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ForGetting Things Done

「水のように澄みきった心」で頭空っぽに。

「自分だけのタスク管理ツール」作りませんか?

私が盛んに勧めているGTD(Getting Things Done)についてですが、実はGTDの講習に参加して習ったのではありません。それどころか、バイブル「ストレスフリーの整理術」すら読んでいませんでした。

 

タスク管理を少なからず知っている人は「じゃあ何でGTDについて偉そうに語ってんの?」とか「知りもしないのになぜ始められたの?」と、訳がわからないことと思います。

 

偶然だったんです。

 

「タスク管理」という言葉すら知らなかった

 

私がタスク管理らしきものを始めたのは一昨年の4月。仕事が人並みにもこなすことができず、自分で勝手に自己評価を下げて会社に行くこともできなくなって余儀なくされた休職が明けた時でした。

 

復帰したは良いものの、どう仕事をしていけば良いのかが見当もつかず。今の自分のままでは、また失敗を繰り返して休職するのを繰り返すだけだと思っていました。

 

この時点で「仕事術」や「タスク管理」という言葉をまだ私は知りません。

 

とりあえずエクセルに書き出す

まずは、依頼された仕事を忘れないように、TODOリストみたいなのを使ってみるかと、休職前に上司からもらった進捗管理表のようなものを自分のTODOリストとして使い始めました。

 

休職明けというのは、仕事が少ないんです。会社としても、いきなり負荷をかけすぎてまた休まれては困りますから。だから、一からTODOリストに仕事を書いていくのには適していました。

 

どういう仕事が、いつ依頼されて、いつ終わらせたのか。それだけを淡々と書き出して仕事を実行して記録。それが数日続いたと思います。

 

リストをいじる

仕事の記録が溜まってくると、ただ単に自分の仕事をエクセルに入力するだけだと芸がないなと思うようになり、業務領域に分けたり、どうせだから段取りを細かく分けて書いてみたり、進行中の仕事でも他の誰かが手を加えるのを待つのを区別したりしました。

 

休職明けの人にはあまり負荷をかけられないので、私は時間が有り余っておりまして、暇に任せて、エクセルの関数を覚えるのも兼ね自分なりにカスタマイズしたTODOリストのようなものができあがっていきました。

 

なぜか仕事が苦手ではなくなる

しばらくは自分なりに使いやすくカスタマイズしたそのエクセルを見て自己満足に浸っておりました。そして、なぜか安心して仕事に取り組むことができるようになり、会社を出たら仕事のことを忘れるという、以前の私が渇望していた状態が現実のものとなりました。

 

上司にも緊張せずにきちんと相談や報告をすることができ、確実に仕事を1つ1つ完了させていっているという自信が湧いてくるようになりました。

 

ググったら同志がいた!感動!

何か参考になる情報はないか?とググったら、「タスク管理」そして「GTD」の文字が。暇に任せて(笑)読むと、自分がエクセルの表でやっていることと全く同じ話をしているではないですか!?全身がカーッと熱くなり、とても感動したのを覚えています。

 

エクセルを見てはニヤニヤ

それ以来「もしかしたら、自分はとても素晴らしい仕事のやり方を知らず習得してしまったのではないか」と嬉しくなり、自分が作ったエクセルにそれが生かされていることをGTDについてググっては確認してニヤニヤする幸せな(笑)毎日を送りました。

 

復職してから、ここまで約1ヶ月程度だったと思います。

 

タスク管理習得の壁への特効薬

ニヤニヤしながらエクセルを眺めている成人男性はとても薄気味悪いものですが、そんなことはお構いなく私がお勧めできることがあります。

 

それは、自分でツールを作ってみることです。当たり前ですが自分のニーズに完全に対応しますし、そうやって作ったものに対する愛着はかなりのものです。

 

既存のアプリやソフトを使うと、ただでさえ続けることが難しいタスク管理が、「使い方がよく分からない」「使いづらい」という理由で続けられなくなることが往々にしてあります。これを避けることができます。

 

そんなこと言ってもツールなんて!

GTDの本読んでも分からない、難しい!その上ツールなんて作れないよ!という方、まずは簡単なTODOリストから作ってみてはいかがでしょうか。

 

通し番号、仕事の名前、開始日、終了日、とりあえずこれだけでリストを作るところからやってみると良いと思います。

 

あとは、自分の「ここはもっとこうしたい」といった欲求に従って手を加えていくだけです。

 

それが難しいんだよ!という意見はあると思いますので、あくまで私の一例としてご参考までに。