散らかしてしまう人のタスク管理術

片付けが大の苦手

幼稚園の頃、帰る時間になると先生がピアノを弾きながら「♪お片づけ〜、お片づけ〜、さあさ皆さん、お片づけ〜」と歌い出して、園児がみんなで片付けるという流れでした。これが苦手でしょうがありませんでした。

小さい子は得てして片付けるのが苦手で、大人になるにつれてできるようになっていくものだとされています。私もそうだと思って、見よう見まねで片付けらしきことを実行するのですが、なぜかできません。目の前で化学式についての説明を受けているかのように、何を喋っているかは分かるのですが、内容が頭に入ってこない。一向に片付けが身につきませんでした。

机の上に積み上がった書類

これが社会人になっても変わらず、机の上には未処理の書類が山積み。その中で必要な書類があったとしたら、見つけるのに一苦労でした。

次第にどこにどんな書類があるのか分からない状態がいつものことになり、それによるタイムロスが大きいことも、探したい情報がどこにあるか分からないストレスが重くのしかかってきていることにも麻痺してしまっていました。

ところが、背負っていたその重荷に耐えかねて自滅する羽目に陥ります。自業自得ですが、相当の痛手を負い、やっと「この状態ではダメだ」と分かりました。

タスク管理ツールの工夫

そういった経緯をたどってタスク管理ツールを作り、今はスッキリ整理整頓された環境で仕事をすることができています。

タスク管理手法「GTD」では、すぐに取りかかれる仕事は「すぐやるリスト」に、複数の手順を経て完了できる仕事は「プロジェクトリスト」に、期日が来れば自動的に発生するものは「カレンダー」に、相手のアクションがあってから自分が取りかかる仕事は「相手対応待ちリスト」に、それぞれ入れなさいと説明しています。

私はこれもできるかどうか不安なのです。リストが複数あるという環境が、果たして自分に合っているかどうか。どのリストにどの仕事がはいっているんだっけ？と混乱して、面倒臭くなってまた最初に逆戻りしてしまわないかと。

なので、私のエクセルのタスク管理ツールでは、自分の抱えている仕事のリストは1つに集約しています。その集約シートから強固に紐づけられた各仕事の詳細情報を、別シートに書き出していますが、少なくとも私の仕事全部は1つのファイルに全部入っています。言い換えれば、そのファイル以外には自分の仕事は書いてありません。

情報の一元化は生命線

あちこちに散らばった仕事の情報をまとめることは、自分にとって、極端なことを言えば仕事を失いかねない大事な生命線です。やるといいと思う、くらいの生やさしい目標ではありません。

気が付いていない人も多いと思いますが、同じような人は多いと思います。「情報の一元化」は、つい散らかしてしまう人の切り札であることを是非覚えておいてほしいと思います。