ForGetting Things Done

「水のように澄みきった心」で頭空っぽに。

タスクの言語化、嫌がられがち問題。

タスク化って案外難しいものです。

 

フワッとした気になることを捕まえて書き出すのかGTDの第1ステップ「把握」です。そこから、具体的なタスクに落とし込む、つまりタスク化するのが第2ステップ「見極め」です。その際のスムーズなやり方がイマイチ上手く説明できないのです。

 

こんなツイートをしました。

 

このツイート内で引用している記事には、こんなことが書いてありました。

曖昧さを残すことは、集中すべき点を探させてしまうという点で、逆に相手を迷わせてしまうのです。

 

指示を出す側へのメッセージとしてはとても大事なことを言っているなと思います。

 

一方、指示を受ける側として、曖昧な指示が来た場合はどうするのが正解なのでしょうか。

 

基本的には、フワッとした表現を全て具体化して指示者に確認すれば良いのです。ただ、基本に徹すれば良いというわけにはいかないことがあります。

 

「来週の会議に向けてなるべく早く資料を作っておいて」

 

と言われたときに、

 

「来週の会議とは、具体的にどの会議でしょうか」

 

「なるべく早くとは、具体的にいつまででしょうか」

 

「資料とおっしゃいましたが、どんな形のものを作ればいいんですか」

 

「作っておく、とはどこまでを指すのでしょうか。データを作るだけでいいのか、それを事前に参加者へ送信すればいいのか、それとも紙に観察してプリントアウトすればいいのでしょうか」

 

「プリントアウトしたものは左上ホチキス留めした方がよろしいでしょうか」

 

……この人はまだまだ質問が続きそうですね。曖昧な指示をした人が悪いといえば悪いのですが、さすがにこんな調子で質問攻めにあったら指示した人は嫌になりますよね。

 

この質問攻めをしている人の方向性は間違っていません。むしろ、確実に仕事を進めるのに大事なことをやっています。

 

ただ、いつもこんな調子では仕事場で孤立していってしまう気がしてなりません。

 

どうすればいいか考えました。自分はこんな工夫をしています。

 

まずは「はい、分かりました」

最初から「お言葉ですが……」と始まると、相手は身構えてしまいます。最初はまず受け入れるところから始めると良いと思います。

 

こちらからの提案という形にする

「なるべく早くとは具体的にいつまでですか」という聞き方だと、指示した方の提供が不足している印象になります。「じゃあ、明後日までで良いですか？」と、こちらから具体的な日時を提案する形にすると、その印象は減ります。

 

まずは自分なりに進めて、追い追い質問を小出しにする

ここからちょっと難しくなってきます。最初に全部聞かず、自分である程度補完します。やりすぎると「自分で勝手に進めた」となりかねないので、スモールステップを踏んだらすぐに指示した人に方向性の判断を仰ぎます。

 

自明だと自分で判断したら聞かない

これはかなり慣れてきたてからやることです。例えば、「会議の資料を」と言われたときに「参加人数分紙に印刷して、左上ホチキス留め」とすぐに連想できたら、それは自明のこととしてわざわざその確認はしないということです。

 

ここで、慣れるとはどういうことかを私なりに説明します。慣れるとは、記録することで、これからの出来事への対応がわかるようになることです。

 

この例でいうと、会議資料を作るというタスクを繰り返し経験すれば印刷してホチキス留めすることはほぼ確定的です。あえて聞くまでもない自明のことが多いと思います。この自明をどれだけ増やせるかが、不要なコミュニケーションコストを減らし効率的にタスクをこなす源になるのだと思います。

 

タスク化、つまりGTDでいう見極めをするために、ざっとこのような工夫ができると、よりスムーズにコミュニケーションが取れるのではないかと考えています。