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ForGetting Things Done

「水のように澄みきった心」で頭空っぽに。

「自分の仕事どれくらいあったっけ?」という見直しの頻度

ひっきりなしに舞い込む仕事

 様々な物事が、私たちの能力を超えるペースで舞い込んできている。(中略)突然降ってきたものを収集することはあっても、その場で意味を見極めて整理するようなことはしないほうがいい。

 ( 「ひとつ上のGTD ストレスフリーの整理術 実践編――仕事というゲームと人生というビジネスに勝利する方法」より)

 

GTDの開祖デビッド・アレンによる著作の一節です。例えば、自分用のTODOリストがあって、トレイやフォルダ分けしていた場合、仕事が発生したらとりあえず何もかも全部放り込んでおく箱に入れておいて、時間ができたら各トレイやフォルダに分けましょう、ということです。

 

確かに、「この仕事の目的は何か」「カレンダーに記入すべきか」「いつかしたい仕事にあたるか」などと、仕事が発生するたびに吟味している暇はないことが多いですよね。

  

「とりあえずメモっておくこと」がはらむ危険

私も、自分のエクセルのリストに入力するのが億劫で、とりあえずノートにメモっておくことがあります。上記の例では、何もかも全部放り込んでおく箱が、私にとってのノートになります。走り書きでも良いので書いておくと、後でエクセルのリストに自分の仕事として入力するのに助かります。

 

ただ、放置の危険性が常につきまといます。ノートに書きっぱなしで、リストに入力されないままの仕事がありはしないか。「無い!」と自信を持って言えるほど、私の記憶力は良くありません。むしろ、「短期記憶」については並の遥か下です。メモをしたことを忘れたら、その仕事は実行されずに抜け漏れ一直線です。

 

転記コストの壁

面倒臭がらずに、都度ノートからエクセルのリストに入力すればいいじゃないか、という意見もあるでしょうが、このノートからエクセルへ仕事の情報を移す手間、転記コストを侮ってはいけないと思います。これは、仕事を抜け漏れなくやり遂げるためには大きな壁だと思います。そして、「その仕事の情報を入力するのを先送りしたとき」にその壁は目の前に立ちはだかります。

 

そして忘れる

1回先送りすると、なぜか先送りの連鎖が続きます。面倒臭いと思って先送りすると、その次には面倒臭さが倍増し、その次は3倍、4倍、n倍と増加していきます。先送りが続きますます手が付けられず、入力し忘れる。自分の負けパターンです。

 

対策

そのために私が行っている対策は、仕事(を細かく分けた段取りの)1つを終わらせたら、必ずエクセルの管理ツールに戻り、リストの見直しをします。その間に新たな仕事が発生していたら、その際に転記。管理ツールと、その仕事の作業をする場所(あるいはアプリケーション)の間を行きつ戻りつすることで、絶えず自分が抱える仕事の進捗を最新の状態にアップデートするのです。

 

対策は人それぞれ

このやり方はとても有効ですが、内勤の事務作業主体の職種であればこそ有効なんですね。外出が頻繁に発生する人は、このやり方はきっと合いません。また、私と同じような内勤の事務員でも、リストの見直しをすることで集中力を削がれるのであれば、もっと見直しの頻度を低くする等、個々人のカスタマイズは大いにあり得ると思います。

 

一般的には週次?

頻度や期間の決めはありませんが、自分の抱える仕事の進捗を把握できるリスト等のツールを、定期的に最新の状況をアップデートするというのは外せません。デビッド・アレンは、「週次レビュー(週次見直し)」という言葉を用いて、見直しの重要性を説いています。一般的には少なくとも1週間に1回は、見直すと良いようです。