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ForGetting Things Done

「水のように澄みきった心」で頭空っぽに。

先日のイベント参加者からの質問へのご回答

先日開催したイベント「自分は要領が良くない、と思い込んでいる人のための仕事術」に参加された方からご質問をいただきました。

 

とても嬉しいです!自分がやっているタスク管理の方法について興味を持っていただけるなんて!

 

せっかくですので、ご本人の了解のもと、公開でご回答します。

 

質問①

タスク管理ツールの状況欄に完了後のレビューも書いていらっしゃるようですが、他に振り返りをやっていたらタイミングと方法を教えてください。反省点や課題をどのように改善や効率化につなげるか、明文化してやっていることがあったら参考にしたいです。

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回答①

状況欄は、完了後のレビューというよりは、その(小)タスク実行中にメモ書きする感じで書いています。時間をとってレビュー・振り返りをするということはしていません。

強いて言うなら、同じような業務ごとにシートを分けている(例えば「契約書受付」なら、契約書文章作成だけ、というように)ので、同じシートに別案件で同じような業務の記録がたまっていきます。前の案件の記録を参考にしながら、どんな段取りにするか、状況欄にどのようなことを書くかをブラッシュアップしていくので、記録が重なれば重なるほど、徐々に自分の型が決まっていく感じです。このプロセスを経ることで、結果的に反省と改善をしていることになっていると思います。

 

質問②

作業にどれくらい時間がかかるかといった記録はされていますか?されていない場合は、どのように予測していますか。私の仕事では、自分の作業時間の把握をしていないと、新しい仕事をうけるかどうかの判断ができないため苦労してます…。

 

回答②

記録はしていません。予測は、自分の見積もった時間の2~3倍としていることが多いです。発達障害の特徴でもあり、私に特に顕著なのが「時間の見積もりの不正確さ、少なさ」です。見積もりを正確にできるようにするという方向ではなく、自分の時間見積もりは不正確なものだという前提で仕事を進めています。1時間で終わるなと思ったら3時間かかると伝え、1日で終わりそうだと思える仕事を金曜日に頼まれたときは、火曜日か水曜日までかかると伝えています。

ただこれは、自分がどんな仕事をやっているかにもよりますね。私の仕事は、締め切りまで30分とか1時間というものは少なく、半日や1日単位のものが多いので、このようなアバウトな見積もりでやっていけてるのかもしれません。

また、新しい仕事を受けるかどうかは、時間も大切ですが、私はその仕事の緊急度、そして誰から依頼されているかといことも重視しています。社長が依頼してきた仕事は、よっぽどのことがない限り最優先でやります。

さらに、タスクを分解した結果すぐに他人へ振れるようであれば、他のタスクへの影響は少ないとして、真っ先に手を付けてすぐに誰かへ振ってしまうこともよくやっています。

多めに時間を見積もることで、割り込みタスクに対して柔軟性を持てて、余裕を持ったスケジューリングが出来、GTDの目指す「水のように澄みきった心」になおさら貢献しているのかもしれません。

 

質問③

新しい仕事をうけるかどうかにもつながりますが、自分がいつ頃空いているといったことの管理・確認されていますか?している場合どのような方法ですか?

 

回答③

厳密ではないですが、自分がいつ頃空いているかの確認は毎日始業時にしています。毎日このタスク管理ツールを開いて、自分ボール持ちのタスクを確認して、午前中と午後にどのタスクをやるかを想定します。ただ、割り込みタスクや他人からボールが返ってきて自分ボール持ちになるタスクも結構あるので、そのままいくことは少ないので、ガチガチにスケジューリングをするのではなく、ざっとツールの一覧表示を見て「こんな感じかなぁ……」と思う程度にとどめています。

ここでも重要なのが②で回答した「2~3倍の時間での見積もり」です。結果的にこれで結構余裕が出てきます。突発的に発生したタスクには、この余裕分の時間で対応します。余裕分の時間で足りなそうだったら、元からやろうとしていたタスクを、締切を確認してから翌日以降へ回します。

いずれにしても、厳密に時間を見積もって「何分空いている」と認識してやっているわけではなく、「今日」「明日」「2日後」というような単位で仕事の締切を考えています。

人によっては、その日発生したタスクはその日のタスクには基本的に入れない、という自分ルールを作っている人もいます。

 

 以上で回答は終わりです。

 

私のタスク管理手法の基となっているGTD「Getting Things Done」という手法は、時間管理という概念が無いと言われます。私は幸か不幸か、時間が足りなくてにっちもさっちも行かなくなったという経験がまだありません。

 

ただ、100個タスクが同時に発生して、全てが自分ボール持ちで、しかも全てのタスクがすぐに終わるようなものでない場合、多分私はやる気が失せるでしょう(笑)

 

そこまでの極端なことは無いにしても、タスク数が処理しきれないほど多くなったり、締切が分単位で迫ってくるという時には、GTDではどのように対応したら良いのか、正直分かりません。むしろ、GTDではどうにでもならないのでしょうか。これは、どなたかにお答えいただければ、私も知りたいです。

 

それはそれとして、まだまだ、先日のイベントの参加者の皆さまからの質問等は喜んでお答えしたいと思います!お気軽にどうぞ!