曖昧な依頼が来たとき

タスクの「処理」

GTDの大事な5つのプロセスのうち「処理」というものがあります。私にとっては、発生したタスクの目的を具体的に明確にするプロセスだと考えています。実際、タスク管理ツールに入力する際に具体的になっていないと、入力してから後でそのタスクを見返しても「う〜ん、これ何だったっけ？」と、先送りの元になってしまいます。

例えば「小鳥遊くん、あのー、この間の、アレ。そう、あのアレ来週くらいまで頼むね。」と言われたら、以下のように質問して、タスクを具体的にします。

「アレ」

アレって何でしたっけ？と聞き「部会の議事録」という話になるまで質問し続けます。

「来週くらい」

来週のいつまでにお出しすればいいですか？と聞き、締切の日を設定する。させる。

「頼むね」

「では、議事録をワードで作ってPDFでお送りしますね」と、どのような形で欲しいのかを聞いて確定させる。

このように具体化しないと「このあいだのアレを来週くらいまでに終わらせる」という、何とも実行しようのないタスクになってしまいます。

曖昧な依頼「花見したいね〜」

この話は、先日開催したイベントで挙がった質問です。上司から、仕事上の指示ではない感じで「花見やりたいね〜（チラッ）」と振られた時に、タスクとして管理するべきかどうか、といった内容の質問がありました。

それに対してお答えしたのは、

「いつやります？」

と答える、というものでした。つまり、具体的なタスクとして明確化するわけです。それに引き続き、「どこでやります？」「誰呼びますか？部のメンバーでいいですか？」等質問を続けて、

4月22日（土）10:00〜会社近くの○○公園で部署のメンバーで花見をする

という「いつ」「どこで」「誰と」が決まった具体的なタスクに仕立て上げて、タスク管理ツールに入力する、ということになります。

もちろん、花見に行きたくなければ、「花見ですかー。いいっすねー。あっすみません、仕事の話なんですけど……」と華麗にスルーするということもできます。発生しかかったタスクを消滅させるという、これまたタスク管理の１つの方法です。