ForGetting Things Done

「水のように澄みきった心」で頭空っぽに。

タスク管理でつまずきがちな「タスクの見極め」

イベントでのアンケート

私がやっておりますイベント「自分は要領が良くない、と思い込んでいる人のための仕事術」では、参加いただく際に簡単なアンケートに任意でお答えいただいております。その中でよくあるコメントの中の1つに「どうしてもタスク管理が続けられない」「タスクの分解がうまくいかない」といった内容のものがあります。

 

タスク管理が続かない理由

思うに、この悩みは「次に取るべき行動」を明確にできる(=書き出せる)かどうかが大きく関わっています。

 

タスク管理メソッド"GTD"の開祖デビッド・アレンはこの点について以下のようにいっています。

 

GTDを)途中でやめてしまう人の多くは、「次に取るべき行動」のリストが、単なるメモのリストに逆戻りしてしまっているということだ。(中略)

「食事会の運営委員会」

「ジョニーの誕生日」

「受付係」

「プレゼン」

これらはそれぞれの項目が行動レベルから"気になること"に逆戻りしてしまっていて、「次に取るべき行動」がわからなくなってしまっている。リストがこんな感じになっている人は、眺めるたびに脳に負担がかかってしまう。

(デビッド・アレン「ストレスフリーの整理術」)

※カッコ内は小鳥遊による補足

 

GTDの根幹となる5つのフロー「収集」「処理(見極め)」「整理」「実行」「見直し」のうち「処理(見極め)」で、まず「そのタスクの目的」を明らかにして、実際に行う行動レベルまで落とし込んでタスクを分解して「次に取るべき行動」を明らかにしておけば、途中でGTDを止めることはないとしています。

 

例えば……

上の例でいうと「ジョニーの誕生日」だけでは、「……だから?」という感想しか出てこないですね。ジョニーの誕生日に何をしてあげたいのか。プレゼントを贈りたいのか、友達を呼んでパーティーをしたいのか、あるいは「誕生日おめでとう」と伝えれば良いだけなのかが分かりません。これが目的です。

 

仮に目的がプレゼントを贈りたいということだったとすると「彼の趣味・嗜好を考えて贈りたい品物を決める」とか「とりあえず東急ハンズに行く」とかが「次に取るべき行動にあたります(ジョニーという設定なのに東急ハンズを例として出すというこのセンスの無さにはこの際目をつぶっていただきたく…)。

 

東急ハンズに行って、買うものが決まったら、それを彼の誕生日に渡すという行動をすればそのタスクは完了です。具体的な行動に落とし込むのは決して難しいことではありません。ただ、面倒臭がってやらないから続かないだけなんですね。私の今までを振り返ると、そんな感じです。

 

まずは目的を明確にして、次に取るべき行動を書き出し、その通りに実行する。シンプルに考えればこの繰り返しをするだけで物事は確実に進みます。この仕組みがタスク管理です。面倒臭がらずに、1つ1つやっていきましょう。よろしければ是非ご一緒に。