GTDを会社の業務フローに組み込んだら
あまり反響がなかったっぽい、こちらのツイート。
GTDを知ると、1人の人間であると複数の人間による組織であるとに関係なく、意思決定と実行の良いモデルだと感じます。
— 小鳥遊7/14イベント (@nasiken) 2018年6月25日
役職ごとにGTDのフローを割り振るとか、面白いかもしれないなとふと思いました。↓
厳密に考えればおかしな点はあるかもしれませんが、GTDの各フローのやるべきことを職務権限に反映させることは、アイデアとして面白いと思いました。
— 小鳥遊7/14イベント (@nasiken) 2018年6月25日
こうすることで、「目的を明確にしないまま指示が飛んでくる」「仕事の丸投げ」はなくなるのではないかと思います。
むりやり感が否めませんが、分かりやすくていいんじゃないかなと思います。
たたみ人とひろげ人
アイデアをひろげる人と、広げたアイデアを実務におとしこんでたたむ人がいます。よくあるパターンが、社長が「こんなのはどうだい?」とアイデアをひろげまくり、営業部門や管理部門がそれを実現するために頭をかかえるというもの。
これをご覧のみなさんは、どちらでしょうか。私は管理部門である経験が多いからかたたみ人寄りです。ひろげ人のアイデアをヒヤヒヤしながら見ていることが多いです。
ひろげ人はGTDの「把握」「見極め」中心
GTDのフロー「①把握」「②見極め」「③整理」「④選択」「⑤更新」のうち、ひろげ人は「①把握」「②見極め」中心のときが多いと思います。見極めも、手順に落とし込む前の「目的の明確化」まで。つまり、「ん?こんな感じのことがしたいぞ(①把握)」「それはこういうことだな。これ、いついつまでにしよう!(②見極め)」といった具合です。
たたみ人はGTDの「見極め」以降
そんなひろげ人に対してたたみ人は「②見極め」のうち手順に落とし込むこと、「③選択」して実行すること、実行した結果の進捗を「④更新」して管理することをします。いわゆる実務というものですね。
各フローの担当はあくまでグラデーション
この5つのフローの役職別の色分けはグラデーション状のもので、例えば平社員がまったく把握や見極めをしないというわけではありません。「A社を合併するぞ!」という社長の大号令のもと、下におりてくるのは「合併必要書類の準備」といった、これまたふわっとした指示内容ですので、それに対してもタスクの目的の明確化と手順の書き出し(見極め)をすることになります。
目的を明らかにし、手順への分解を
GTDの各フローを役職別に適用するという考えは突飛なものです。ただ、全体としてかならず「目的の明確化」「具体的な手順への落とし込み」がされる点で、業務全体の正確性や速さがぐんと上がるのではないかと思います。なぜかというと、この2つをしないままに作業をしていることが多かったり、たたみ人に必要以上に負担がかかることが多いからです。
GTDをベースにしたそんな会社があったら、という妄想が広がりますね。朝礼では5つのフローを暗誦したり、会議室の壁に「すべてのタスクを把握せよ!」と大書してあったり、理念が「すべての人を水のように澄みきったこころに」とかなんでしょうかね。事業内容が分からないですし、ブラック企業っぽくて嫌ですが。