「全部のタスクを管理する」なんていきなりは無理だ！とお悩みの方へ

GTDを紹介してまずひかれてしまうのは、最初の「収集（把握）」プロセスの段階で「自分が抱えている、気になることすべてを書き出そう」と事も無げに言うからだと思います。

だってそうですよね、ただでさえ自分の仕事が把握しきれていないのに、全部書き出すだなんて面倒以外の何物でもないですよね。

それと、仮にその時点の全仕事が書き出せたとしても、その後発生し続ける様々な仕事を把握し続けるなんて狂気の沙汰だ！と思うかもしれません。

でもこれ、不可能だと最初から斬り捨てるのはもったいないです。少なくとも私は、全部の仕事がタスク管理ツールの中に入っています。特段タイピングが速いわけでもありません。もちろん一日が30時間ぐらいあるわけでもありません。

仮に、全部の仕事を書き出せて、その後も管理できたらどうなるでしょうか。タスク管理の手法"GTD"の提唱者デビッド・アレンは以下のように言っています。

一部（の仕事）を管理した場合と（抱えている仕事）全体を管理した場合には、結果に天と地ほどの差が出てくる。何より残念なのは、わずかにやっただけでも気分がよくなるためにほとんどの人が最後までやろうとせず、その真価を実感できないままでいることである。一部を管理しているか、全体を管理しているか、あなたの潜在意識はきちんと知っている。
（中略）
物事を効率的に進めていくのに重要なことは、自分にとってベストな選択ができたという自信が持てるかどうかにかかっている。そしてそのような自信は全体を管理した時に最大化されるのだ。
（デビッド・アレン「ストレスフリーの仕事術 実践編」より）

ね？（何が「ね？」なんだ！というツッコミはともかく）

そこで提案したいのが「いつかは全部書き出せる法」です。

今抱えている仕事を全部書き出そうとするから、目の前の登るべき山を見上げて暗たんたる気持ちになるのです。それでは一向に始まりません。やることは「これから取り組む仕事だけツールに書き出す」だけです。

すでに抱えている過去発生分の仕事は、それはそれで粛々とやっちゃいましょう。やるのを忘れて地雷が爆発するかもしれませんが、それは頑張ってやり過ごします。そうなりつつ、過去分はとにかく淡々と、タスク管理ツールに書き出さなくても良いものとして完了させていきます。

一方で、新しく発生する仕事は必ずツールに書き出していきます。これを続けていけば、多少期間はかかりますが、いつかはすべての仕事が書き出された状態になりますね。とりあえずはこれを目指す、というのはいかがでしょうか。

それがじれったいという方は、週末などに時間をとって書き出すことになりますね。いずれにしても目指すところは同じです。「ここ（タスク管理ツール）に全部ある感」は、それだけの手間と時間を費やす価値のあるものだと思います。