割り込み仕事を見える化した実例！

時間管理表、続いています

私が「似非タスクシュート」と呼んでいるこの時間管理表、続いています。

1日の勤務時間を30分ごとに区切り、朝イチで予定を作成。オンタイムで実績を入力していきます。 1日の最後にはこんな風になっています。

実績の中の赤字は割り込み仕事で予定にないものです。また、予定の中で何も書いていないセルはバッファです。割り込み仕事がたくさん入ってきても良いようにバッファを取って余裕を持たせています。

見割り込み仕事を見越し予定作成

どんな仕事をしていても、割り込みの仕事が入ることは避けられません。あらかじめ割り込み仕事があることを織り込んで余裕のある予定を立てるのが良いかと思います。案の定割り込み仕事がドカドカ入ってきた例がこちらです。 

 バッファとして確保してある枠が5枠の2時間半。かなり余裕を持った予定です。しかし実績は割とギッチギチです。この時は昼休憩中に「ちょっといい？」とお偉いさんから話しかけられ、午後いっぱいを使う仕事をやることになりました（ 話しかけられて中断した昼休みの分は14時から30分キッチリ取りましたけど）。

それでも定時の17時までにはやるべきことを終わらせているのが、この表からはお分かりだと思います。もし予定をギッチギチに入れていたとしたらどうなったか。さらに、予定に入れるべき仕事がどれくらいあるか把握できなかったら……。

予定をギッチギチに入れても、時間で「ま、いっか」と適当に仕事を放り投げて帰ることができる人はいいです。でも、仕事を振られたらつい頑張ってしまいがちな、真面目な我々は、溢れかえる仕事の山を前に立ちすくむのみです。

そんなことにならないよう、その日の予定を可視化し、かつ余裕を持たせておくのがタスク管理の目的とするストレスフリーな仕事環境ではないかと思います。