部門の目標にタスク管理的なアプローチをする

全体会議

各部署の方針をプレゼンしていく全体会議があります。我が部署もその方針を考えなければなりませんが、いかんせんネタが無いとぼやく部門長。

大風呂敷を広げることは簡単ですが、現実的な路線で部署の目標設定をするのは、実は管理系・間接部門は難しいというのが、私の実感です。

ただ、いくら難しいと言っていても何らかのプレゼンはしなくてはいけないので、何か会社全体に「我が部署ここにあり！」的な目標設定をする必要があります。

提案

「では画期的な提案をします！」とおもむろに私から提案をしました。

「『我が部は時間外労働を極力減らすことで、コスト削減に貢献します』というのはどうでしょうか？」

もちろん、そのためのタスク管理はセットです。

反応

会心の策だと思ったのですが、反応は「う〜ん」と今ひとつ。「定時後も電話かかってきて対応しなきゃいけないことある」「月末月初はどうしても時間が足りない」といった意見が出ました。

ここでエイヤッと舵を切ればいいのですが、部門の仕事をしっかり把握している部門長だけに、考え込んでいる様子。

むしろ、定時後も残っているから頼み事をされるんじゃないかとか、担当がいないなら翌日でも良いという話になってくるのではないかとか思いましたが、私はそこまで他の業務を把握していないので、「そうですか……」と言うしかなかったです。うーん、風当たりはまだまだ強い。

タスクへの落とし込みが必要か？

もしかしたら、この目標に対しての具体的なアクションがイメージできていないから尻込みしているのかもしれません。

タスク管理の原理原則に立ち戻り、もう一階層細かく噛み砕いて、具体的なアクションを考えるところから再提案するのも良いのかもしれません。

例えば、毎月大量に発送する請求書を入れる封筒を、あらかじめ入口を折っておくとか、請求書のチェックボックスにチェックを入れておく。または、毎日更新して貼り出している会議室使用状況のプリントアウトをやめる。

そういった小さな積み重ねが、コスト削減につながるんです！ということで、徐々にタスク管理の手法を浸透させていければと思っています。