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ForGetting Things Done

「水のように澄みきった心」で頭空っぽに。

偉い人のタスク管理

偉い人にタスク管理は必要か?

私は偉い人になったことがないので分かりませんが、ずっと秘書がついている人がいれば、もしかしたら不要なんじゃないかと思います。究極的には、偉い人は枝葉末節の作業はさせずに、ただ目の前にあるものを判断するということのみをやってもらうだけで良いんじゃないかと。

 

真のタスク管理は1つ?

いろんな立場の人がいて、それぞれの立場でのタスク管理があると思います。会社にずっといる人、しょっちゅう外出している人、部下のいる人・いない人、個人事業主の人。それぞれの仕事のやり方に合わせてツールや方法論が違ってきます。

 

誰のためのタスク管理?

では、私がここで勧めている方法、ツールは誰のためか。これは非常に具体的です。以下の3つに集約されます。

 

①内勤(会社にずっといる)

②事務職

③部下はあまりいない(いて数人)

 

①内勤

これは、使用しているツールがエクセルで、自分のPCが常に目の前にある時に最も最適化されるから、という理由です。電話やメール、口頭で仕事の依頼があり、それをすぐにエクセルのタスク管理ツールに入力できる環境で最も効力を発揮します。

 

②事務職

例えば、右からきた肉の塊の上にグリーンピースを乗せるだけのような仕事は、そもそもタスク管理をさほど意識しなくてもきちんと仕事が完了できます。少し範囲はズレますが「ホワイトカラー」と言われて想像できる仕事をしている人たちのことを念頭に置いています。基本的に、体を動かさずに完了できるような仕事のイメージです。

 

③部下はあまりいない

自分が仕事の依頼を請け負って、自分が手を動かして依頼主に返すという流れを想定しているので、部下の存在を前提としてはいません。私のタスク管理ツールはプロジェクト管理にも使えるっぽい感じですが、部下を持ってこのタスク管理ツールを使ったことがありませんので、経験談は語れません。

 

つまり平社員のためのタスク管理?

ここまできたらもうおわかりでしょうが、ヒラのためのタスク管理なわけです。偉い人は、タスク管理ツールが担っている役割を、他の人がやってくれるので、逆にそのような人にはタスク管理をさせては勿体無い、ということになりましょうか。

 

なぜ?

なんでこのような限定的な運用なのかと言うと、上記①②③のような仕事の内容による制限もありますが「平社員にすらなることが難しい」経験から、まずはその人たちの役に立つ何かを探していたという私の経緯によるものが大きいです。

 

入口はこのような方法論のタスク管理ではあっても、根底には、仕事をうまくこなしていくためのエッセンスがあるのではないかと感じています。

 

偉い人のタスク管理とは?

出世して仕事内容が変わったとしても応用していける自分なりのルール(かっこよく言うと「仕事に対する哲学」)が身につくものだと思います。これではないかと。

 

まずはタスク管理の基本的なことを、ツールなどを利用して自然に身につくような仕組みを作り、そこから自分なりの仕事の進め方を生み出す。そうしているうちに実績を積み重ねて職位が上がる。そんなストーリーが容易に想像できます。

 

そんな風にして、段々とタスク管理、というかGTDの言う5つのフローのうち「収集」「整理」「処理」「見直し(レビュー)」の要素が少なくなり、「実行」のみになっていくのが、偉い人のタスク管理ではないかと思います。