優先順位は「１位」「上位グループ」「その他」に分ける

優先順位の付け方についてよくイベントの事前アンケートで質問されます。

こんな感じで考えているような気がしています。

「仕事の優先順位付け」ですが、リレーみたいに１位からビリまで順列に決まるものじゃない気が。「最優先の１つ」「第２集団」「その他」みたいな感じ。
自分ボール持ちの最優先の１つに集中しつつ、それが終わったら他の自分ボール持ち第２集団を見る。自分ボール持ちでないのはその他で時々チラ見。
— 小鳥遊5/19イベント開催 (@nasiken) 2018年5月7日

おそらく大事なのは次の２点。

自分が今取り組むべきタスクを１つに絞る
それ以外は、注意を払うべきタスクと、かなり無視していいタスクを分ける程度

ただ順列に１位からビリまで並べるのも確かに優先順位付けですが、「自分は何に取り組むべきかを決める」という本来の目的から外れます。２位以下は「見といた方がいい」「無視して大丈夫」くらいで良いのです。だから、まずは母集団から最優先のタスクを１つ切り離すだけで良いです。

次に、２位以下集団についても「見張っていなければならない」組と「無視してても良い」組に分けます。基準は、自分がそのタスクのボールを持っているかどうかです。

例えば今あなたが20個のタスクを抱えているとして、自分ボール持ちのタスク数が８個だったとします。20=1+7+12と分けられます。１が今最優先で取り組むべきタスク、７が自分ボール持ちで次に取り組む候補として見張っているべきタスク、残りの12が自分がボールを持っていないので無視していいタスク、という具合です。

ちなみに、これを書いている今現在、まだ完了していない仕事タスクは71個。そのうち自分ボール持ちは６個。したがって、1+5+65=71ということになります。

では、「１」を「６」の中からどう選ぶのか？という話ですが、これはもう「人生いろいろ、タスクもいろいろだ」的な様相を帯びてきます。締切までの時間、会社であれば依頼主の職位、タスクの内容の難しさ・手順の多さなど色々あります。

ただ、私が最近特に感じるのは「その中で比較してどれをやりたいか」という基準で「１」を選んでいることが多いです。GTDの開祖デビッド・アレンが「優先順位は直感だ」と著書で言っています。「マジかよアレン……」と思ったものですが、あながちおかしくはないのではないか、と最近思い始めています。