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ForGetting Things Done

「水のように澄みきった心」で頭空っぽに。

クローズドリストでプロジェクトを管理する

のきばトークでの話題

第21回のきばトークを聞きました。


のきばトーク21

 

クローズドリストでプロジェクトを管理するのはほぼ不可能という話題が出まして、それについて私の管理方法を書きたいと思います。 

 

クローズドリスト

「閉じられたリスト」とでも言いましょうか、いわゆる、1つの行動のみで終わるもの(=タスク)がズラッと並んでいるリストです。このリストには、基本的にすぐに手をつけることができ、完了できるものが並んでいます。そして、そこにあるタスクは増やしません。

 

オープンリスト

クローズドリストに対して「開かれたリスト」です。いくらでも追加可能なリストです。そして、上記で説明した「タスク」のみでなく、複数のタスクによって構成される大きなひとまとまり(=プロジェクト)もここに入れることができます。

 

例えば、夕飯の買い出しに行くというプロジェクトは、レタスを買う、肉を買う、米を買う、豆腐を買う、ネギを買う、味噌を買う、といったタスクによって構成されます。

 

クローズドリストでやること把握

これからやることは何か、さしあたって自分は何をすれば良いのかについて明白にやるべきことを教えてくれるのがクローズドリストです。オープンリストは、後から続々と発生するやるべきことがボンボン追加されていくのと、そのやるべきことにはタスクだけじゃなくプロジェクトも含まれてしまうので、さしあたっての拠り所にするには、よろしくないのです。先の夕飯の買い出しの話で言うと、買い物には何を買うか列挙したメモを持っていくことで足りるのであって、現在取り組んでいる町内会の議題のコピーや会社の資料、検討している保険パンフレットをごっそり持っていくことはしない、というようなものです。

 

タスクとプロジェクトの並列

では、「田中さんに電話で打ち合わせの時間を伝える」というタスクと「今月の社内備品の使用状況表作成」というプロジェクトが目の前にあるやるべきことだった場合、どうクローズドリストへ落とし込むのでしょうか。

 

クローズドリストに「田中さんに電話」「備品使用状況表作成」という2項目を書き出せば済むのでしょうか。

 

多分、「備品使用状況表作成」をもっと細分化した「クローズドリストの詳細リスト」のようなものが必要になってしまいます。これは煩雑ですね。少なくとも私には難しいです。「各詳細リスト管理リスト」なんてものを作らなきゃいけなくなります。

 

プロジェクトを分解

これに対しては、私はプロジェクトをタスク①②③に分解して、

 

田中さんへ電話

備品表作成プロジェクト①

 

というクローズドリストを書き出します。①を実行したら次に、

 

田中さんへ電話

備品表作成プロジェクト②

 

そして②も実行したら、

 

田中さんへ電話

備品表作成プロジェクト③

 

という風に書き出します。これで、常に1つのクローズドリストで済むようにします。

 

①②③と3つの変化に対応するため、紙だと3枚必要ですが、エクセルだと自動的にこのように変化させることは可能です。このようにして、クローズドリストでもプロジェクトを管理できるようにしています。

 

タスク管理について知識のある方は、「これじゃオープンリストじゃなくてインボックスじゃないか」とお思いになるかと。おっしゃる通りで、今の私にはこの2つの違いがいまいち分かっておりません。同じものじゃないかと考えています。もしこの認識が間違えていたらお教え頂きたく。あるいは合っているよ!というご意見も大歓迎です。よろしくお願いします。

 

追記

上記でクローズドリストと私が言っているものは、閉じられていない(1日のうちにタスクが追加されている)のであればオープンリストだとの指摘をタスク管理哲学者イド♂さん@idomars からいただきました。確かに、内容が同じ日で変わったら「これさえすれば良い」という安心感のあるクローズドリストではありませんね。