ForGetting Things Done

「水のように澄みきった心」で頭空っぽに。

会議後のタスク管理処理

会議に出た
何かの会議に出たとしましょう。何かの話が進み、会議が終わります。さて、次回までに自分は何をすれば良いのか。ノートには「新事業」「他社」「田中部長」との走り書き。

 

ノートにそんな走り書きだけあっても困りますよね。一体自分は何を聞いてこんなメモを残したんだと小一時間問い詰めたくなります。

 

さて何をするべきか?タスク管理の出番です。

 

会議メモ自体は、そのままでは依然として「気になること」でしかない。メモをしただけでは、整理できたことにはならない。収集は大事なステップだが、それだけで管理ができたわけではない。
(デビッド・アレン「ストレスフリーの整理術 実践編」より)

 

走り書きをタスクにしていく
それぞれの走り書きから自分がするべきことを「タスク」と決め、そのために行うべき具体的な行動を見つけ出し、それをツールに書く。これが、GTDでいうタスクの「見極め」です。

 

例えば上の走り書きからは、「新事業として、今お付き合いのある取引先に経営指導を行うことを考えている。他社はどんなサービスを行なっているか、マーケティング部の田中部長にヒアリングをして次回の会議に報告する」みたいなことがミッションとして出てくるわけです。

 

そして、そのミッションから「田中部長に経営指導他社事例のヒアリングをする」というタスクが書き出せます。そうしたら、「田中部長に、時間をいくつか提示してヒアリングさせてもらいたい旨のメールを出す」のが、次に行うべき具体的な行動となります。

 

ということで「田中部長にメールを出す」という具体的な行動をすれば良い、となりました。ノートの走り書きとは大違いです。走り書きを目の前に「…はて?」と腕組をして考え込まずにすみました。

 

会議の本来あるべき姿は
本当なら、その会議の進行役が最後のまとめで、次回までに「誰が」「何をする」を言わなきゃいけないんですよね。進行役は、参加者が会議後何やったらいいのか分からない状態にさせてはいけないのです。

 

ただ、べき論ばかり言ってもしょうがないので、自分でできることはやってしまうのが良いのではないかと考えています。