ForGetting Things Done

「水のように澄みきった心」で頭空っぽに。

本当にタスク管理をやる時間が無いのか?問題を考える

「やる時間がなくて」
タスク管理を勧めると十中八九言われるのが「やれればいいんだけど、時間がなくてね」。ちょっと考えて欲しいと思います。

 

やりたくないのを言い換えているのであればしょうがないです。または、毎日200通メールが来たり、数秒おきに製造物が流れてきて作業をしなければいけなかったりする人も別です。

 

やる時間、本当にないのでしょうか。秒単位でやらなければいけないことがギッシリ詰まっているのでしょうか。

ふと発生した待ち時間なども「次にとるべき行動」をはっきりさせておかないと十分に活用することができない。例えばなんらかの理由で90秒の持ち時間があったときには、3人のスタッフにメールをすることが可能だ。だが、それが次にとるべき行動だと明らかにしていなかったせいでそれに気づかないことはよくある。そうなると90秒を漫然と過ごしてしまうことになる。
(デビッド・アレン「ストレスフリーの仕事術 実践編」より)

 

使途不明の「漫然と過ごしてしまう時間」
仕事が忙しいときによくあるのが「え!?もうこんな時間?」という感覚。私の経験上、これにはトリックが隠されています。朝9時に始業して16時にそう気がついたなら、純粋に業務を行っている時間は7時間ではないということです。もっと少ないです。

 

「お昼休みが1時間あるから」とか「タバコ休憩があるから」という理由ではありません。それらを差し引いてもなお使途不明時間があります。それが「何もせず漫然と過ごしてしまった時間」です。

 

無意識に過ごしてしまう
使途不明であるがゆえに、本人は無意識です。なので「え!?もうこんな時間?」となります。これをタスク管理ツールに入力したり更新する時間に置き換えられるとしたら、「やる時間がない」問題は解決するのではないでしょうか。

 

そこで直面するのが、無意識の使途不明時間の存在を認めることです。「いや、自分はそんな時間はない」と思っている方も、きっとそんなことはないはずです。

 

単にタスク管理の時間が加わって増えるだけ?
使途不明時間に加えてタスク管理ツール入力の時間も加わって、単に時間が増えるだけじゃないかとお思いかもしれません。これが不思議なことに使途不明時間がタスク管理ツールにかける時間に置き換わることが多いのです。タスク管理をすると、無意識に漫然と過ごしていた時間が減ります。私はそれでもボーッとしてしまいがちですが。

 

少なくとも、私の経験上、タスク管理のおかげでこの通り考えるようになりました。もし「時間がない」という理由で思考停止してしまっているのであれば、それはもったいないことだと思います。