ForGetting Things Done

「水のように澄みきった心」で頭空っぽに。

効率的な仕事に欠かせない、でも忘れられがちな、仕事の「準備」

効率的な仕事とは何でしょうか。改めて聞くまでもないかもしれませんが、無駄な時間を省いて結果を出すこと、と言っても良いと思います。そして、格段に効率を上げるやり方は、つねに自分の前に1つのものを置いておくこと、目移りするような要素はできるだけなくしておくこと、この2つだと考えています。

 

「いや、私は毎日パソコンに向かって集中して頑張っています!」という人もいるでしょう。しかし、パソコンのデスクトップはどうか、メールが来るたびに通知が来て覗きに行ったりしていないか、と検証すると、心当たりがある方はいらっしゃると思います。

 

電話対応や周囲から話しかけられたりすることがあるから、つねに1つのことに集中するなんて無理ですという話。確かにそうです。だからと言って、1つのタスクに集中する環境を作らなくていい/作ってはいけないということにはならないですよね。

 

もちろん、電話を取らないようにしようとか、話しかけられないように穴ぐらにもぐろうとか言うつもりはありません。ただ、そういった環境の中に身を置きつつ、できるだけシングルタスクだけを相手にできるような環境を作ることが大事だという姿勢は持っておきたい、ということを言いたいと思っています。

 

すっきりした頭でテキパキと仕事をこなせる状態でいたければ、そして、つねに平常心を保ち、いざというときに完全に集中できる状態でいたければ、手元のリストの面倒を丁寧にみてあげよう。
システムによって望ましい経験が生み出されたのだから、システムがだめになれば、あっという間にその望ましい経験も消えてしまう。数日おきに(ときには数時間おきに)新しい情報をシステムに組み込み、詳細を見直し、状況がはっきりつかめていない仕事についてはきちんと調査して状況をつかみ直す必要がある。自分が何をするのか、何をしないのかについて、つねにはっきりさせておかなければならないのだ。
(デビッド・アレン「ストレスフリーの仕事術 仕事と人生をコントロールする52の法則」より)

 

「自分が何をするのか、何をしないのかについてはっきりさせること」を仕事の準備、はっきりさせた内容を行うことを仕事の実行と分けたとすると、従来の「仕事をバリバリする」というイメージは、実行だけしか焦点が当てられていないと感じます。目につくもの手当たり次第ブルドーザーのように処理していく感じです。

 

この全方位ブルドーザー方式は見た目にインパクトはありますが、おそらく準備を重視していないために、「自分が何をするのか、何をしないのか」がはっきりしないことが多いのではないかと思います。

 

自分への負担が少ない、効率的なやり方を実現するには、仕事の準備の大事さを理解して、すぐには手を付けず「いったん手を休めて考えよう」と準備にある程度時間をかけるのが、実は効率的で好ましい仕事のやり方だと考えています。