タスク管理のクリエイティビティ

フローに落とし込むだけ？

タスク管理、その中でも私はGTDという手法を使っています。GTDは「5つのフローに落とし込むだけで仕事がうまくいく！」という触れ込みで、仕事術として受け入れられているようです。

100％仕事がうまくいくかどうかはさておき、この「5つのフローに落とし込むだけで」というところが少し引っかかります。「だけ」と言うには、あまりにクリエアティブな要素があるからです。

タスク管理はシステマチックな面が注目されやすいので、能動的な姿勢やクリエイティブな思考無しに仕事が進められると思われている節があるように感じます。

本質を捉えることが必要

GTDでは、やるべきこと（タスク）の目的を明確にせよと言っています。言うは易し行うは難しです。「昨日の会議の話、詰めておいて」なんて言われて、そのまま「昨日の会議の話を詰める」なんて書いても進みませんね。

そこで頭を使うわけです。「会議での話は確か『人事評価基準を変えたい』ってことだったよなぁ。だったら、どんな評価きじがあるか３つくらいピックアップできるようにコンサルタントに相談してみるか」と考え、次回の会議までに評価基準の案を３つ考えて、その説明、メリットとデメリットをまとめた資料を作るという目的のタスクを作るんですね。あくまで例えばの話です。

これは、強引に一般化すると、本質を捉えるということになるのではないかと思います。言われたことをするだけといった受動的な姿勢とは真逆の、能動的な思考が必要となります。

ストーリーを作ることが必要

目的を明確にしたら、その目的を達成するための手順を明らかにすることをGTDでは要求されています。

上記の例で言えば、コンサルに電話してアポを取り、打ち合わせて案を３つ作り、上司や仲間に相談してフィードバックをもらい、またコンサルに相談して、最終的に資料にまとめて会議資料として配布する、といった流れが、まずは想定できます。会議資料配布までのストーリーを作っています。

どの道を辿って目的に行き着くかは状況によって違いますので、自らが自分の頭で考えて選択するという能動的な動きが必要となります。

「だけ」と言わせないものがある

この２つだけ考えてみても、頭をフル回転させる創造的な営みだと思えてくるのではないでしょうか。フローに落とし込むだけと言いつつ結構頭を使います。

タスク管理は、指示通りにボタンを押せば勝手にアウトプットが得られるオートメーション化された機械のようなイメージとは違うものだというのが、私の印象です。

むしろ頭を適切に使うシステム

ここまで読むと、タスク管理、GTDって面倒くさいと思うかもしれません。ある意味当たりだと思います。そもそも、やるべきことを計画を立てて実行することは、そのくらい頭を使わないといけないものだと私は考えています。

むしろ、目的や手順が曖昧なまま進んで無駄な不安要素が発生するのをなくしたり、行き当たりばったりで都度考え込んだりするような余計な手間を省いたりするような、頭を使うべきタイミングを分かりやすくしてくれているという側面がGTDのフローにはあるのではないかと考えています。

そんなGTDを実践させてくれるタスク管理ツールは、頭を使うべきタイミングを厳選して可視化してくれるので、無駄に頭を使って気疲れすることなく集中する環境を作ってくれていると日々実感しています。