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ForGetting Things Done

「水のように澄みきった心」で頭空っぽに。

タスクは完了しまくる必要はない

タスクが飽和するから管理する

タスク管理するのは、自分の処理能力を超える量のタスクが発生するからですよね。一刀両断、ばらり、ずん!と全てのタスクが同時に完了できれば良いのですが、これは不可能です。

 

1つ終わったら次の1つ、と直列にタスクを完了させていくというのが次に理想的なタスク処理法ですが、1つのタスクを完了させるための時間が経過する途中にその他のタスクの締め切りが来て火を噴いたりします。

 

細かくしてすぐ渡す

タスク管理のイロハのイ、タスクを細かく分解することが、この事態への手助けとなります。仕事上発生するタスクは、最初から最後まで自分が全ての作業をやることは少ないと思います。

 

例えば、簡単な資料作成だって、自分が資料を作る→上司が確認をする、といった具合に2つの段取りに分解できます。自分が作業をするという段取りを終わらせて、速やかに上司に渡してしまえば、いったん自分の手を離れるわけです。

 

すぐにタスクを完了させる必要はない

こうして、いったん自分の手を離れたタスクは戻ってくるまでは何もしなくていいわけで、他のタスクに着手しても良いわけです。つまり、1つのタスクを完了させなくても、他のタスクに手をつけて良いということになります。この連続で、少しずつタスクを細切れで実行していき、段々とタスクが完了していく、という寸法です。

 

進捗把握が不安をなくす

いったん手を離れたタスクがどうなっているのか、渡した資料はいつ返ってくるのか心配になるかもしれませんね。少なくとも「今、上司が資料を確認していて、大体2日くらいで確認は終了する予定」と、そのタスクについての情報として紐付けておけば安心です。後は、上司に「あれ、どうなりました?」と聞くだけです。

 

これが「仕事に追われない」という状態であり、追い立てられるストレスや不安がなくなるという、とても良い効果があります。

 

タスクに呆然とする必要はない

タスクが発生した時に、そのあまりの巨大さ、難しさに呆然とするかもしれませんが、分解して少しずつ取り組めば、いつかは切り崩して乗り越えられるものだと安心して取り組めます。それを可能にするのが、GTDも含むタスク管理という方法論です。