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ForGetting Things Done

「水のように澄みきった心」で頭空っぽに。

Oさん、タスク分解のメリットを実感!

タスク管理武者修行中のOさん

先日、仕事量が多い上に溜めがちで、すぐ自分を責める傾向にある営業事務の要OさんにGTDと私の自作ツールを紹介しました。

 

仕事が手に付かない状況を打破したいと、死に物狂いでタスクをツールに登録し、バッタバッタとタスクをこなしていっています。

 

エクセルにも長けているので、私のツールの面倒臭い関数もすぐに理解し、カスタマイズまでするようになりました。

 

優先順位がつけられないという悩み

そんなOさんがタスク管理に関する悩みを打ち明けてきました。優先順位がつけられないというものでした。

 

確かに、GTDは次に行うべき具体的な行動を目の前に並べるところまでは確実にできますが、それをどのような順番で実行していくかについては、特段決まったルールを設けていません。

 

Oさん、早めにやりたいと思っているタスクがどうしても残ってしまって、自分で考えている順番でタスクをこなすことができない、とのこと。

 

実は着手できないという悩みだった

Oさんのこの悩みをよく聞いていくと、どうやら優先順位がつけられないという悩みではなく、やろうと思っているタスクに取り掛かることができないという悩みだったことが分かりました。

 

試しにどんなタスクに取りかかれないのか聞いてみると、「ある大手得意先に対する債権管理に関する新たなフローを決めて運用する」というものでした。

 

これはきっと「手が付けられないタスクはすぐに実行できるレベルまで分解する」という対策をすればできる!と思い、さっそくやってみました。

 

タスクの分解を一緒に

「何に取りかかれないんですか?」

「これです(とツールの一点を指差す)」

「ふむふむ、『新しいフローについて営業事務に了承を得る』ですか」

「はい、なかなかこれができなくて」

「新しいフローって、もうできあがってるんですか?」

「はい」

「じゃあ、次は何をすればいいんですかね?」

「うーん、メールでウチの部署の営業事務さんに聞いて」

「うんうん」

「オッケーもらったら、このエクセル(新しいフローに沿って運用するためのツール)を部内共有フォルダに入れる」

「おー」

「……ぐらいですかねぇ」

「なるほど。じゃあまずこの『新しいフローについて営業事務に了承を得る』を消して、行を追加して、」

「え?消すんですか?」

「はい。それで、『SさんとKさん(営業事務のお姉さん)に新しいフローについてメールで確認』『SさんとKさんから返答』という風に分解してみましょう」

「はい(カタカタ…カタカタ)」

 

Oさん喜ぶ

かくしてタスクの分解がされたタスク管理ツールの表示を見て「おお!これはできますね!とりあえずメール出せば良いんですもんね!」と破顔して喜んでいました。

 

頭の中から出す効能

私のしたことと言えば「うんうん」とか「それで?」程度のものでしたが、Oさんの頭の中にあった「SさんとKさんにメールを出す」「オッケーと返答をもらう」という2つのプロセスを引き出すことができました。

 

それくらい頭の中にあるだけで実行できるよ、と考える人が多数だと思います。ですが、やはり頭の外に書き出すことで改めて把握できることがあるんでしょうね。

 

Oさんの笑顔にこちらまで嬉しくなって、私もその日一日ずっと上機嫌でいることができました。ありがとうGTD!そしてOさん!