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ForGetting Things Done

「水のように澄みきった心」で頭空っぽに。

タスク分解のコツとその裏目的

ある仕事を依頼されたら、まずしなければいけないのは「その仕事は最終的に何をしなければいけないのかという目的を明確にする」「その目的に向かって段取りを組む」です。

 

その段取り組み、タスク管理界隈では「タスクの分解」「タスクの細分化」と言いますが、そのやり方の公式のようなものを自分なりに考え出しました。

 

その段取りは、次の3つの要素に大別できます。

 

①自分の作業

②その仕事を渡す、渡される

③打ち合わせ・会議

 

私の日常業務の中で例えます。小鳥遊株式会社との業務委託契約書の法務チェックというタスクにします。

 

・小鳥遊(株)の社内担当営業から、業務委託取引をするので契約書を締結したいと依頼を受ける・・・②

 

・取引内容のヒアリングをするため、営業担当と打ち合せをする・・・③

 

・業務委託契約書の当社雛形をこの取引に合うように修正する・・・①

 

・修正した契約書を営業担当を通して小鳥遊(株)へ渡してもらう・・・②

 

・小鳥遊(株)から文面OKの返答があったと営業担当から連絡を受ける・・・②

 

・法務チェック完了の報告書を作成する・・・①

 

・報告書を営業担当に送る・・・①

 

こんな感じです。

私の考える限り、少なくとも内勤の事務仕事はこの①②③の組み合わせで成り立っています。

 

これをすると、「具体的な行動に落とし込む」「完了までの見通しを立てる」という2つのことが実現し、タスク完了の推進力となります。

 

さらに「責任の所在を明らかにする」ことができるというメリットがあります。

 

もっと言うと「責任転嫁」ができる。これが裏目的です。

 

仕事が上手くいかない時は、意思の疎通が図れていなかったり、やり忘れていたりということが大半です。

 

記録に残すことで「打ち合わせでこう取り決めた」「いついつに契約書修正案を確かに送った」という確信が持てるようになり、自分がやるべきことはやったと思うことができます。

 

小鳥遊(株)から「契約書の締結がまだ出来ていないんですが、どうなっているんですか?!」とクレームがあった場合、「もしかしたら自分が止めちゃっていたかも知れない!」とブルブル震えることが無くなる、これはとても良いことです。少なくとも私にとっては、こういったヒヤリ体験をするだけで数十分から数時間は思考停止状態に陥りがちなので、死活問題です。

 

私と同じように、自分が何かしでかしたかも知れないと思い込んで、すぐに頭が真っ白になってしまう傾向のある人は、是非、自分の仕事の記録を細かいところまで分解して残すことをお勧めします。心穏やかに仕事を進めることが出来るようになります。