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ForGetting Things Done

「水のように澄みきった心」で頭空っぽに。

仕事を細かい段取りへ分解すると作業量が減る

タスク管理について鋭い考察をし続けるひばちさん(‪@Evaccaneer)のツイートを読んで考えました。

 

 

きっと出てくる疑問

仕事を段取りに分けることは大事なんです。こう言うと「そんなことは耳にタコができるくらい聞いているよ…」とうんざりされると思います。そして、「段取りに分解したら、『今どこの段取りの最中か』など確認したりして、その都度復帰するのに余計に手間がかかるのではないか?」と思う方もいるのではないでしょうか。

 

確かにそうです。その手間はあるかもしれません。いや、確実にあります。でも、それ以上にかかる手間を省くのです!と言いたい。

 

分解のメリットもしくは利息減らし

仕事を細かい段取りに分解をするということは、目的地までの最短コースをあらかじめ決めるようなものです。車ならカーナビがありますが、仕事はナビをしてくれる先輩社員などがいなければ自分で仕事完了までの最短コースを決める必要がありますね。最短の道順が明確になると、要らぬ道草を食ったり迷ったりしないで済む。つまり、仕事の段取りをあらかじめ決めておけば、やらなくてもいい作業をしなくて済んだり、ボーッとメールを眺めたり、あれこれ考えたりすること(無駄な作業:利息)を減らすことができるということになります。

 

見える化の勧め

道順を明確にする必要性が分かれば、早速それを書き出して、後で迷いそうになった時にその記録を参照して正しい道順を思い出すのが必要になってくることは分かると思います。思い出せなければ、結局他のルートを辿ったりしていらぬ手間を取ってしまうことにもなる。つまり無駄な作業をして、利息を多く支払うことになる。その意味でも仕事の完了に向けて段取りを書き出すことは大事。

 

これこそが業務の効率化

タスク管理が「やるべきことを書き出す」ことをことさら強調するのは、この見える化が大事だからです。最初に仕事の段取り・手順を書き出すだけで、全体的な作業量が減り、その結果短時間で仕事を完了できる。タスク管理による業務の効率化の本質はこれです。「業務の効率化」って良い響きだけど、どこか違う世界のもののような感じがする、というのが多くの人の感覚ではないでしょうか。これです。決して難しいことじゃない。こうして、仕事にかける時間を短縮していけるんです。やるか、やらないか。もう答えは決まっていますよね?