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ForGetting Things Done

「水のように澄みきった心」で頭空っぽに。

タスク管理は整理整頓を助ける

捨てられない人

私は基本的に整理整頓が苦手です。「俺もだよ」「私もですよ」と言ってくれる人がいますが、そんなんじゃありません。ゴミ屋敷とまではいきませんが、ちょっと気を抜くとすぐにデスク上が乱雑になってしまいます。小学生の時は、クラスで1、2を争う程身の回りの整理整頓ができていない子でした。

 

整理整頓ができるようになった

それがですね、タスク管理を始めたらデスク上がとても綺麗になったんですね。物を溜めない。積み上げない。

 

社内で席替えがあった時など、今は長くても2、3分で完了します。パソコンとトレー、袖机と椅子を移動させるだけで終わります。

 

以前は一大事でした。席替え先のスペースに入りきらない程の荷物を抱えているので、まずは不要なものを捨てなければいけない。その中から、期限を過ぎた社内リース品継続確認書なんか出てくることもありましたね。対象リース品は、終了の連絡をしないので自動更新がかかってしまい、無駄な経費がかかってしまいます。「ああ、しまった」と思いつつ、見つからないように証拠隠滅するわけです(笑)

 

今は、証拠隠滅行為をしたりして勝手に自分で滅入ってしまうことはなくなりました。

 

どうやら理由はタスク管理か?

自分が整理整頓できるようになった時期は、ちょうどタスク管理を始めた時と同じなんですね。タスク管理のどこが改善の原動力になったのか。

 

私なりのタスク管理手法で、やるべきタスク、言い換えれば自分の仕事を出来るだけ手元に置いておかないようにするという仕組みが、整理整頓に貢献しているような気がします。

 

自分のところに回ってきた仕事は、自分がやるべきことを済ませたら、さっさと次の人に回します。膨らみ続ける風船を渡されたら誰かにすぐ渡したいですよね。その感じです。だから、まず仕事は自分のところにできるだけ滞留させない。

 

そのため、私のタスク管理ツールは、タスクごとに自分がボール持ちかどうかのフラグ付けがされるような仕組みになっています。

 

その結果、仕事について回る書類も次の人へビューッと回します。手元に置いておきません。仕事が流れていく様は、書類がどこにあるかということと同期しているわけですね。

 

つまり、自分のデスク上に書類が溜まってしまう大きな理由の1つは、仕事を自分のところで滞留させるからだ、ということになります。

 

タスク管理でできるだけ早く仕事の手離れをさせるという仕組みを作り、自分のデスク上に物が溜まらない結果を生んだということになりますね。

 

整理整頓がとても苦手だった私にとって、これはもう劇的と言って良い程の改善です。タスク管理の恩恵はこんなところにも出てくるものなんですね。