ForGetting Things Done

「水のように澄みきった心」で頭空っぽに。

「次に取るべき具体的な行動」の作り方

どこまでら細分化すれば良いの?

見極めの中で重要な「次に取るべき具体的な行動」を明確にして書き出すという行為。どこまで細分化すれば良いのか分からないという人もいるかもしれません。

 

1つの指標として、「え?ここまで細かくするの?」というレベルまで細分化する、ということは私はよく言っています。でも、それだけじゃよく分からないですよね。

 

未来の自分に、今やっていることの手順書を作ってあげるという言い方もあります。それでも、一手順をどれくらい小さくすればイメージできないかもしれません。

 

ここで、タスク管理手法"GTD"の考案者デビッド・アレンのコメント。


ここで大事なのは、そのときどきの状況に加えて、どれだけ時間がかかるか、それぞれの行動がどれだけの時間を要するかを考えて行動を選択していかねばならないということである。
これもまた、具体的な行動をあらかじめ明らかにしておくべき理由の1つだ。「次にとるべき行動」にどれくらいの時間がかかるのか、ぱっと見て分かるレベルまで具体的にイメージしておこう。
(デビッド・アレン「ストレスフリーの仕事術 実践編」より)

 

ぱっと見て分かる

どれくらい時間がかかるのかがぱっと見て分かるのを判断基準とするのはいかがでしょうか。誰々にメールを書く。誰々からメールを受け取る。伝票を作る。見積書を作る。一部品の設計図を書く。当人にとって、このくらいの時間がかかるな、と予想できるようなものであれば、それを一手順、つまり1つの「次に取るべき具体的な行動」とする。

 

その行動の始まりから終わりまでが想像できなかったら、細分化が足りない証拠として、もっと細かくする。

 

さらに私の一工夫

ちなみに、私はこれに加えて、その行動の主体(その仕事のボールを持っている人)が変わるときには、必ず分けるようにしています。「同僚の誰々さんにチェックを依頼する」「誰々さんからフィードバックを受ける」といった具合。これは組織で仕事をするのにとても大事です。

 

時間の見積もりにも一工夫

余談ですが、こうして書き出した行動にかかる時間、10分だと頭に浮かんだら、書き出すときには機械的に2倍3倍して、20分や30分にしています。これをすることで、時間的精神的余裕が生まれます。むしろ、そのくらい余裕を持たないと満足に仕事ができない、という方が正しいかもしれません。