助かった！と思う瞬間

忘れ防止機能

タスク管理をやっていて良かった！と思う瞬間は数多くありますが、まず思い当たるのが先日こちらで書いた、仕事の抜け・漏れ・忘れを防止する仕組みがうまく作動した瞬間ですね。

hochebirne.hatenablog.com

 
昔のことを訊かれる
次に思い当たるのが、とうの昔に忘れてしまったようなことを思い出さなければいけない時です。

私は、世を忍ぶ仮の職業としてメーカー管理部門の法務なるものをやっています。数ある仕事の中で、契約書締結というものがあります。取引先に物を売る場合はその基本的な条件を合意した契約書が必要ですので、その内容を作成して書面に落としこむ仕事をしています。

「契約書どうなってる？」
これが案件の性質や先様との関係によって長きに渡る場合があるんですね。ものによっては一昨年から交渉が始まって昨年の夏に最後のやりとりがあって、いきなりその件の話が再燃したりします。

さらには、契約書を取り交わしたつもりになっているものの、実は交渉の途中で放置されていたりします。そんな取引に限って「言った、言わない」の話になって「契約書どうなってる？」という話になってしまうのが世の常です。

タスク管理前
タスク管理前の私は、「契約書どうなってる？」の呪文を唱えられた日には半日がかりで机の上にうず高く積まれた書類の山、ＰＣのメールボックス、部のキャビネットをひっくり返し、それによって分かる断片的な手掛かりを元にストーリーを作成し、ほぼ創作のストーリーを自信なさげに回答することになります。当然ながら、十中八九は誤った情報を回答してしまい、時によっては大目玉を食らうことになります。

タスク管理以降
タスク管理以降は、ほぼ1〜2分で回答は済むようになりました。タスク管理ツールに「いつ」「誰が」「何をして」「今誰がボールを持っているのか」が集約されて記録されているからです。場合によっては「去年の11月20日に私から返答していて、先様担当者からの返答待ちです」といったことをすぐに回答することも可能になるわけです。

焦って半日がかりでストーリーを創作すること、それが間違っているかもしれないと不安に苛まれることがヘッチャラだという方は別として、それに耐えきれないという方は、発生する業務タスクを記録して自分の身を守ることをお勧めします。タスク管理ツールはあなたの強い味方になること請け合いです。