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ForGetting Things Done

「水のように澄みきった心」で頭空っぽに。

翌日の仕事の準備はしない

仕事の準備はしない!

キャッチーで刺激的なタイトルですが、私はそう思っています。仕事の準備のためにあえて時間を割くことはもったいないと考えております。たまたま見たブログにこんな話がありました。 

the5seconds.com

 

一日の仕事の終わりに、翌日の仕事の準備をする

 

ふつうの人は、一日の仕事が終われば、そのまま退社しますが、仕事の早い人は、もう一仕事してから帰ります。

次の日にすべき仕事について、「何をしなければならないか」「何からすべきか」を考え、その仕事をする上で必要になる準備をしておくのです。

こうすることによって、翌日の仕事のスタートダッシュが切りやすくなり、常に他の人より一歩先に行く仕事の進め方ができるというわけです。

 

準備はしなければいけない

矛盾したことを言うようですが、仕事の準備はしなければいけないと私も思います。段取り8割という話はまさにその通りですよね。準備というのは、つまるところ「翌日、あるいはこれから取り掛かる仕事の段取りを明確にしておくこと」だと私は理解しています。それが正しいのであれば、私は翌日の仕事の準備を毎日欠かさず行っています。

 

準備って?

上記の私の理解が正しいのであれば、私のタスク管理ツールを現状に合わせて更新しておくことがイコール準備をすることであり、翌日へ継続する仕事をタスク分解してツールに書いておけば準備完了となります。各仕事の小さなタスクをこなすごとにその進捗をツールで更新しておけば、何も時間をとって翌日自分は何をするかという準備をする必要は無いわけです。

 

準備をしない、という意味

つまり「準備をしない」ということは「準備に期間を割かない」ということです。仕事を実行していると同時に自分の抱えるタスクのレビュー(見直し:自分のタスクが実行された結果を反映させるプロセス)をしていれば、新たに自分の仕事の準備をする時間を確保する必要は無くなるということです。

 

始業前の準備時間

そういった感覚、進め方で仕事をしていると、始業時間●●分前には出社して、その日仕事を始める準備をし、始業時間と共に仕事が始められるようにしなさいという指示はとても無駄に感じられるようになってしまいました。始業前に改めてその日のタスクを洗い出し、やるべきことを明確にして書き出して、といったことは、タスク管理ツールを立ち上げれば済むことなので、極端な話始業2分前に席に着いたとしても、PC立ち上げ時間さえあれば、すぐに仕事を始めることができます。

 

タスク管理の寄与

ということで、タスク管理は私から「翌日の仕事の準備をすること」や「始業●●分前には出社して仕事の準備をすること」を省いてくれました。これは、時間短縮だけでなく、自分にのしかかる精神的な負荷を軽減することにもなりました。