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ForGetting Things Done

「水のように澄みきった心」で頭空っぽに。

機械のように自分の動作を細かくチェックする

プログラムによって機械は動く

当然のことながら、機械はあらかじめプログラミングされた内容の通りに動きますね。機械が「お、あっちの方が居心地良さそうだ」とか言って工場内を勝手に移動してしまったりはしませんね。「おいコラ!」と機械を叱らなければいけません。むしろそんな機械があったら、それはそれで人間的で愛されそうですが。「カチョウ!マタヤッテシマイマシタ!スミマセン!」とか「ヤベ!ニンゲンガキタ!イソイデモチバニモドレ!」とか、愛嬌があっていいじゃないですか(笑)

 

そんな可愛い機械が生まれるのはまだ先のようで、業務に使われる機械は、我々が日常的に使っているPCや勤怠の打刻機なども含めて、あらかじめプログラムされた内容に沿って正確に動きます。

 

言葉は様々な動作をまとめるもの

「社会の歯車」とはよく言ったもので、業務を行う上で、我々は自分自身を機械や部品とみなす傾向があります。プログラムは上司からの業務の指示や業務マニュアルであり、我々はその指示やマニュアルに寸分違わず従って成果物を作り出します。

 

その指示やマニュアルの内容は、例えば「新しい取引先の登録申請をしておいて」とか「今月の経費の仕訳をしておいて」とか、端的に示されます。「まずPC開いてー、次にスタートボタンを押してー、それから取引先管理表のエクセルを開いてー」などと、一挙手一投足を事細かに言うことはありません。それらをまとめたものが「新規取引先の申請」であり「経費の仕訳」です。あらためて思いますが、言葉って便利ですね。

 

タスク管理で意識しなければいけないのは、その逆をすること

しかし、便利なだけに落とし穴があります。これが「言った言わない」の問題として、世間一般そこかしこに発生していますね。「新規取引先の登録してって言ったよね?」「ええ、A社さんですよね?」「違う!B社だ!」といった、ミスコミュニケーションです。

 

そのミスコミュニケーションを避けるためには、いったんまとめた細かな動作をばらして、それぞれの動作が妥当かどうかを再検討しなければいけません。プログラム内容の再検討が必要です。1つの言葉にまとめた各動作をもう一度分解することになります。

 

回路が出来上がっていれば、スイッチを入れるだけで完了する

分解した各動作の検討が終わり、プログラムを再度走らせて問題無いことが分かれば、また「新規取引先登録申請」という言葉を入力するだけで、我々こと機械は正常に作動します。ここでいうプログラムの分解、検討、再構築、そして実行へと至る各プロセスが、タスク管理です。

 

回路が出来上がっていると勘違いしていると、抜け漏れが発生してしまう

一度組んだプログラムが過不足無く正しければ二度とミスは発生しないわけですが、そうは問屋が卸しません。業務は日々変化するので、定期的にプログラム(=業務フローやマニュアル)はメンテナンスをする必要があります。そうでないと、抜け漏れが発生してしまいます。

 

さらに問題なのは、人間は機械のようにプログラム通りに必ず動くわけではないということです。新規取引先の登録の申請をすぐにやって欲しいのに、メールをチラチラ見るわ、同僚と雑談するわ、別の優先順位が低い(と依頼者は思っている)業務に先に着手してしまうわで、思い通りに動きません。その結果、抜け漏れや忘れ、納期遅延等といった問題がさらに生じるわけですね。

 

また、自分に課された「新規取引先登録」という業務に集中したいときに、自分ですら自分をコントロールできないこともままあります。こう考えると、会社組織というのは、とても不安定な仕組みで業績を叩きだしているんですね。経営者の気苦労はいかばかりか。

 

タスク管理で自分を律する

せめて自分のことは自分で責任をもって業務タスクを完遂したい。上述したタスク管理の機能は、その手助けになります。求められている物を納期までに仕上げることを強力にサポートします。

 

しかし、せっかく言葉でまとめ上げた「動作」をまたバラしてしまうのは抵抗があるかもしれませんね。タスクの分解は、プログラムが正常に作動していれば不要なわけですから。ただ、抜け漏れの不安や恐怖のストレスにずっと晒されるよりはだいぶ楽かと思います。少なくとも私にとって、タスク管理ツールに書いてある通りに実行すれば必ず完了するという安心感は、何にも代えがたいものだと思います。