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ForGetting Things Done

「水のように澄みきった心」で頭空っぽに。

仕事がたくさん降ってきた時でも早く帰る方法

仕事が一度にたくさんきた

仕事は来てほしくない時に限ってたくさんふってくるような気がします。「仕事は受け身ではなく、自分から取りにいくもの」というありがたい言葉はありますが、実際のところ、上から降ってくる仕事をこなすだけで精一杯という人も多いのではないかと思います。

 

今月からの追加業務が、満足な引き継ぎ無しにソオレーと渡されたため(よくあることですよね)、まずは残された記録から業務フローを想像してトライ&エラーでヒーヒー言いながら進めていたところに、別分野の仕事の依頼がドーン!と来ました。しかも締切までの期間がとても短い。感覚的に言えば、テトリスで上4分の3くらいの高さまでブラックが積み上がってしまっているのに、長い棒以外のブロックがドカドカ降ってきているような感じとお思い下さい。

 

全部投げ出したくなる

こうなると、山と積まれた仕事を前に回れ右して逃げ出したくなります。しばし呆然としており、「ああ、いきなり自分体調不良にならないかなぁ」「今すぐ天変地異起こらないかなあ」などと良からぬことを考えてしまいました。さらに、この仕事群を見て「もしかしたら帰りが遅くなるかもなぁ……」とも思いました。「ひとりホワイト労働」を標榜する私としては、由々しき事態です。

 

冷静にタスク管理ツールへ入力

気を取り直して、いつも通りにタスク管理ツールへそれらの仕事を1つ1つ入力。請け負った仕事は、とにかく忘れてしまうのが怖くて、ほぼ自動的にタスク管理ツールへ必ず入力するように自分の頭がプログラミングされております。

 

投げられる箇所を発見

ツールへ入力すると、それぞれのタスクを当然のように分解することになります。すると、それらのタスクの大部分が、2、3手間を自分でかければ、後は他人や外部に投げられるものと判明しました。例えば、契約書作成の依頼を受けたら、あらかじめ社内で用意している雛型に少しカスタマイズをして、外部にチェックを依頼するまでをすれば、いったん手離れをする、といった具合です。

 

投げていったん終わり

そういったタスクが5、6個あったのですが、いずれも同じような感じで手離れするまで進めて他人へ投げたところでいったん終了。あとは戻ってくるのを待つばかりという状態になりました。

 

タスク分解で定時帰り

仕事が大量に降ってくると、その総量ばかりに目が行きがちになりますよね。そして、その量の多さに手も足も出ず、スタートが遅れてなおさら時間がかかるという展開になることが多いかと思います。

 

しかし、先のような感じで、それぞれのタスクをまずは段取りに分解してみると、意外とつきっきりで処理しなくて良いことが分かったりします。タスクを段取りに分解した結果、進められるところまで進めた時点で、その日やるべきことが終わり、定時で退社することができました。

 

全体にがっぷり四つで取り組まずに、少しずつチョイチョイと崩していく。これが、無理なく仕事をこなし続けるコツなのかもしれません。