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ForGetting Things Done

「水のように澄みきった心」で頭空っぽに。

仕事が進まない理由

頑張ってるんだけど、なぜか仕事が遅いと怒られる

 

こんなことないでしょうか。

 

私はありました。

 

自分は頑張っている!と思っているので、怒られると「こんなに頑張ってるのになんで怒られなきゃいけないんだ!」と反感を覚えたり、自分を貶めたりします。

 

前者ならまだいい方で、くそー!という気持ちがさらに仕事を進める原動力になることもあります(ただこれは偏った体育会系の考え方に繋がるのであまりお勧めできませんが)。

 

後者は厄介ですね。何を隠そう私がこれで、何か注意されたり、ひどい時には単なるアドバイスをしてもらっても1人で「ああ、こんな自分はダメなやつだ」と落ち込んだりします。

 

話を戻します。

 

仕事ーここでは会社の事務仕事を想定していますーが遅いのは、果たして自分の能力の足りなさなのでしょうか。

 

ある特定の作業に対する能力が異常に発達した人でなければ、大差ないと考えています。正確には個人差はあるのでしょうけど、むしろ考えてもしょうがないというのが正しいですね。

 

私の実感から、仕事が進まない理由は以下の3つ。

 

①着手が遅い

②割り込み仕事からの復帰が遅い

③やたら時間のかかる段取りになっている

 

これらはいずれも、タスク(=仕事)の分解をすることで解決できると私は考えています。

 

タスクの分解とは「そのタスクの目的を明らかにし」「具体的な行動1つ1つまで細かく分け」「書き出す」ということです。

 

①に対しては、細かく分けられて実行しやすくなったまず最初の「具体的な行動」をするだけなので、解決します。

「部長に部会の議事録を提出する」という仕事があれば、以前作ったフォーマットがあるだろうから「前の回の作成担当者に議事録データをもらえるようお願いする」です。

 

②に対しては、例えば上の例で、前回担当者にデータ提供の依頼をし、その直後に上司から「おいちょっとこれやってくれ」と割り込みタスクが入った場合、割り込みタスクが終わった時に、タスク分解で書き出した段取りを確認して「ああ、今は議事録データ提供待ちだったな」とすぐに分かります。そうでなければ、「えーと、なんだっけ?」と最初から考えることも、私の経験上多々ありました。

 

③は、いわゆる段取り力を鍛えることがある程度必要になってきますが、頭の中だけで仕事の段取りを組むと、どこかで必ず抜け漏れが出てきます。余計な作業が発生します。それを避けるため、考えた段取りを書き出しておきます。そうすると、段取りを1つ忘れた!なんてことはなくなりますし、書き出すことで、段取りを見直すこともできるようになります。

 

この3点を意識して潰しておけば、ほぼ仕事は早くなると思います。

 

しかも、書き出してあるので「なにか忘れているかも!」という不安に駆られることもなく、いわゆるストレスフリーな心に近づくことができます。

 

これがGTDの根本思想の1つであり、タスク管理の効能です。