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ForGetting Things Done

「水のように澄みきった心」で頭空っぽに。

発達障害者支援"Teacch Program"をタスク管理で実践!②

発達障害者支援プログラム"Teacch Program"が実はタスク管理で実践できる!という連載記事の2回目です。

 

1回目の記事はこちらです。導入編となっております。

hochebirne.hatenablog.com

 

そして2回目の今回は、Teacch Programで行う「構造化された教育」の要素の1つ「物理的構造化」について書きます。

 

整理整頓が苦手

私が苦手な言葉の1つに「整理整頓」があります。要らないものを捨てて、必要なものを秩序立てて配置する。これがなかなかできないんですね。それはなぜか。私の場合、理由は2つ考えられます。

 

1つ目。そもそも整理整頓の定義が自分の中で不明確だった。上記の「要らないものを捨てて、必要なものを秩序立てて配置」ということなのだと分かったのはつい数年前です。周りの人は整理整頓という言葉を聞くだけで、誰からもその明確な定義を教わらずに整理整頓ができていたのですね。うーん、すごいです。

 

2つ目。整理整頓の最中に、周りの物が目に入り、そちらの方に気を取られてしまうこと。

 

机の上を片付けているはずなのに、いつのまにか本棚に無造作に積まれている漫画を綺麗に並べ始めていたりします。そのせいで肝心の机の上の整理が進まないということになります。

 

また、仕事ではもっと酷いことになっていました。今集中してやらなければいけないことがあるのに、仕事の優先順位付け(これもれっきとした整理整頓の1つですね)ができず、必要以上にメールチェックをしたり、気の赴くままにフォルダを覗いたりしていました。あっちへうろうろ、こっちへうろうろして、いつの間にかやらなければいけない仕事が後回しになってしまっていました。

 

さらに、デスクに積まれている書類の山を見て「もしかしてこの中にまだ手を付けていないけど締切が迫っている仕事があるんじゃないか?」という不安にひっきりなしに駆られておりました。そして地雷化した仕事が出てきてパニックに陥るというパターンを繰り返していました。

 

こんな私には、Teacch Programで行われる「構造化された教育」の4要素のうちの「物理的構造化」が有効でした。

 

物理的構造化

Teacch Programの構造化の要素の1つ「物理的構造化」は、上記の「2つ目」のために気が散らない(必要な情報に注目しやすくする)環境をつくることを目的とします。周りの雑音が気になって仕事に集中できないのであれば自分の周囲をパーテーションで囲う、仕事で使う道具は必ず定位置に置いておく、処理前の仕事の書類は処理前と書いた紙を貼ったトレーに入れるようにするといったことです。

 

タスク管理での実現

タスク管理手法”GTD”では「頭の中の気になることを全て書き出して1か所に集めましょう」といっています。GTDの規定するタスク管理フロー「収集」です。

 

私は、1つのエクセルファイルに全ての仕事の情報を入れています。「机の上のこの棚の中に過去の案件のプリントがあるかも……」とか「以前受信したメールで、まだ対応していない仕事があったなぁ……」とか気にかかってしまうのが嫌だったからです。

 

「ちょっとこれお願いね」と軽く頼まれたのでそのまま放置しておいたりした仕事に限って、放置した分威力のある地雷になってしまうことが大きな失敗体験として脳裏から離れず、終始私の脳内に不安となって留まり続けていました。

 

その不安を解消するためには「ここさえ見ておけばよい」という場所を1か所にすれば良いわけですね。効率良く仕事をするためには情報の一元化が大事だとはよく言われますが、私は自作のタスク管理ツールで情報の一元化を限りなく推し進め、1つのエクセルファイルに仕事に関する全情報を入力するようにしました。こちらの画面が、そのエクセルファイルのうち、入力された仕事の情報をさらに1シートに集約したものです。

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このお蔭で、他の場所にやり漏れた仕事があるかもしれないと不安になることなく仕事ができています。基本的に1つのエクセルファイルにのみ目を向ければ良いという環境を作り出し物理的構造化を行なったということです。Teacch Programを意識して行ったことではありませんが、このツールが与えてくれる「ここに全部ある」感が結果的に私なりの「物理的構造化」となりました。

 

次回は、構造化4要素の2つ目「作業手順の構造化」について書きます。