言えるのではないかと思います。

 

判決の考え方、実は「結論ありき」

裁判官の判決の考え方は、この方法を採っています。まずは直感的に結論を出します。そして、その結論にたどり着ける事実や推論が揃えられるかを考えるのです。揃えられなかったら、その結論は間違いです。

 

大事なのは、直感、つまり最初に出た結論をむげに否定しないことです。だから、裁判官の頭の中では、ひとまずの結論を出す自分に対して「なるほどね」「いいね」と言って話を展開させるのです。

 

裁判は期日までに必ず結論を下さなければなりません。「いろいろ考えたんだけど、分かりませんでした」という判決文なんて見たことないですよね(笑)

 

「結論ありき」思考スキル

そうなると、相手が言ってきたことに対して、その目的・結論を汲みとれるかが大前提となってきます。たとえば、「今日、会社の登記簿謄本取りにいけるかな?」と言われて、今日取りに行くのが難しかったとします。そこで「今日は無理」とだけ答えるのは簡単です。ここで「なんで必要なの?」と聞けるかどうかが、結論を知るスキルの有無を分けます。

 

そこで「明日までに都に提出しなきゃいけない助成金の申請書類の中に、登記簿謄本があるんだよね」と言われれば、目的は「明日までに都へ助成金申請書類を提出」だということが分かります。そこまで分かると、「だったら、明日の午前中なら取りに行けそうだけど、間に合う?」というやり取りができるようになります。

 

最終的に何をしたいのか。つまり、結論や目的は何かを意識することを習慣化すると、提示された手順はできなくても目的を達成する方法を考えることができます。これが「結論ありき思考スキル」です。

 

結論ありき思考スキルの育て方

このスキルは、まずとっかかりとして「なるほど」「いいね」と開口一番言えるようになるところから始まります。それができれば、その後に「この件の結論・目的は何だろうか」と常に考える癖をつけることができます。この癖が身につくと、結論ありき思考が勝手に育っていきます。

 

さらに言えば、結論・目的を毎度言語化、つまり書き出しておくようにしておけば、スキルは急速に成長します。

 

タスク管理メソッド"GTD"は、目的の明確化・言語化を必須としています。「なるほど」「いいね」の後に必要になる、結論・目的を意識するスキルがガンガンに育ちます。

 

こちらの拙著の中で紹介している「手順書作り」でもチャプター1の「タスクに名前を付ける」という箇所で実践できますので、よろしければご覧ください。

 

また、それも含めた一連のタスク管理の基本が習得できるツール「タスクペディア」なら、無料で使うことができますので、こちらもぜひ。

タスクペディア 公式 / 社会福祉法人SHIP

新年の抱負めいたものを。

皆さま、あけましておめでとうございます。今年もよろしくお願いいたします。

 

「新年」ときたら「抱負」ですね。でも、これが当てにならないんです。ほとんどの場合、抱負を超える実績をあげているからです。自慢しているようでいやらしく響いてしまってたらすみません…。

 

年が明けても、引き続きタスク管理に精進していきたいと思います。昨年は「要領がよくないと思い込んでいる人のための仕事術図鑑」によって、タスク管理をよく知らない多くの方々へタスク管理の概念をお届けすることができた年でした(まだまだ足りないと思っていますが)。

 

今年は、その流れを継続しつつも、そろそろ体系化して学べるようにまとめられればなと思っています。分厚い専門書のような分量ではなく、1日やそこらで伝え切れる程度にまとめてパッケージングするイメージです。できれば、それを研修みたいな形で実践できる場をつくりたいですね。

 

それと同時に、私固有の経験談としてしかなかった「仕事がうまくいかなかった自分が、タスク管理を習得することで仕事が回るようになった」という内容を語れる人を増やす下準備を始めたいと思っています。

 

もちろん、仕事がうまくいかない理由は「仕事の進め方(タスク管理)を知らない」以外にもあります。性格が周囲の人たちと合わないなどというのが筆頭でしょうか。

 

ただ、タスク管理で仕事が続けていけて社会生活が送れるようになるという人も相当数いると思っています。そのような人たちに役立つものとして、もっとタスク管理を広めたいなと思うのです。

 

それには、おそらく私一人では足りません。私のような経験をしている人がハブとなって、もっとたくさんの人にタスク管理で人生救われた話を知って欲しいと思っています。

 

具体性に欠ける内容で恐縮です。でも、新年の抱負なんてそんなものじゃないですか?違いますか……すみません。大抵の場合、抱負のその上をいってしまうというのは先に書いた通りです。自分としては、具体的なイメージがつかないくらい、雲を掴むような(実現している姿を想像できない)話をしたつもりですので、それより上へいったら面白いなと。

 

関係各位、今年も楽しく、無理なくやっていきたいと思います。どうぞよろしくお願いいたします。

今年一年を振り返る

今年2020年も終わりが近づいてまいりましたので、振り返りを。

 

まずはなんといっても、本の出版

私の今年は「要領がよくないと思い込んでいる人のための仕事術図鑑」出版、これに尽きるのではないかと思います。 

 

おかげさまで、電子書籍あわせて発行部数は5万4千部(2020年12月現在)となりました。いまどきビジネス書で5万部以上いくのはなかなか無いことらしいので、とても嬉しく思います。

 

何が嬉しいかというと、共著者のF太さん、それとサンクチュアリ出版の方々と引き続き本を介した関係性が持てるということに尽きます。さすがに出版直後のようなお祭り騒ぎはなくなりましたが、継続して売れているとのこと。息の長い本になって欲しいものです。

 

以前の記事で、こんなことを書きました。

 

この「要領がよくないと思い込んでいる人のための仕事術図鑑」は、自分の経験から「こんな風に仕事をすすめるとラクですよ」という話をするイベントから端を発しています。読者さんはおそらく書いてある内容をそのまま実行したり、部分的に生かしたりすると思います。


そうしていくうちに、本が自信の源になっていくと嬉しいなと。

 

本の中身は、大別して「仕事の進め方の基本」と「個別の仕事術のヒント」に分かれています。本の内容を実践していけばいくほど、落ち着いて仕事に取り組めるようになるように書きました。だから、最終的には「中身は全部知っていて読むことはないけど、持っていることで自信が湧く」という存在になったら、私にとっては最高です。


ということで、本という体裁をとっていますが、ゆくゆくはお守りとしてお持ちいただきたいと思います。

hochebirne.hatenablog.com

 

この気持ちは今でも変わりません。学校で仕事の進め方についての基本的な方法論を教えない限り、毎年社会の荒波に飛び込んでいく大勢の人たちのうち、相当数が「仕事ってどうやるの?」「頑張って言われたことをやっているけど、やりきれない」とドロップアウト寸前に追い込まれるのではないかと思っています。そんな方々のために、どうかこの本をお役立ていただきたく。

 

本に関連した活動として、web媒体でのインタビュー記事や、Schooでの生授業、色々な方のウェブラジオ出演など、とても楽しくやらせていただきました。

 

本以外の活動について

本関係以外の活動はというと、毎週プログラムを担当しております就労移行支援事業所EXP立川での活動もとても実りあるものでした。

 

タスク管理を知らない利用者さんにタスク管理をお教えする。言うは易し、行うは難し。でも、今や利用者さんにとっては、「タスク」という言葉はとても馴染みのあるものになりました。私が原案のタスク管理習得支援ツール「タスクペディア」を使いながらのプログラム、確実に利用者さんの血肉になりつつあります。 

www.taskpedia.club

 

これはすごいことだと思っています。タスク管理は習慣化するにはあまりにも面倒くさいからです。それでも、なんとか自分なりに身につけているのを見ると、講師冥利に尽きるなと思います。なぜ身についているのかを文章化したいところですが、簡潔にお伝えするほどはっきりとしていませんので、また別の機会に。

 

実はストレスフルな一年だった!?

そんなこんなで、とても楽しいことが多い一年でしたが、こんなツイートをしております。

 

悪いことだけではなく良いこともストレス要因になるのだそうです。コロナ禍をはじめとしてネガティブなことも含めると、良いことも悪いことも盛り沢山な一年でした。そりゃ675点にもなるわけです・・・。

 

多分、全国多々浦々(つづうらうら)おしなべて高い点数になることと思います。皆さんお疲れ様でした!よく頑張りました!えらい!よっ大統領!

 

そんな2020年も終わろうとしています。お世話になった御方々、ありがとうございました。来年もよろしくお願いします。

 

とか書いてすぐ元日のブログであけおめ的なことを書いたりするんですけどね(笑)