書き出したら、覚える必要はない！
こんなツイートをしました。
タスク管理の基本「頭の中のことを書き出す」。
— 小鳥遊@発達障害を「仕事のすすめかた」でカバーしてはたらく会社員 (@nasiken) 2021年9月26日
書き出されたものを見て、「うぇ〜、こんなに覚えていなきゃいけないのか？」と考える人がいるようです。
実は逆で「書き出したからその分覚えていなくていい」と考える方がいいですね。
書き出したものを見て「これを覚えていなければならない」と考えるとは、私に取って盲点でした。
もしかしたら、この考え方をしている方は、詰め込み式の学校の勉強を想定していたのかもしれません。
大学受験の勉強をしているときには、とにかく頭の中に入れることが重要でした。英語の単語や構文を覚え、世界史の年代や人名、事件や条約の名前を覚え……と、とにかく記憶することが受験勉強の本質でした。
もっとも、それは私が私大文系に絞って勉強をしていたからかもしれません。ターゲットが違えば、記憶のみではない勉強が必要だったかもしれません。
私が通っていた高校はエスカレーター式で大学まであったので、私を含めたいわゆる外部受験組は少なかったのです。だからか、外部受験をした人はその体験記を代々書いていました。もちろん私も書きました。
そこでは、「とにかく記憶することから逃げてはならない」みたいなことを（偉そうに）書いた覚えがあります。なぜか「教科書を覚える」とか「用語集を覚える」とか言わずに「読む」と指導されていました。それを真に受けて、本当に世界史の教科書を「読んで」しまい、１学期間まるまる棒に振ってしまった苦い経験があります。私と同じ進路を選ぶ後輩たちにはそんな失敗をしてほしくなかったので、勉強とは記憶することだと書いたのでした。
一方、仕事の現場では、仕事の時間を暗記に費やすことはほぼしません。むしろ、覚えずに外部記録をうまく利用することで効率的に進めることが求められる気がします。
打ち合わせがスケジューリングされたら、カレンダーに書き込む、入力する。今日一日やることを書き出す、表示させる。それを随時見ながら仕事をする。
私の大学受験のときの経験は、自分の中ですべて完結するものでした。仕事においては、むしろ積極的に自分の外側に情報を出して自分以外の人や物に頼ることが大事なのかなと。
人によっては当たり前のことを言っているように思われるかもしれません。それならそれで、タスク管理の基本の一つが身についているので、素晴らしいことです。
もし、「え！？そうなの！？」と思った方は、これを機に情報の外在化を進めていただければと思います。
充実感を覚えたら要注意！
こんなツイートをしました。
「今日は充実した仕事ができた」と思えたら要注意だと思ってます。
— 小鳥遊@発達障害を「仕事のすすめかた」でカバーしてはたらく会社員 (@nasiken) 2021年9月24日
身体の疲労度と、自分が認識している疲労度が大きく離れている可能性が高いからです。
すぐには判断せず、いったん帰宅して落ち着いてやっと本当の疲労度が分かる、でちょうどいいくらいかなと。
私にとってはまさに要注意です。このツイートをしたときは、就労移行支援事業所でのプログラム講師をした日だったと記憶しています。私の経験や知識がかなり生かされることが多く、それにより利用者さんに大事なことが伝えられたりします。自分ならではの仕事ができているということになりますので「今日は頑張ったなぁ！」と思うことが少なからずあるのです。
実は、この「就労移行支援事業所でプログラムをする」日は、タスク管理をしていません。強いて言えば「プログラムを行う」というシングルタスクのみです。
私がタスク管理をする大きな理由の一つに仕事タスクをする上での不安感をできるだけなくすというものがあります。就労移行支援事業所での仕事は、スタッフさんの配慮もあり、ありがたいことに不安感はほぼなくやることができています。不安を感じることなく過ごせるのであれば、タスク管理をする大きな理由の一つがなくなります。ということで、就労移行支援事業所での仕事は、細かくタスク管理をしていないのです。
むしろ、自分の知見を総動員して就労移行支援事業所の利用者様の役に立っている（であろう）ことに無上の喜びを感じていますので、ほっといても仕事に没頭するのです。没頭・熱中・集中。そこには不安が入り込む隙は、あまりありません。
だからこそ、気をつけるべきだと思っています。勝手に没頭して、一生懸命になって喋る。終わってみて、自分の体力度外視でやったことに気づきます。結果、家に帰って気がほぐれると同時にどっと疲れが出る、というか疲れているのをその時はじめて認識するのです。
このように、集中し没頭する仕事があった場合は、特に要注意です。なにせ、「楽しくて、正しいこと」をしているので、ストッパーが利かず疲労が青天井になりがちだからです。
この傾向は、私の経験上あまりタスク管理をしないでも進む仕事によく見られます。
タスク管理をある程度習慣化できたら、やたら手順が少なくて済むタスクや、そもそもツールに入力しないで済むタスクには、こんな危険をはらんでいるかもしれません。
答えは本人が持ってくる
こんなツイートをしました。
タスク管理の個人コンサルをやっていて思うことは、お客様の可能性を引き出すことの大事さ。
— 小鳥遊@発達障害を「仕事のすすめかた」でカバーしてはたらく会社員 (@nasiken) 2021年9月21日
ちょっと背中を押してあげると、スッと一歩も二歩も踏み出せることがあります。
また、こんなツイートもしました。
タスク管理コンサルをやっていて、改めて実感したこと。
— 小鳥遊@発達障害を「仕事のすすめかた」でカバーしてはたらく会社員 (@nasiken) 2021年9月23日
それは「答え（解決策）は本人が持ってくる」というもの。
もちろん適宜私からお話はしますが、私からのお仕着せにならないように注意したいなと思いました。
昨年冬から、このタスク管理個人コンサルティングを始めて、のべ30名様程度とお話させていただいています。その中の一部の方々には継続的なタスク管理支援をしております。
その中で非常に印象的なこと。それは、上記ツイートにも書いたように、解決策はお客様ご自身の中にあるということです。もちろん、それは私から何もしないわけではありません。お話を伺って、タスク管理に関する知見をお伝えして、またご自身で考えていただく。そうすると、かなりの割合で「じゃあ、こうしてみます」という解決策を自ら提案されるんですね。
私はコンサルティングの手法に長じているわけではないのですが、もしかしたらこれって良い形の一つではないかと思います。もちろん、何もアイディアが無ければ「じゃあ、こうしてみましょうか？」と私の方からご提案することはありますし、その形も良いと思います。しかし、前者の方が今の私にとってはとても印象深いのです。
いわば、私の経験や知識＿＿つまり、私自身＿＿が触媒となって、お客様が変わるのをお手伝いしているということになります。これはとても喜ばしく、仕事としてやる上でとても充実感があることです。
ゆくゆくは、プランなどをもっと整えて、より充実させていきたいと思っています。ですが、今現在興味がもしおありであれば、お申込みいただければと思います。
タスク管理はあくまで次善の策
こんなツイートをしました。
タスク管理は、あくまで次善の策。理想は、すべての行動が習慣化されてタスクを管理することから自由になること。
— 小鳥遊@発達障害を「仕事のすすめかた」でカバーしてはたらく会社員 (@nasiken) 2021年9月22日
でもそれは限りなく不可能に近いので、我々はツールを使い、タスクを管理する。
逆に、完全に習慣化された限定的な場であれば、タスク管理しなくて良い、ということになります。 https://t.co/L26FV9ZisK
タスク管理をするのはその必要があるからであるというのは、胸に刻んでおきたいところです。
ただ、タスク管理が好きになることを否定するつもりはありません。私自身、タスクをこなすごとに達成感を味わえるので、タスク管理ツールはなくてはならない存在になっています。
ただ、原理原則は冒頭に挙げたツイートの通りだと思っています。
例えば、毎日同じメニューの朝食を食べる人は、最適化された朝食づくりから朝食を取るまでの一連の行動を身体で憶えているわけです。いちいちタスク管理ツールを参照する必要はないですね。
仕事であっても、一日ルーチン作業であれば、ひたすらそれをやり続ければよく、あらためて「タスクの目的を明確にして」「次に取るべき具体的な行動を見極めて」などといったことはしなくても良いわけです。
その人にとって、その行動が身体で憶えているレベル、つまり習慣化できているのであれば、タスク管理は必要ない。考えてみれば当たり前の話ですね。
逆に考えれば、タスク管理をしなくても済むように習慣化できるものはしておくという考え方もあるのではないかと考えます。
人間は原則的にマルチタスクはできませんが、身体で憶えているレベルで習慣化している動作については例外です。自転車に乗りながら「今日の夕飯は何にしよう？」などと考えられるように。
都度タスク管理ツールを参照する暇がない（あるいは参照できない）環境にある仕事は、「習慣化された動作」の組み合わせで進めていくのだと思います。その典型的な職種が料理人だと考えていますが、だから、料理人は修行が必要なのかもしれないですね。
もっとも、料理人であってもタスク管理ツールが必要となる局面がないとは言えないと思います。
大事なことは、ゼロヒャク思考にならないことではないでしょうか。タスク管理が必要な場合と不要な場合とを組み合わせて、自分に最適な管理方法を考える柔軟性があると、結果的により良いタスク管理生活が送れるのではないかと思います。
優先順位づけは、冷たい
こんなツイートをしました。
優先順位をつけるとは、１位を選ぶというより、１位以外を諦める、くらいの感覚でいた方が良いかなと思いました。
— 小鳥遊@発達障害を「仕事のすすめかた」でカバーしてはたらく会社員 (@nasiken) 2021年9月21日
じゃないと、あれもこれもやらなきゃ！という思考がすぐに全部の項目を同列に置きたがるからです。
「優先順位をつけて頑張ります！」と威勢良く言ったは良いものの、具体的にどうすれば良いかが分からない。そんなことはないでしょうか。
大抵の場合、「みんな大事だけど、とりわけこの仕事が大事！」と一つの仕事を取り上げて勤しむことになりますね。これは間違いではないです。ちゃんと優先順位がつけられています。
ただ、他の仕事が気にならないと言うと嘘になりますね。特に、催促されたりすると、「うーん、こっちの仕事の方が大事かな？」と、いとも簡単に優先順位が入れ替わります。
催促や確認をされると、「この仕事をすぐに取り掛からないといけない！」と思いがちです。当初最優先としていた仕事をほっぽり出して、催促されるがまま、確認されるがまま脊髄反射で別の仕事に手をつけてしまう。
昔、ショートショート作家星新一が、「他人の望み通りに行動する人」という作品を書いていました。他人の思うがままに動かされて何もできなくなってしまうという結末だったと記憶しています。
まさにそれで、結局自分なりにでもやらないことを決めていかないと、本当に進まなければいけない仕事がいっこうに進まなくなってしまいます。
このとおり、優先順位をつけるというのは、「この仕事以外は今大事じゃない」と捨てることなのではないかと思います。案外「優先順位づけ」は冷たいのです。
ところで、私は、親切な人ほどこの考えを強く持たなければいけないと考えています。なんでも対応してあげなきゃ！と考えている親切な人は、優先度下位の仕事がちょっとしたはずみで浮上してきてしまうからです。
ちょっとしたはずみとは、「あの仕事、いつまでにできるかな？」とか「確認ですが、今進捗どうですか？」といった、本来ならギチギチの催促ではないコミュニケーションでも拡大解釈してしまって「すぐにやらなきゃ！」と思ってしまいがち、というところにあります。
それを阻止するにはどうしたら良いか。それは、締切を確定させることです。「早ければ早いほど良いんだけど…」とか「なる早」と言われたら、「そうなんですね！じゃあすぐやります！」とならずに、「……じゃあ、いつがデッドラインですか？」と一歩踏み込んで具体的な締切日時まで明確にすることをお勧めします。それができると、優先順位づけが大分楽になります。
慣れ親しんだものから始めるタスク管理
こんなツイートをしました。
これからタスク管理を始めたい人が初めにやることは、新たなツール探しではなく、今仕事で何を一番使っているかを知ること。
— 小鳥遊@発達障害を「仕事のすすめかた」でカバーしてはたらく会社員 (@nasiken) 2021年9月19日
手帳しかり、ノートしかり、ウェブアプリしかり。
使い慣れたもの、愛着のあるもので始めるのが継続しやすいからです。継続できれば、タスク管理習得に王手をかけられます。
私は「タスクペディア」というツールをリリースしています。だからタスクペディア推しになりがちとお思いでしょうか。
否！
もちろん、私自身は自分が原作しているタスクペディアを使っておりますが、他人にタスク管理を勧めるときには、まずはその方が日頃何を使っているかを伺います。
それは、自分自身の経験によります。
私は、自分の弱みをどうにかカバーすべく、エクセルで管理表を作りました。それが結果的にタスク管理を実践するツールとなり、自分を助けてくれるようになったのです。
このエクセルにとんでもなく愛着が湧いたんですね。仕事の合間に意味もなくこのエクセルを上下にスクロールさせて、
「う、美しい…」
などと思う始末（笑）その結果、大いに私のタスク管理の習慣化は進みました。
そんな経験をしている私にとって、ツールに愛着が湧いている状態がどんなにその人のタスク管理習得に貢献するかは、相当なものがあります。
愛着が湧くレベルでなくても、使い慣れているモノを利用して、そこからタスク管理ツールに発展させていくという方法は、タスク管理をより習慣化させやすくするものだと思います。そのモノは、手帳でもノートでも、お気に入りのウェブアプリでもいいのです。
じゃあ、なんでタスクペディアなるものを広めているのか。それは、タスクペディアをタスク管理ツールではなくタスク管理習得支援ツールと位置付けているからです。
ホンチャンで使うツールではなく、他に使うべきツールが思い当たらない。そんなときに、とりあえず一人でもタスク管理の基礎的な考え方が身につくように使って欲しいと思っております。
実際、タスク管理の基礎的なところを習得すると、自分独自のタスク管理システムを作り上げたりして、それはそれは楽しくもマニアックな世界を味わうことができます。
ただ、あまりにもそこに行き着くまでのハードルが高すぎるなと思っているので、冒頭に挙げたツイートをいたしました。
ひとまず、自分の手の届く範囲、慣れ親しんだものでタスク管理をやっていきましょう。よろしければ、お手伝いします。
「しんどい」の肯定から始まる仕事術
どうしても仕事にモチベーションが湧かないときってありますよね。「ない！仕事は楽しいッ！」という人は、どうかこの記事をそっと閉じてください（笑）
そんなときにやってはいけないのが、モチベーションが湧かない自分を否定することです。やる気がないなら出そう！みたいな考え方ですね。
ただ、身も蓋もないことを言ってしまうと、それでもやらなきゃ仕事は進まないんですよね。「今日やる気がないんで仕事やりません」と宣言して実行するのは、相当なことでない限りやれません。
ところが、タスク管理によって「相当なこと」を作り出すことができるとしたら。
「今日仕事やりません」を実行できるキーワードは「タスクの狭間」です。タスクの狭間とは、抱えている仕事全てが誰かの対応待ちになっている状態を指します。さしあたって自分が動かなくてもいいのであれば、いくら自分が関わる仕事がたくさんあっても、実質その時作業しなくても問題ないですよね。
「そんなことってあるの？」とお思いの方もいるかもしれません。あります。そして、場合によってはタスクの狭間を意図的に作り出すことだって可能です。
タスクの狭間を意図的に作り出すには、下準備が必要です。
まずは、自分が抱えるタスクを全て書き出すこと。
そして、各タスクが自分の作業待ちか、相手対応中かが分かるようにしておくこと。
この２つです。
この下準備をしておくと、例えば、全てのタスクが相手対応中だと分かっていれば、安心して何もせずただ待てるわけです。
もちろん、待っている間に新規タスクが発生することもあるでしょうから、完全にモードオフすることは現実的でないかもしれません。ただ、そうだとしても、かなり自分への業務負荷は減らせます。とりあえず誰かにパスできるところまで自分の作業をやり終える分だけ頑張れば良いのです。
さらに、誰か他の人に確認を求めたり、一部を任せたりすることで、より自分作業待ちのタスクを減らすことも可能です。
サボることを推奨するつもりはありませんし、他人への丸投げをお勧めする気はありませんが、やりようによって時間的な余裕を作れるのは、知っていても良いと考えています。
もし「今日はしんどいなぁ」と思ったら、そう思う自分に鞭打つのではなく、「うんうん、そうだよね」と肯定してあげて、そんな自分でもできるレベルまで仕事の負荷を軽減してあげる。ひとまずそんな感じでやり過ごす一日を送ってみても、バチは当たらないかと思います。
