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ForGetting Things Done

「水のように澄みきった心」で頭空っぽに。

打ち合わせでタスク管理のテクニックを使う

テクニックを使った打ち合わせは2つ。

 

1つ目は、タスクの見極めとタスクの分解。

 

もう1つは、「とりあえず着手するとタスクが容易に進む」。

 

1つ目は、技術部長に確認が必要な書類を、上司主導で作成しているという時のことです。

 

どうにも小康状態になり、「一旦やめて、明日再開しようか」とリーダーが話し始めました。

 

このタスクの目的を明らか(タスクの見極め)にすることにしました。

 

リーダーは、「明後日に全社展開すれば良いから、明日午前中に完成させて、技術部長にパッと見てもらえば、明後日には間に合う」とのこと。タスクの見極めはこれでよいとします。

 

そのためには、以下の段取りが必要ですね、とタスクの分解をして打ち合わせ参加メンバーに提示。

 

・自分たちで書類案を作成完了させる

・技術部長へ確認を依頼

・技術部長から返答

・返答がOKであれば、全社展開。返答がNGであれば最初に戻る。

 

ところで、技術部長の明日と明後日の予定はどうでしょうか?と確認したところ、明日スケジュールはかなりカツカツ。特に午後は来客対応が連続。明後日は出張で朝から不在。明日の昼頃に確認のお願いをしたとしたら、もしかしたら来週月曜まで確認はかかるのではないかという考えが参加者によぎります。

 

となると、どうにか今日中に書類の作成を完了させるのが良いですね、という雰囲気になり「よしやるか!」と退出時間ギリギリまで粘って完成させることができました。

 

2つ目は、これも締切ギリギリになりそうで、やめちゃおうか?という話になりつつある打ち合わせでのことです。

 

「あーもうめんどくさー!」という心の声が見え隠れする内容でしたが、締切が迫ってきていることもあり、「とりあえず、取っ掛かりだけやっておきませんか?」と提案。

 

「まぁ、それくらいならやっておくか!」という話になり取り掛かる。

その勢いで、そのタスク完了。「ちょっと手をつけておくと、そのタスクを完了させるハードルが下がるの法則」の効果を実感しました。

 

 タスク管理のテクニックに感謝するとともに、それを素直に受け入れてくれた打ち合わせの参加者の方々のありがたさを噛みしめております!