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ForGetting Things Done

「水のように澄みきった心」で頭空っぽに。

GTD用タスク管理ツール作成過程

私は、GTDを回すにあたって、タスクシュートやたすくま、remember the milk、Todoist等の既製品ではなく、自作のものを使っています。

 

というのも、そもそもGTDありきだったのではないからです。

 

それは、仕事がうまくできなくて悩んで会社に行けなくなったという経緯を辿った、私の通算2回目の休職明けのこと。

 

今度こそはちゃんと仕事ができるようになるぞ!

 

……これ、青二才の台詞じゃないですからね。四捨五入したらアラフォーの男の話ですよ。ああ情けない。

 

気を取り直して続けます。

 

やっぱり仕事のやり忘れ、抜け漏れは防がないといけないな!

 

ノートに書くと、並び替えたり、後になって探すの大変だからExcelに書いていこう。

 

「媒体にExcelを選択」

 

そう言えば、部長がくれたExcel進捗管理表があったからそれ使おう。

 

仕事の名前と、進捗管理のための細かいタスクが書けるようになっていて、発生日・着手日・締切日・完了日が書けるフォーマットでした。

 

思えば、これでしっかり自分とその部下(その時、私には部下が3人いました)をマネジメントするんだぞと部長の親心だったのでしょうが、今思えば私はこのフォーマットにたかをくくっていたんでしょうね。

 

休職明けなので、仕事はゼロから。

引き受けた仕事を入力していく。

周りはあまり私に仕事を振りすぎないよう配慮してくれるので、余裕を持って管理表に入力できる。

 

これ、他の人がやらなきゃいけないものまで自分の仕事みたいに見えちゃうな。

自分がボールを持っているのか、他の人がやってくれるのを待つのか分けとこう。

 

ステータス欄を追加し、自分がボール持ちなのか、他人が持っているのか、いつかやりたいことなのか、ただ単に期日がくれば発生するものなのかが分かるようにした。

 

全部の仕事を1つのシートに書いていたら、自分の仕事がこれからどんどん溜まってシートが縦にどんどん伸びてしまって探すのが面倒だな。仕事の分野ごとに分けるか。

 

「与信調査」「契約書審査」「取締役会議事録作成」「その他」といった形でシートを分けた。

 

たくさんの種類の作業をいくつも経て完了する仕事が増えてきたら、それぞれの業務分野のシートも縦に伸びてしまって探すのが面倒だな。

 

仕事の名前と、その発生、終了、ステータスだけを集約させたシートを追加。「どんな仕事が」「ボール誰持ちで」「いつ発生して」「いつ締め切りなのか」という情報が一望できる。

 

他の人はどんな感じで仕事の進捗管理しているのかな?そうだ、「タスク管理」で検索してみよう

 

この検索をしてみた結果、「GTD」を知ることになり、そこで紹介されている考え方やフローが、私のそれと似ていることに気が付きました。

 

以後、GTDをきっかけとして、タスク管理界隈にどっぷりと浸かることに。

 

ちょっと話がそれましたが、こうして私なりのGTDツールの基本は完成しました。今でもこの構成で十分使えています。

 

仕事をしたら、このツールに戻ってくるを繰り返しており、ツールを見て「あ、これまだだった!忘れていた!」と、抜け漏れを防いでくれた回数、数知れず(笑)

 

その他、GTDで必要とされている機能は全て入っており、GTDから得られる恩恵は全て受けられています。

 

「私はこれで人生が変わりました!」といった台詞は、週刊誌の裏表紙で札束の風呂に入っている人相の悪い兄ちゃんしか言わないものですが、私にとってのGTDはそれに近いくらい影響を与え、なおかつ今も与え続けているものです。

 

それ以来、Excelで何かを作るのが好きになるというオマケも付いてきましたので、そういった意味でも、タスク管理ツール自作はオススメです。