タスク管理表使用例 その2

前回、田中さんから業務委託契約書の作成を依頼されたので、早速「契約書受付」シートに入力します。

入力後の画面がこちら。

ところで、GTDでは、成し遂げるべき仕事には「タスク」の他に「プロジェクト」という概念も用いています。

複数のタスクからなる仕事=プロジェクト

です。

今回の契約書作成という仕事は、小さなタスクを複数こなして完了するものなので、今後は、契約書作成という仕事自体を「プロジェクト」、そのために必要な小さな仕事を「タスク」と書くことにします。

「契約書受付」シートでの通し番号313を入力。

締結の相手方「ABC証券」

契約書名「業務委託契約」

依頼してきた人「田中さん」

をまとめて、

ABC証券_業務委託契約/田中さん

と入力。

ちなみに、契約書締結までのフローは、どの契約書も似ています。毎回同じようなタスクを入力する手間を省くため、あらかじめタスクに分解してテンプレートにしてあります。

タスク毎に説明します。

依頼

依頼者からの依頼に始まり、

管理表入力

「管理表」、これは今見ている「タスク管理表」ではなく、契約書受付の記録をした部内共有の「契約書受付管理表」のことですが、この管理表に受付したことを示す入力をします。

依頼者から必要事項提供

そして、どんな形で業務を行うのか等の必要事項の提供を受け、

法務確認

法務(私です)がその内容を作成し、雛形があれば確認します。明らかに違法だったり、当社に不利な部分は、必要があれば、条文を修正します。修正無しはあまりありません。

依頼者へ返答

修正したものをいったん依頼者へ返します。先方のABC証券へ「このように修正しましたが、いかがですか？」と聞いてもらうためです。

依頼者から返答

先方からの反応を受けた依頼者が、法務担当である私に返答してきます。「それでいいと先方は言っています。」「その修正はのめないと言っています。」等。

審査報告書作成

こちらの修正内容で合意してくれれば、社内決裁のために、法務のお墨付きである「法務審査報告書」を作成します。

依頼者へ返答

そして、その法務審査報告書と共に、

「では、これにて作成完了ですんで、契約書締結の決裁を受ける稟議申請を出してね！」と、返信します。

という流れをタスクに分解してあらかじめ書いておくことで、スピードアップと、やるべきタスクの抜け漏れ対策になります。

次回は、その他の事項の入力についてかきます。