仕事の依頼には最初に具体的なアウトプットを提示する

ふわふわした指示への静かな怒り

「あー、小鳥遊くん。この案件なんだけど、とりあえずイイ感じに案作ってくれる？」などともし言われたとして、自分なりのイイ感じな案を作ったとします。これが、依頼主の感覚にフィットしなくて「こう……なんかあるだろう？なんか違うんだよなぁ」と突っ返される。じゃあどうすればいいんだ？と人知れず静かに怒るわけです。これに要した時間と労力が無駄になりますので、イラッとします。

具体的なアウトプットを提示する

これに対抗するにはGTDで推奨されている「その『やるべきこと』の目的を明らかにする」ことが大事です。

例えば、「うちの会社にある契約書の内容を簡単にまとめた一覧が欲しい」という依頼があったとします。「ハイッ！」とすぐに作成にとりかかり1ヶ月後に「できましたぁ！」と提出するも「欲しい情報が足りない」などと言われたら、すべての契約書をまた読み直さなきゃいけなくなります。

このような場合は、その「簡単にまとめられた内容」について、契約書のどの項目を抜き出すのかをまず確認したいので、契約書の中身を入れる前の一覧表の案を見せて「これに該当事項を埋めたものをお出しすればいいですね」と聞きます。オーケーであれば、あとは埋めるのみ。具体的な完成型をイメージしてもらい、同意を取っておくのです。

言い逃れできないようにする

これは、「これさえすれば良い」と自分が安心して仕事に取り組める環境を整えるという面と、「一旦ゴーサインを出したという責任を依頼主にとってもらう」という２つの面があります。特に２つ目が重要です。これをすることで、「やっぱなんか違う。やり直し」と言えなくする効果があるからです。GTDにおける「自分のやるべきこと」を把握した次に行う「その目的を明らかにする」ことは、こういう形で生きてくるんですね。

実はお互いにとって良いことかも

まるで依頼主と自分は敵対関係にあるような言い方をしましたが、これは実はお互いに良い効果があります。「そういうつもりじゃなかった……」というディスコミュニケーションを避け、それで発生したであろう無駄な時間をおさえることができるようになります。これは良いことですよね。

多少ゴリ押しでもやる

最初は、ここまで確認を求めるの？と思ってしまうかもしれません。依頼主の言質を取るような意味合いも含まれるので、ゴリ押し感が生まれるのは否めないかと思います。でも、これをやるのとやらないのとでは、お互いに無駄な時間が発生するかしないか、自分が安心して取り組めるかどうかが違います。そのために、受けた仕事の目的を具体的に明らかにするというプロセスは必要不可欠だなと思うわけです。