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ForGetting Things Done

「水のように澄みきった心」で頭空っぽに。

タスク管理ツールを業務に積極活用する

フレームワークとして活用

自分のタスク管理ツールは、案件ごとに各段取りへ分解され、それぞれにメモ書き、発生日・着手日・締切日・完了日を記入するようになっています。

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私が扱うおよそ殆どの業務タスクは、頭の中にこれを思い浮かべながら報告や相談をすれば、自然と分かりやすい形で伝えられるようになっています。

 

「○○さんの覚書作成の件ですが、3月29日に弁護士へ投げていまして、現在その弁護士からの返答待ちです」

 

という具合です。思い浮かべるまでもないですね。この画面を見ながら報告すれば事足ります。

 

業務に直接ツールを生かす

さらに、私の会社における立ち位置「社内唯一の法務スタッフ」として、社内文書のフォーマットにもこのフレームをシレッと入れています。

 

契約書の内容をキチンと法務が見ている証として「法務審査報告書」という書面を添付して社内決裁の申請をするようにしました。この法務審査報告書のフォーマットは、私のタスク管理ツールの上記の画面の一部をコピペするだけで完成します。具体的には、いつ・どのようなアクションがあって、どういう内容のやりとりがあり、どのような文言修正をしたのか、といった情報が時系列でまとまっているものになります。

 

社内文書を30秒とかからずに作成する事ができ、そのためにはタスク管理ツールのまめなアップデートが要求されるという、ますますタスク管理が捗る仕組みを、会社の業務フローの中にこっそり組み込んでおります。