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ForGetting Things Done

「水のように澄みきった心」で頭空っぽに。

仕事のボールを投げるって悪いこと?

ボール投げ?

「この仕事は今誰がボールを持っているのか」といった言い方、よくしますね。私はタスク管理にボール持ちの概念を取り入れています。自分ボール持ちのタスクと、自分が関わってはいるものの他人が今ボールを持っているタスクという風に分けています。この目に見えないボールをボンボン投げ合って仕事は進捗し最終的には完了するという寸法です。

 

投げるのは悪いことか

「ボールを投げる」という言葉から「丸投げ」を連想してしまい、良い印象を持たないことが多いと思います。自分の所に振られてきた仕事を全くそのままの状態で誰かに渡すとそれは丸投げといって嫌がられる行為になります。ただ、考えてみれば、そんな丸投げを繰り返している会社組織はありえませんね。あったらちょっと面白いくらいです。ここでのボールを投げるという概念は、自分なりにその仕事に手を加えてその次の人が仕事をするのに最適な状態にして渡すという意味合いになります。

 

良い投げ方

(良い)ボールの投げ方は具体的にどういったものか。事の経緯を説明し、こうして欲しい、ああして欲しいというお願いと共に「本文に書かれている作業を添付ファイルに行ってファイルを返信して下さい」というメールを送ることがあったとします。その際に気を付けるべきはメールの説明の分かりやすさですね。この説明には、日本語特有のあいまいさ加減を排除して、5W1H(2H)を意識して書く必要があります。

 

①When、Where、Who 
②What、How 
③Why (,How much)

 

①いつ、どこで、誰が
②何を、どうする
③なぜ?(いくら?)

 

例えば、「会社案内を5部用意して欲しい」という依頼をするのにも、

 

When=来週月曜日に
Where=A社で
Who=社長が
Why=新規取引を始めるために
What=会社案内を
How=5部渡す

 

だから、会社案内が5部必要なんだ。というと、とても説得力があります。

 

逆に、5W2Hを省略して「会社案内5部用意しといて」なんて指示を出そうものなら、望み通りに会社案内が手に入らないことだってありえます。極端な例と思うかもしれません。しかし、日本語は省略しても意味が通じるように聞こえるものなので、大なり小なり似たようなやり取りをしていやしませんか。

 

良い受け方

何も投げる方にだけボール受け渡しの責任があるのではありません。良い投げ方に対して、良い受け方もあるんじゃないかと思います。そもそも5W2Hを意識していれば、上記の悪い例の指示が来たとしたらこう返せますね。「いつ、誰が、どういう目的で、どこで、何をするために必要なんですか?」それを聞いてやっと自分はいつまでに何をすればよいのかがはっきりするわけです。

 

上手に投げたり受けたりするためには

仕事のボールの受け渡しを意識的にスムーズに行うためには、その仕事がどのような目的を持ち、そのためにはどういう過程が必要で、いつまでに完了させなければいけないものなのかを明確にしておくこと__「明確にしておく」という表現は明確ではなくあいまいな表現なので具体的に言うと「紙かデータに言語・図式化して記録する」こと__が必要です。この一連の行為は、タスク管理の重要なフローの一部です。

 

ボールのやり取りは悪くない

こうして上手にボールの受け渡しができるようになれば、自分に来た仕事のボールはすぐに打ち返す!というポリシーがある人__これは私なのですが__も罪悪感を覚えることなく仕事ができます。皆でボールをポンポン投げ合うので、きっと仕事もすばやく完了します。このボール持ちの概念、そしてボールをすぐに打ち返すという姿勢は案外悪くないと思いませんか?