仕事場でのコミュニケーションの目的は「単刀直入」ではないか

コミュニケーション、特に就業場所でのそれは、独特なものがあると思います。曖昧な内容のメールはあまり好まれず、伝えたいことを具体的にズバッと書くのが良いとされています。

そして、口頭であればまず最初に「はい」「いいえ」と答えたり、メールであれば即座に返信することが好ましいとされています。なぜなら、すぐにリアクションすれば、それだけ仕事の進捗が速くなり、業務の迅速性が上がるからです。

一方、コミュニケーションを溜め込まずにつねに処理しているチームはどうだろうか。彼らはずっと高いレベルで問題に対処できるようになる。メッセージが重要なものだろうと迷惑メールだろうとテキパキと処理していく能力があるからだ。そのうえ、こうなってくるとそこに流れるメッセージにいい加減なものがなくなってくる。自分が送るメッセージを相手がすぐに読んでくれると分かっていれば、おかしなものは送れなくなるからだ。メッセージの内容や言い回しにももっと気を配るようになる。コミュニケーションの応答時間が短くなり、ずっと健康的で生産的な状況になっていく。

（デビッド・アレン「ストレスフリーの仕事術 仕事と人生をコントロールする52の法則」より）

もちろん、相手を気遣っての婉曲表現は悪くないとかんがえています。会社での業務上のメールのやりとりでも、ちょっとした婉曲表現というか、遊びの部分は入れていたりします。

しかし、友人間のLINEやチャットでのやりとりのような、コミュニケーションすること自体が目的のやりとりではありません。「用件のみにて失礼します」という言い回しにみられるように、きちんと伝えたいことを伝えられるビジネスメールは単刀直入で、どこか冷たいイメージの文章になることは避けられません。

できれば、冷たい表現と、暖かい表現の中間の文章でいきたいところですが、難しいところです。私はかなり具体的な書きっぷりでメールを書いているので、もしかしたら、随分冷たい、怖い人だと思われているかもしれません。それは、手放しに喜べるものではないと思います。

ただ、自分をまずは仕事できるようにしておかないといけないわけで、そうなるためにはある程度冷たい印象を受けるようなコミュニケーションをすることからはある程度避けられないと考えています。少なくとも私はまだその域を脱していません。

世の中には、暖かさと冷たさを両立する人がいるような気がします。そのような人にこそ人は集まって、みんなで楽しく物事を進められるのではないかと思います。私は、今はそういう人に頼っています。

きちんと伝えたいことを必要な分だけ伝えて、さらには読む／聞く人にスッと自然に受け入れられるようなコミュニケーションができるような、そんな人になれればなと思いつつ、メールの文末は「用件のみにて失礼します」と締めることが多い毎日です。