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ForGetting Things Done

「水のように澄みきった心」で頭空っぽに。

GTDの「レビュー」の定義がわからない人のために

自分も迷っていた

タスク管理手法「GTD 」は、5つのフローを行うことで運用されます。

 

①頭の中の気になること(仕事など)を書き出す「収集」

 

②収集したタスクのゴールを明らかにして、次の行動を明確にし、2分以内に終わるようであれば即終わらせる「見極め(処理)」

 

③処理されたタスクを「相手対応待ち」「カレンダー」「自分がすぐに行うことができるもの」などの各リストに仕分ける「整理」

 

④整理されたタスクを適宜こなす「実行」

 

⑤実行したタスクに完了フラグを立てたり、相手対応待ちリストへ移動させたり、自分がすぐに行うことができるリストへ移動させたりする「レビュー(見直し)」

 

ざっと説明するとこのような流れでGTDは運用していきます。しかし、それぞれのフローの定義は厳格ではなく、ネットでGTDの紹介をしているページを読んでも、少しずつ内容が違っています。

 

例えば処理と整理はごっちゃに理解されていたり、実行とレビューが逆になったりしています。(かく言う私も、今説明したものが厳密に合っているかと言われたら、いやまぁそのぅ……となります)

 

そんな百花繚乱(?)なタスク管理界隈、レビューという言葉の使われ方も人によって違うんですね。

 

私は、上記の通り、タスクを実行して現状と合わなくなったタスクリストを現状に合わせる作業をレビューと捉えておりました。

 

例えば「鈴木さんに電話で会議の予定を伝える」というタスクを実行したら、そのタスクに完了フラグを立てる(あるいは完了済リストへ移動する)わけです。

 

「自社が取り上げられた新聞記事を社内メールに流す」というタスクがあって「新聞記事をデータ化する」ということを実行したら「社内メール送信」というタスクが次に実行すべきタスクへと変わります。

 

それが、タスク管理の猛者で、明らかにそのような使い方をしていない方々がいまして、私の頭の中は「??」となりました。

 

タスクフリークスで判明

その疑問が、先日行われました「TaskFreaks!!」という、タスク管理実践者の集いで解消されました。

www.kokuchpro.com

 

以前より、私を除く多くの方々は、どんなツールをどうやって組み合わせてタスク管理をするか検討したり、およそタスク管理的な自分の思考や行動を振り返ったりすることを指してレビューと言っていました。その疑問をこの場で聞いてみたところ、他の人と私のレビューとの共通点を見つけだし、主催者のひばちさん(‪@Evaccaneer ‬)は、こうまとめてくれました。

 f:id:hochebirne:20170321175828j:image

「日々の『抜け』を補足する作業」

 

レビューの本質はこれだと腹落ちしました。 さすが、タスク管理フリークから「ひばち師匠」「師匠」と呼ばれるだけあります。

 

タスク管理は、継続するためには、その抜けがあることを把握して、それを絶えず補完しなければ、ただのTODOリストの残骸しか残りません。このレビューというプロセスは、とても大事なことは、是非覚えておきたいところです。