読者です 読者をやめる 読者になる 読者になる

ForGetting Things Done

「水のように澄みきった心」で頭空っぽに。

のきばトーク「プロジェクト管理ツール」

のきばトーク第9回を聞きました。

 

のきばトーク09
https://m.youtube.com/watch?v=vcALTMLLy0c

タスク管理界隈の先駆者、佐々木正悟(@nokiba)さん、倉下忠憲(@rashita2)さんの対談番組です。

 

今回は特にニヤニヤしながら聞きました。

 

倉下さんや佐々木さんが提示したタスク管理ツールについての問題に、自分のツールだったらこうやって運用して解決するなと思いながら聞くことができましたので、嬉しかったのです。

 

もちろん、完璧なタスク管理ツールは無いという、GTDの開祖デビッド・アレンの言う通りだと思いますので、色んな管理方法があるのだなぁと、これもとても興味深く聞きました。

 

なお、GTDでは「プロジェクト」と「タスク」をキチンと定義しています。

 

タスクはいわゆるシングルタスク。1つの行為、あるいはひと続きに密接に関連した複数の行為で完了するもの。例えば「トイレに行く」「誰々さんに電話をかける」「原稿を執筆する」

 

プロジェクトは、タスクが複数集合したもの。例えば「引越する」「書籍を出版する」

 

①粒度の違う「やるべきこと」を同じリストに並べられない

 

これは倉下さんの発言。

確かに、名刺を発注することと、本を出版するということは、1つのTODOリストに並べたくないですね。

 

②俯瞰で自分の位置、現状のポジションを確認したい

 

これも倉下さんの発言。

自分が今どれくらいのタスクやプロジェクトを抱えているか、一瞥するだけで分かるだけで、精神的に安定しますね。

 

私の場合、①②に対して、

 

・プロジェクトもタスクも同列にすることで、より俯瞰性を高くする

 

という解決策を講じています。

 

ただ、①には工夫をしています。

プロジェクト名の横に備考欄を設けて、「次に行う/行われるべきタスク」を書いておきます。

そうすることで、実質的な粒度をタスクに合わせています。

例えば、

 

名刺発注

本を出版する(目次を考える

※アンダーライン部分がプロジェクト中の「次にやるタスク」

 

という具合です。

 

事務仕事だからか、これで今のところ全てのタスクやプロジェクトを1つのエクセルシートに集約でき、心地良い俯瞰感(?)を味わっています。

 

タスクカフェというプロジェクトにすれば良いのか、タスクカフェ第⚫️回とした方が良いのか。

 

これは確か佐々木さんの発言だったかと。

これは「タスクカフェ」というコンテクストにすれば良いと考えています。

 

私は、コンテクスト毎にエクセルのシートを分けています。ここで言うコンテクストは業務分野です。

例えば、備品発注で一括り、契約書締結で一括り等々。

タスクカフェというコンテクスト内で、第10回、第11回というタスク、あるいはプロジェクトをツールに登録していく形が、自分にはしっくりきます。

 

プロジェクト管理ツールを見る必然性がなかなか作れないがタスクシュートはその必然性を付与してくれる

 

これも佐々木さんの発言だったと思います。プロジェクト管理をするためだけのツールを独立して使っていたら、それを開かなければプロジェクトは一向に進捗しませんね。

 

倉下さんが別の時に言った「いつも開いていることは自分にとって大事」という言葉と合わせて考えました。

 

内勤で、ほぼ常にデスクに向き合っている私は、タスクシュートの「これらを時間内にしないと今日の仕事の完了は午前3時ですよ」みたいなメッセージ性は無いのですが、締切の表示と、ボール自分持ちのタスク数の表示、そしてそれがPCのデスクトップに常駐しているという環境は、私にとっては十分な強制力になります。

 

強いて言えば、先送りしまくっていた頃のトラウマも、私をタスクの実行に向かわせる後押し要素になっているのかもしれません。

 

人をタスクへと駆り立てる強制力が無いツールを作る人は「やろうと思ったらできる人」

 

どれほどの駆り立て力かは場合によりますが、もしかしたら自分はやろうと思ったらできる人なんじゃないかと思うくらい、自然にタスクをサクサクこなせています。ただ、これはツールのおかげでもあると思います。

 

タスク分解するから油断する

 

分解して実行が容易な形になるから、いつでもできると思って先送りしてしまうとのこと。

 

確かに、それはあるかと。

 

容易に実行できない状態のタスクを先送りしたことしかありませんが、もしかしたら今後あり得ると思います。タスク管理にある程度成功した人が直面する問題ですね。

 

またお二人のこんな話聞きたいです。