タスク管理表使用例 その7

前回では、発生した仕事を進めた時のタスク管理表更新について説明しました。

 

今回は、タスクやプロジェクトが終了した時のタスク管理表更新について説明します。

 

前回、個別の業務シートのうちの１つ「契約書受付」シートをこのように入力して更新し、

 

このように、タスク一覧表示シートである「未完一覧」シートへ自動反映される、というものでした。

 

田中さんからの業務委託契約書作成依頼の仕事も無事終わり、管理表もその更新をします。

 

依頼者から3月16日に返答があり、

先方であるABC証券から、この契約書案で良いとのこと。

 

早速、法務のお墨付きである審査報告書を作成して、取引の成功を祈りつつ、社内決裁手続よろしく！とメールで返答します。

 

その内容を入力したのが下の画面。

 

タスク「依頼者から返答」

 

着手日、締切日、完了日に、3/16と入力。

 

状態欄に完了と入力。

 

備考欄には、「先方受け入れとのこと」と入力。

 

タスク「審査報告書作成」「依頼者へ返答」

 

着手日、締切日、完了日に、3/16と入力。

 

状態欄に完了と入力。

 

機械的にポチポチと入力します。

上の文章も、コピペです。

 

どう書こうか？なんて書いたら良いか？という「考える」ことをなるべく排除するようにしています。

 

GTDは、作業に余計な頭を使わないことを重視しています。

 

そして、それがどのように一覧表示「未完一覧」シートへ反映されるか見てみます。

 

 

ステータスが「完了」に変わりました。

自動反映です。

 

完了したタスクやプロジェクトは、そのまま「やるべき仕事」として表示しておく必要はないので、

 

 

エクセルのフィルタ機能を使い、

 

 

はい、消えました！

 

完了した仕事を非表示にしているだけで、データ自体を削除したわけではありません。

 

これを続けていくと、完了した仕事が記録として残りつつ、常に今自分がやるべき仕事のみが一覧表示されるという、優秀な秘書がいつも傍にいるような状態をキープできます。

 

「ABC証券との業務委託し件、どうだったんだっけ？」と訊かれても、

 

この画面を見ながら、

 

「3/16に田中さんから依頼があって、先方の契約書雛型を修正してその日のうちに合意してます。」

 

と、ただ読み上げるだけで即答できます。

 

これが私はなかなかできなくてダメ社員くんでして、こんな風に答えられるデキる社員を想像してため息をついていたものです。

 

何のことはない、タスク管理をしていればすぐに変わることができたのでした。

 

タスク（＝シングルタスク）とプロジェクト（＝複数のタスクから構成されている）を１つのリストで一元管理することについては、「できる」「できない」「やるべきではない」等、色々考えがあります。

 

私は、タスクもプロジェクトも同等に扱うことで、複数のリストを使い分ける煩雑さを回避するのが良いと思っています。

 

次回は、その例として、（シングル）タスクをどのように登録するかを説明していきます。