「仕事に追われるな。追う方になれ」とは？

よく目にしますね、この台詞。

業務タスクが快調に完了していけば、「仕事を追う」状態。

業務タスクが溜まるばかりで完了が追い付かないのは、「仕事に追われる」状態。

もちろん前者が良いですよね。

タスク管理を始めてからというもの、前者である日が多いです。そういった日、仕事は追うものじゃなくて待ち構えるものだという感覚が強いです。

というのも、「仕事を追う日」は、自分の抱えている業務タスクのうち、誰かの行動待ちの割合が多いんですね。

ある日のタスクの内訳を書きます。

未完了タスクが78個あったとして、自分がボールを持っておらず社内の誰かや相手方の会社のアクションを待っている業務タスクが69個。いつかできればいいというタスクが２個、期日が到来すれば自然に発生する「会議」などのタスクが２個。それ以外が、自分ボール持ちのタスクとなります。計算すると、自分ボール持ちのタスクは２個。

自分から積極的に動かなければいけないタスクはわずか2個。そして、他人のアクションを待っているタスクが69個。

他人のアクションを待っているタスクというのは、例えば「9月５日部署会議議事録作成」というタスクが「議事録文案を部長に提出してチェックをお願いしている」という状態は、部長がチェックするのをただひたすら待っているということになります。

イメージとしては、ボールを部長が持っていて、そのボールを投げてくるのを待つという感じです。なので、追うというよりは野球のキャッチャーよろしく、あらかじめボールを投げた相手からの返球を、どっしりと座って待ち構えるという構図が、よりしっくり来るのではないでしょうか。

そして、この待ち構える状態のタスクの、自分が抱えるタスクに占める割合が多ければ多いほど、精神的には楽なわけです。

そのためにはどうすれば良いか。

以前も書きましたが、タスクが発生したらとりあえず着手してボールを投げられるところにすぐに投げるのをお勧めしています。

大量のタスク、例えば１日に20個のタスクが発生しても全部ボールを投げれば、あとは待つだけです。簡単な話、20通の「これよろしくねメール」を送るだけでとりあえず済むかもしれません。

タスクの内容を吟味せずにやたら丸投げは相手に嫌われることもあるかと思いますが、とにかく細切れにして投げられるタスクは手当たり次第に投げる！ことはとても重要だと思います。

あとは、その相手がボールを投げ返してくるのを今か今かと待ち構えていれば良いのです。これを駆使するととても楽ですよ。