ForGetting Things Done

「水のように澄みきった心」で頭空っぽに。

タスク分解は「やれる」とイメージできるまで細かく。

タスクペディアの企画仲間でもあり、「タスク管理×福祉」をテーマとして活動されているひばちさんのツイート。

 

イメージと手順は表裏一体

このツイートはとても大事だと思いました。手順が明瞭でも「これはやれないな」と思ったが最後、そのタスクは進みません。逆に「これはやれる」と思えば進みます

 

タスク分解のヒント

ここに、タスク分解(タスクの細分化)のヒントがあります。よく「どのレベルまでタスクを細分化すれば良いのですか」と質問を受けます。客観的・定量的な基準はほぼ無いと言って良いと思います。あるのは、「これならやれる」と思うかどうかだと考えます。

 

考えるよりもっと細かく

タスク管理に関するイベントや講座で、タスクの分解はどこまで細かくすれば良いのか質問があった場合、「自分が考えるより一段細かくやってください」とお答えするようにしています。それはなぜか。

 

ほぼ全ての人が、自分の力量を実際より高めに見積もるからです。10のサイズのタスクがあり、2のサイズ5個のサブタスクに分解すれば良いと考えたとします。往々にして進みません。1のサイズが10個のサブタスクに分解すれば、より進みやすくなります。

 

企画を上司に提案するというタスクがあったら、いきなり「企画書を作成する」ではなく、「過去の企画書を社内フォルダで検索する」をまずは最初のサブタスクとして設定します。「企画書を作成する」よりもやれそうなイメージがあるので進めることができます。頑張ればいきなり白紙から企画書を作れるかもしれませんが、頑張ればやれるかもというイメージは、予想以上にハードルが高いものです。

 

最後に

細かくタスクを分解することに抵抗感を覚える人もいると思います。あると思います。ただ、細かくタスクを分解せず「頑張ればやれるかも」程度の難易度にしてしまい結局手をつけられなかった経験が私にはふんだんにあります。

 

急がば回れとはこのことだなと、ちょっと難しいタスクを分解しながら考えていたりします。